タグ・辞書の管理について

報告書の作成や管理を少し便利にしてくれるタグと辞書機能について解説しています

タグは報告書につける付箋のような機能です

タグを作成しておくと、報告書に「タグ」をつけることができます。タグは報告書一覧に表示されるため、重要な報告書を見落とさないようにするといった「目印」として活用出来ます。

タグはデフォルトで

  • 重要<緑色>
  • 要確認<黄色>
  • 要修正<水色>

の3種類が用意されていますが、必要に応じてタグを自由に追加、削除できます。タグを管理するには、メニューから「設定」>「タグ・辞書の管理」をクリックして下さい。

タグの管理

タグの管理をするには、管理者アカウントで操作する必要があります

 

新しくタグを作成する

タグは最大で20種類まで作成が可能です。タグを追加するには、「タグを追加」ボタンをクリックして下さい。

タグを新規作成する

タグを追加する手順です

ダイアログが表示されるので、「タグ名」を入力して下さい。視認性向上のため、タグの色分けも可能です。「タグの色」は赤・青・緑・紫・黄から選びます。(デフォルトでは青が選択されています)

最後に「保存」ボタンをクリックします。これでタグが1種類追加されました。

既存のタグを編集・削除する

すでに作成済みのタグを編集するには、編集したいタグのボタンをクリックします。

既存のタグを編集する

編集したいタグをクリックし、タグ名や色を修正出来ます

タグ名や色を変更すると、すでに過去の報告書で利用されていたタグも自動で変更されます。これはタグが「ID」によって管理されており、タグ名が変わっても過去の報告書につけられたタグのIDは変わらないためです。

また、すでに過去の報告書で利用されていたタグを削除する場合は、過去の報告書から当該タグが表示されなくなります。

つまりタグの変更は過去にさかのぼって影響を与えるので慎重に!ということです

報告書にタグを付ける方法

作成したタグを実際に報告書へ付ける手順を確認しましょう。タグは

  • 報告書の作成中に付ける
  • 報告書を読んだ他のスタッフが付ける

以上2通りの付け方があります。

報告書の作成中にタグを付ける

報告書作成中にタグを付けることができます。報告書作成画面に「タグ」が表示されているますので、つけたいタグのボタンをクリックしてください。

報告書を作成中にタグを付ける

報告書を作成中にタグを付けることができます。

タグを一度クリックするとタグが付与されます。付与されたタグは白抜きのボタンになります。もう一度タグをクリックすると今度はタグが外れます。

タグが付いた状態で保存すると、タグが付いた状態で報告書が提出されます。

報告書一覧からタグを付ける

報告書一覧からタグを付けることができます。タグは報告書作成者以外のスタッフでも付けることができます。権限による制限はなく、メンバーでもマネージャでも利用可能です。ただしロックされた報告書にタグを付けることは出来ません。

報告書一覧からタグを付ける

報告書一覧からタグを付けたり、外したりできます。タグは見出しに表示されるため目印として有効に使えます

他のスタッフがあなたの報告書にタグを付けると、通知機能によって報告書オーナーに通知が飛ぶようになっています。そのため報告書作成オーナーも見落とす心配は有りません

タグが追加されると報告書のオーナーに通知が行く

タグが追加されると報告書オーナーに通知が飛びます。自分で自分の報告書にタグを付けた場合は通知されません

 

辞書機能について

タグと同じ画面を下にスクロールすると「辞書パーツ」で利用するための単語集管理画面が表示されます。

単語集の管理

単語集を管理する単語集はその名の通り、単語を集めた集合体です。デフォルトでは「食べ物リスト」という単語集が最初から用意されており、食べ物リストには

  • やきそば
  • カレーパン
  • ピザ

などの単語が予め登録されています。これらはすべてサンプルのため、実際に利用することはほとんど有りません。

単語集を使ってみる

実際に単語集を使ってみましょう。単語集は単体では利用できません。「辞書パーツ」と組み合わせて使う必要があります。報告書テンプレートの編集から辞書パーツを追加してみましょう

辞書を登録する

テンプレート編集から「辞書」を追加すると、辞書に利用する「単語集」を選択できます

ここではサンプルの「食べ物リスト」をセットしました。このまま保存し、実際に報告書の作成画面は次のようになります。(ページ下部のプレビューでも確認可能)

辞書を使う

入力時に「単語集」がリスト表示されます。文字入力で絞り込みが可能です

食べ物リストという単語集に登録されている単語が入力候補として表示されました。「一覧から選択して入力する」という点だけを考えれば「選択肢パーツ」に似ているようにも見えます。

選択肢との大きな違いは2つあります。

1つは「文字の入力で選択肢を絞り込むことができる」という点です。

文字による絞り込みを行う

文字による単語の絞り込みを行った様子

上図の例では、「ば」という文字で絞り込みを行っています。結果は上図のとおりで、「やきそ」という単語だけが表示されています。このように選択肢が多くても、キーワードで簡単に絞り込める点が「選択肢パーツ」と異なる点です。

もう1つの違いは、「単語集に登録されていない単語を手軽に追加できる点」です。「選択肢パーツ」はテンプレート編集から選択肢を登録しますが、これには「管理者・マネージャ」の権限が必要です。対する単語集は入力の際、未登録の単語を誰でも自由に追加できるという特徴があります

未登録の単語を追加する

未登録の単語を単語集に追加できます

上図では「やきうどん」という単語を入力しようとしていますが、単語集に登録されていません。「単語登録」ボタンをクリックするとその単語が単語集に登録され、次回以降、全員がその単語を利用できるようになります

追加された単語が表示される

先程追加した単語がリストに表示されていることが確認できた

無事に単語が登録されました。

検索や追加が容易なので、種類の多い「商品名」や「サービス名」などと相性が良いです

 

追加された単語を整理する

前述の通り、単語の追加は誰でも簡単に行なえます。運用するにつれ、単語集に保存される単語はどんどん増えていくことになります。中には「誤って登録した単語」や、「もう使わない単語」もでてくることでしょう。

これらの不要な単語は、タグ・辞書の管理から修正、削除が可能です。

単語集を編集する

例で追加した「やきうどん」が単語集に追加されていることが確認できました

編集はシンプルです。「1行につき1つの単語を入力して下さい」と書かれたエリアに、単語を書いていくだけです。不要な単語はデリートキーで削除するだけです。

編集したら「変更を保存」ボタンを忘れずに押して下さい

テンプレート編集と違い、保存しないで画面を切り替えても警告は表示されないので注意です