日報に付けるタグの種類を管理する

導入ガイド

タグは単独で使えませんが、日報にタグを付けることで目印にしたり、タグで絞り込み検索したりできます。

タグは日報を効率よく管理するための補助機能です

日報は日々増え続けていきます。後で読み返したり、注意を引くためには日報にタグを付けるのが効果的です。このタグは日報一覧に表示されるため、重要な日報を見落とさないようにするといった「目印」として活用出来ます。

例えば日報一覧画面では次のようにタグが表示されます

タグの付いた日報の一例

タグの付いた日報の一例。色分けされているので視覚的にも目立ちます

また、カレンダーからはタグの色だけですが確認が可能です

カレンダー上からも日報についたタグが確認可能

カレンダー上からも日報についたタグが確認可能。表示スペースの関係で色分けのみです

スペース上の関係で文字は入らないのです。ごめんね

このように、タグは日報に対する目印としての役割を果たすことがわかっていただけたかと思います。

 

日報に付けるタグをカスタマイズする

タグをカスタマイズするには、メニューから「設定」「タグ・辞書の管理」の順にクリックします

タグを編集する

タグの編集と辞書の管理が併設されていますが、今回「辞書」の管理は行いませんので無視してください

さて、タグの編集画面をみてみましょう。タグはデフォルトで

  • 重要<緑色>
  • 要確認<黄色>
  • 要修正<水色>

の3種類が用意されていますのが確認できます

タグの管理画面

タグの管理画面。3つのタグが予めセットされています。不要であれば修正・削除も可能です

タグの管理画面は思いの外スカスカですので、操作は本当に簡単です。まずはタグの追加をしてみましょう

新しいタグを追加する

タグは最大で20種類まで作成が可能です。タグを追加するには、「タグを追加」ボタンをクリックして下さい。

新しいタグを追加する

タグの名前を入力、タグの色を選択して保存ボタンをクリックします

ダイアログが表示されるので、「タグ名」を入力して下さい。視認性向上のため、タグの色分けも可能です。「タグの色」は赤・青・緑・紫・黄から選びます。(デフォルトは青)

これでタグが追加されました。

新しいタグが追加されました

新しいタグが追加されました

既存のタグを編集・削除する

すでに作成済みのタグを編集するには、編集したいタグのボタンをクリックします。今回は「承認済み」のタグを「仮承認」に書き換え、色を「緑」に変更してみましょう

タグの修正

修正したいタグをクリックし、修正箇所を書き換えます

必要な修正を終えて「修正」ボタンを押すと、タグが修正後の色、修正後の文言に変わります。

修正されたタグの様子

修正されたタグの様子

タグ名や色を変更すると、すでに過去の日報で利用されていたタグも自動で変更されます。これはタグが「ID」によって管理されており、タグ名が変わっても過去の日報につけられたタグのIDは変わらないためです。

また、不要なタグを削除するには削除したいタグをクリックし、「削除」をクリックします。今回は削除しませんが、削除のボタン位置だけ確認しておきましょう

不要なタグを削除する

削除する際は確認のメッセージが表示されるので、削除を2回クリックします

タグを削除すると、過去にそのタグを使用した日報からもタグが削除されます。さかのぼって影響を受けるので注意してください。また、同じ名前で新しくタグを作成してもシステム上は「別のタグ」として扱われます。

タグの変更や削除は過去にさかのぼって影響を与えることは意識してね

日報にタグを付ける

作成したタグを日報に付けるまでの流れを確認しましょう。といっても、付けるのも外すのも簡単です。

タグを付けることができるのは

  1. 日報作成時にタグをつける方法
  2. 提出された日報を読むときに付ける方法

の2種類あります。1は必然的に日報作成者がタグを付けることになります。2番目の方は日報作成者の他、日報を読む他のスタッフでもタグを付けることが可能です。

日報作成時にタグをつける方法

日報を作成中、画面の下の方にタグの一覧が表示されています。このタグ一覧から付けたいタグをクリックするだけで、提出と同時にタグが付きます

日報作成中にタグを付けることが出来ます

日報作成中にタグを付けることが出来ます

日報作成中にタグを付けることができます。日報作成画面に「タグ」が表示されているますので、つけたいタグのボタンをクリックしてください。

タグを一度クリックするとタグが付与されます。付与されたタグは白抜きのボタンになります。もう一度タグをクリックすると今度はタグが外れます。タグが付いた状態で保存すると、タグが付いた状態で日報が提出されます。

日報を読みながらタグを付ける

日報一覧からタグを付けることができます。タグは日報作成者以外のスタッフでも付けることができます。権限による制限はなく、メンバーでもマネージャでも利用可能です。ただしロックされた日報にタグを付けることは出来ません。

日報を読みながらタグを付ける

タグをクリックするとその日報にタグが付きます。もう一度タグをクリックすると外れます

他のスタッフがあなたの日報にタグを付けると、通知機能によって日報オーナーに通知が飛ぶようになっています。そのため日報作成オーナーも見落とす心配は有りません

タグが追加されると日報のオーナーに通知が行く

タグが追加されると日報オーナーに通知が飛びます。自分で自分の日報にタグを付けた場合は通知されません

 

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