日報をシステム化することで得られるメリット。無料で始めよう

ただの日報では有りません。報告の内容によって「作業報告書」や「点検チェックシート」など色々自由に設計出来ます

日報の目的と日報を書く理由

論文のような調査報告書は別にして、日常の業務内容を会社に報告する際は所定のフォーマットに沿って報告内容を書くスタイルが一般的です。

日報を嫌がる人も居ますが(私もその1人)どのような作業を行ったのかを文書として残しておくことの重要性は大いにあります。日報を書くことで

  • 作業の内容を会社(上司)に報告できる
  • 作業の内容を文書として残すことができる
  • スタッフ間の情報の共有ができる

といったメリットがあります。もちろん日報を書くのは手間のかかることですが、報告の内容を精査して会社の意思決定に役立つこともあります。

しかし実際に毎日の事となると小さな手間でも蓄積して大きな負担となってしまいます。できるだけ手間を書けずに、手軽に日報を書ける環境を用意できるかは大きな課題です。例えばこんな感じの報告書を1つの顧客の作業が終わるたびに入力するのは手間ですね▼

入力フォームの例-PCから見たケース

例えば顧客サービスを行うたびに入力する報告書の例

こまめに書く必要がある報告書の場合は一般的に「紙」による記入が用いられると思います。バインダーに挟んで、ペンでスラスラと記入できるため、アナログではありますが手軽さでは紙に敵う媒体は有りません。

なんだかんだで手軽さなら紙の報告書は最強だったりするのです

 

紙の日報の利点を活かしつつ弱点を克服する

紙の日報や紙のチェックシート、手軽さなら郡を抜いてトップクラスですが弱点もたくさん有ります。

  • 保管場所のスペースを専有する
  • きちんと整理されていないと過去の報告書を見つけることが出来ない
  • 手書きなので悪筆だと読めない
  • データ化して保存するには転記やスキャンの手間がかかる
  • 回覧などしないと情報の共有として活用しにくい
  • 集計やデータ推移にはデータ化する必要がある

実はこれらの弱点は電子化した際のメリットと比較して書いています。逆に言えば上に上げた弱点は日報の電子化によるメリットと言い換えることができます。紙の日報を電子化日報にすることで

  • 保管場所のスペースが不要になる
  • タグ付けや日付、スタッフ名などでかんたんに検索できる
  • データなので文字がきれい(手描き入力もありますがそれは別のお話)
  • もともとデータなので転記やスキャン不要
  • スタッフ全員が日報を閲覧できる
  • 集計もボタン一つでかんたん

このようにたくさんのメリットが得られます。日報をシステム化することで多くの利点を得られるのは言うまでも有りません。

しかし日報をシステム化するのに抵抗を感じるスタッフもいることでしょう。新しいことを始めるのは勇気のいることです。システムを導入するのももちろん勇気のいる行動だと思います。

オーダーメイドでシステムを受注すれば、内容にもよりますがたくさんのお金がかかることもあります。

 

このサイトはMaroudの公式Webサイトで、Maroudの紹介をさせていただきます。実際にMaroudを導入することでどのような日報にかわるのでしょう。

ずっと無料です。システム化のメリットをご紹介

「システムは高い」

そんなことはありません。Maroudは零細企業の味方です。3名まで、日報1000件まで一切費用はかかりません。古い日報を削除し、1000件内に押さえていればずっと無料で利用できます。

料金も気になるところですが、実際に日報をシステム化することで、Maroudを通じてどのようなメリットが得られるのでしょう?非常に沢山のメリットがあります。一部ご紹介させて下さい

スマホ・タブレットから日報作成が出来ます。場所も時間も選ばず報告書の作成OK

クラウドシステムのため、スマートフォンやタブレットなど、インターネットに接続可能な機器であればどこからでも日報の作成ができます。

スマホとタブレットの画面比較

同じ日報作成画面ですが、スマートフォンとタブレットでは表示レイアウトが変わります

上の画像はiPhoneとiPadのサイズで同じ日報作成画面を表示しています。縦長のスマートフォンでは日報が縦1列に切り替わっている様子が確認できます。

タブレットの方では普通の紙の報告書のようなレイアウトで表示されています。もちろん、PCでも同様のレイアウトで表示されます。

スマートフォンのメリットはなんといってもその携帯性です。常に持ち歩いているスマートフォンがそのまま日報作成ツールとして活用できるので、事務所へ戻って日報作成という無駄を軽減できます。現場から直接報告書が作成できるため、情報の鮮度も最新の状態で作成できるのは大きなメリットです。

 

選択肢やレートなど直感的に操作可能な入力フォームを自由に設置してオリジナルの日報を作れる

先程のタブレット画像で気づいたかもしれませんが、日報の中に「スライダーフォーム」や、ネットショッピングやアプリストアでおなじみの星マーク「レートフォーム」が設置されています。

Hint:レートフォームはアイコンの種類や数も変えられます

レート入力のアイコンが違うことで単純な誤認識や勘違いを防ぐ

レート入力のアイコンが違うことで単純な誤認識や勘違いを防ぐ

 

画像の日報は訪問介護チェックシートのイメージで作ったものですが、これらの入力フォームパーツを自由に組み合わせて、会社オリジナルの日報フォームを作成できるのがMaroudの大きな特徴となっています。

四角いテキストボックスだけで「日報システム」と称しているサービスもたくさんある中で、Maroudは日報のテンプレートに結構こだわっています。

四角い枠に文字を入れるのはわかるけど何を書けばいいの???ってなりませんか?

