訪問介護の顧客管理に。外出先から顧客のカルテや履歴が確認できます

定期的に自宅へ訪問し、生活のサポートをするサービスでは、一人一人の応対履歴を残すことが重要です。

前回の訪問内容や顧客の身体状況をスマホやタブレットで確認する

前回はいつ訪問して、その際にどんな生活サポートを行ったのか?といった応対履歴の内容をどのように管理していますか?日報や日誌と呼ばれるものを書くことで管理することももちろんできますが、日報と顧客管理を連結させることで今以上に効率よく顧客情報の管理が可能になるかもしれません。

また、紙による日報やPCで作成する日報から、クラウド型のシステムへ切り替えることで、スマートフォンやタブレットから顧客情報の確認ができるようになるメリットもあります。

顧客リスト

顧客テンプレートを自由に設計し、管理したい項目を設計できます。顧客と日報を連動させることで応対履歴の確認がスムーズになります

今回の例では「訪問型介護サービス」を想定した説明なので、当然ですが外出先から訪問する顧客の情報を知る必要があります。手軽に持ち運べるスマートフォンやタブレットから顧客の情報が確認できることによって、利便性の向上はもちろんのこと、スタッフ間の情報の共有にも一躍買ってくれます。

顧客に紐付いた日報を書くことで訪問時に行ったサポート内容が時系列で管理可能

定期的な訪問の際に、ケアワーカーさんが訪問先でどのような訪問介護サービスを行ったのかを日報として作成することで、会社に訪問介護のサービス内容が伝わります。

この日報を、訪問した顧客(被介護者)に紐づけて管理することで被介護者カルテとなります。例えばこの1連の流れをタブレット1台でやってみませんか?一連の流れとは、

  • 訪問介護のサービス内容を日報に書く
  • 日報と被介護者を紐付けする
  • 訪問介護内容の情報共有

のことです。

紙の顧客カルテをシステムの顧客カルテ(日報)へ切り替えるメリット

最もシンプルでわかりやすい管理は「紙」によるカルテ管理です。紙のカルテであれば電源やインターネット回線がなくとも作成できます。

わかりやすいというメリットの一方で、システム型のカルテと比較すると見劣りしてしまう部分も多くあります。例えば電子化カルテだと次のような利点があります。

  • 紙の保管場所を取らない
  • データを探しやすい
  • 集計したい項目がある場合、自動で集計が可能
  • 写真なども取り扱える
  • 時間や場所を問わずにデータにアクセス可能
  • スタッフ間の情報の共有がしやすくなる

 

例えば顧客ごとに黒表紙にファイリングする作業だけでも結構大変ではありませんか?

例えばシステム化するとこんな感じでカルテを書くことができます。

ipadで訪問介護記録を書く例

ipadで訪問介護記録を書く例。直感的に操作できる項目が多数ある。項目は自由にカスタマイズ可能

スライダーとか★★☆のレートなどタップ操作と相性の良い入力フォームもあるのでタブレットと相性抜群です。写真もiPadでパシャっと撮影してそのままカルテに添付できます。カルテの項目は自由にカスタマイズできます。詳しくは次章へ

タブレットでは紙のカルテっぽいデザインのまま入力できるのも魅力ですね

顧客管理と日報管理ができます。組み合わせれば顧客カルテ管理が可能になります

Maroudは「顧客管理」の機能と、「日報管理」の機能があります。日報と顧客を連動することで顧客に対する日報として保存され、時系列で過去の対応をかんたんに把握できるようになります

「日報」を「カルテ」と読み替えて下さい。本質は同じものです

そこへさらにタブレット・スマホ対応なので訪問介護のように外出先からカルテを見たい場合などにピッタリです。では「日報」を「カルテ」にすることはできるのでしょうか?はい、出来ます。

入力フォームの内容を書き換えればカルテとしても日報としても活用できます

訪問介護に従事される方にとって、お客さん一人一人の応対内容を残すことはわかりますが、具体的にどんな内容を残すのかは同じ介護業であっても会社によって微妙に異なるのではないでしょうか?Maroudでは「日報」と読んでいますが、入力フォームの内容は完全に自由に設計できるため、各会社にピッタリマッチする形へ書き換えることができます。