日報を書くのがスタッフの仕事であるのならば、日報を読む管理者であるあなたの仕事は、スタッフが日報を書きやすくする工夫をすることです。もしMaroudを使ってみようと思う場合、日報のテンプレートを作る際に、「もっと楽に入力できないか?」と自問して見て下さい。

例えば選択肢フォームを使えば、わざわざキーボードから入力しなくても一覧から選ぶだけで入力できるので、特にスマートフォンやタブレットと相性が抜群です。日報作成者も選ぶだけなので精神的負担を軽減できるはずです。

労働環境を快適に守るのも大切です。皆が皆、作文が得意とは限らないのですから

ああ、まぁ、Maroud以外の日報アプリでより良い製品を見つけることももちろん大切です・・・。

日報の集計や整理がかんたんにできます。集計は一瞬。整理は全部自動です

紙による日報と電子化された日報の最大の違いはこの集計にあると思います。集計のサンプルを見てみましょう。こんな風に日報の内容を集計できます

レート入力の集計画面

レート入力の集計画面

この日報集計は日報のテンプレートの形態によって自動で集計してくれるスグレモノです。例えば「衛生面」というのは選択肢から選ぶ入力フォームでしたね。入力された単語の回数を、スタッフ毎や顧客ごとに分けて集計してくれます。この集計を見れば

「関根さんは11月中に入浴介助を3回したんだなー」

と、一瞬で把握できちゃうわけです。人気のあるサービスの動向を把握する判断材料としたり、逆に不人気なサービスの終了をするといった意思決定に役立てることができそうです。

このような集計は紙の日報で行うには非常に手間がかかります。しかしMaroudを使えば「日報の作成=そのまま集計」が可能です。

PCの操作が不慣れでも集計はかんたんです。実はこの集計画面を表示するのに必要なクリックはたったの1回です。

日報をCSVに変換してエクスポート

日報集計をクリックし、集計画面を出します。その画面からCSVエクスポートが可能です

これならPC操作が苦手なスタッフも安心です。

提出された日報は日報一覧やカレンダーから確認ができます。カレンダーは「日報の提出日」と「提出者」の格子状のマスにレンダリングされるので、誰かが提出を忘れていてもかんたんに見つけることが可能です。このような日報の自動整理も、紙にはないメリットの1つといえますね

カレンダーから日報の未提出者をすぐに見つけることができます

縦軸にスタッフ、横軸に日付を取るカレンダーです。空欄のセルを見つければ日報未提出者を即検知できます

スマホからカレンダーを表示するときは表示日数が3日分に減るよ。

 

 

顧客と日報を紐付けて、報告と同時に応対履歴として時系列で参照できます

ここまで日報としての側面を強くご紹介しましたが、Maroudは「顧客管理」の機能も有しています。実は日報を作成する際に「対象顧客」を指定できます。Aさんと打ち合わせしたとか、Bさんが来店して対応したとか、Cさんの事務所へ訪問したといった顧客とのやりとりを「日報」として書く際に顧客をセットすればその日報は顧客との履歴として残ります。

集計画面のとき伏せていましたが、顧客ごとに集計できるのはこの機能のおかげなのです。

でないと関根さんの入浴介助回数をMaroudは識別出来ません

これは「明石さん」という顧客の詳細を表示した例です。右半分が日報(つまり応対履歴)で、左半分はカレンダーから登録された予定です。

顧客の応対履歴を詳細表示する

顧客の応対履歴の他、予定情報も同時に表示されます

顧客ごとに日報を残せるため、顧客管理としての側面も有した日報管理システムです。もちろん、顧客機能を使わずに日報単体として活用することもできます。

 

よく使う顧客だけを集めたマイリストを作成して作業効率UPしよう

顧客がたくさんいると、一覧から探すだけで疲れてしまいます。検索機能を使えばいい話ですが、それよりも良い解決策としてMaroudはマイリスト機能を提供しています。マイリストについてはマイリスト紹介ページがあるので詳しくはそちらに譲りますが、毎月のルーティンワークなどを効率よく管理できる仕組みが用意されています。

 

ここまで読んでくれてありがとう
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