様々な入力フォームのパーツ一覧

様々な入力フォームのパーツ一覧。タブレットとスマホではレイアウトが変わります

上の画像は同じカルテをiPhone8PlusとiPadで見た比較です。スマホだと縦一列になってるね

入力フォーム1つ1つが積み木のピースのようになっており、必要なピースを積み重ねていくだけでオリジナルの日報テンプレートが作れます。この入力フォームは半分幅の長さと、全部幅の2種類から選べます。幅を変えてみると次のように表示されます

入力フォームの幅を全部幅と半幅組み合わせた例

入力フォームの幅を全部幅と半幅組み合わせた例。

※スマホでは縦1列となるため効果は有りません

 

もう1つのポイントとして、このテンプレートは複数種類作成し、自由に切り替えて使えるという点です。カルテ作成時にカルテの種類を選ぶ手順が増えますが、目的に応じて作成するカルテを瞬時に切り替えられるため、用途によっては重宝しそうですね

 

カルテの表紙となる顧客の項目も自由に設計可能です

カルテが過去の訪問時の記録だとすれば、顧客自身はカルテの表紙です。顧客自身についてもカルテと同様にテンプレートを自由にカスタマイズ可能です。

顧客のデータ登録画面

顧客のデータ登録画面。喫煙歴やアレルギー、血液型など自由にカスタマイズ可能

持病やアレルギー、年齢など必要な入力フォームを設計できるってことです

様々な入力フォームパーツを組み合わせて独自の顧客名簿を作成してみましょう。組み合わせは無限大です。

例えば性別は、性別専用の入力フォームがあるわけでは有りませんが、「男性」と「女性」必要に応じて「トランスジェンダー」があれば良いわけです。これには「選択肢(単一回答)」という入力フォームを使えばかんたんに作れそうですね。同様の理由により血液型なども「選択肢(単一回答)」を使って作成できます。

「くるみアレルギー」と「小麦アレルギー」のように、複数の回答が想定される場合は、「選択肢(複数回答)」という入力フォームもあります。

年齢は日付入力フォームを使うのがベストです。年齢計算も自動で行ってくれるおまけ機能付きです。

このように、様々な入力フォームを組み合わせて自社で管理したい顧客の情報だけを自由にカスタマイズ可能です。

決まったテンプレートだと使わない項目が邪魔だったり、必要な項目が足りない場合もありますが、Maroudは自由にカスタマイズできるのでそんな心配ございません。

 

訪問介護サービスで行ったサポート内容を1クリックでかんたんに集計できます

紙のカルテと比較して最も優秀な機能はやっぱりデータの集計ができる点です。

どの顧客がどのようなサービスを何回利用したのかを集計したいとき、必要な作業はボタンを1回クリックするだけです。

先に仕組みを見てみましょう。Maroudがもつ豊富な入力フォームのうち、集計できる入力フォームと集計できない入力フォームがあります。

例えば訪問介護シートを例にみると、次のようなイメージです

集計対象の日報

例えばこの日報を集計したい場合、簡単に集計できます

選択肢のような「単語」シリーズ、そしてスライダーやレートのような「数値」として取り扱われる入力フォームは基本的に集計が可能です。一方で、写真や文章といった入力フォームは集計ができません。

さて上の訪問介護シートを作成し、一ヶ月後に集計をしてみましょう。メニューに有る「日報集計」ボタンを1回押すだけです。

日報の集計をした例

顧客を基準としたカルテの集計が自動で行われます。

衛生面と健康面は「選択肢(複数回答)」なので、選択された回数が集計されます。消費ポイントは数値なので、合計値が計算されます。体調や体温はそもそも集計する意味があまりないので、集計対象から除外する設定にしました。

このようにとてもかんたんに、顧客ごとのカルテを基準に集計することができます。

 

集計から更に請求業務へ連動できればよいのですが、残念ながらMaroudは「顧客管理」+「日報管理」までなので、それ以上は出来ません。

しかし集計元のデータをCSVにエクスポートしてエクセル等で開くこともできるので、CSVを活用することでその先の請求業務などへバトンをつなげることができます。

 

 

 

 

 

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