日報の「数値」や「単語」を簡単に集計します。エクセル不要!

もしあなたが毎日増え続ける日報やチェックシートをExcelで細々と集計しているのであれば、その手間を大幅に短縮できる提案があります。

浮いた時間は趣味や家族との時間へ当て、より有意義な仕事をしてみませんか?費用も一切かかりません。

手動の集計によるデメリット

日報を手動で集計すると多くのデメリットがあります。

まず第一に手間がかかります。貴重な時間を割いて日報やチェックシートに書かれた内容を書き写す作業はあまりにも非効率です。日報の枚数が多くなるほどに多くの手間と時間がかかってしまいます。

仮に1ヶ月分の日報を集計しようとしたとき、1日10通の日報があればそれだけで300通にも登り、これを毎月月末や月初に行うのは大変です。

第二に、ミスが発生する可能性が高いことです。人の手で行う以上、転記ミスなどで金額や数量が本来の結果と異なる結果になってしまう可能性があります。そして小さなミスの場合、間違えたこと自体に気づくことが出来ない可能性もあります。

集計の答えなんて集計しなければ分からないのだから、ミスに気づけ無いのも仕方ないです

日報の集計を自動化する。もちろん無料で

単体のファイルで作成される日報や、印刷して提出された日報を集計するには手作業に頼る必要がありますが、日報をシステム化することで簡単に集計ができるようになります。

システム化を「ハードルが高い」と感じるかもしれませんが決してそんなことは有りません。システムを始めるのに必要なのはE-mailだけです。

先にイメージを見て下さい。下のような日報を集計したいという場面です

集計対象の日報

例えばこの日報を集計したい場合、簡単に集計できます

なお、日報はスマホからも提出できます

 

この日報は「衛生面」といった選択肢フォームの他、「体温」の項目ではスライダーフォームが使われています。体調の項目はレートフォームが使われ、その他にも本文では複数行テキストフォームが使われています。

さて、色々なフォームが組み合わさっていますが、改めて上の日報を見て下さい。赤色で書かれた項目は集計することができます。逆に青色の項目は集計が出来ません。もちろん、集計する意味がない項目も混ざっています。例えば体調(3段階評価)項目などは集計しても使いみちは無さそうです。

逆に「消費ポイント」や衛生面項目など、サービスの利用頻度に関する項目や料金に直結しそうな項目は集計することで人気商品のランク付けや請求時のすり合わせとして活用できそうですね。

説明が遅れましたが「訪問介護」を例にお話しています。介護内容によってポイントを消費し、月末にポイント分請求するというイメージです

たくさんの日報を自動集計する【顧客を基準に集計する場合】

 

さて、実際に日報を集計してみましょう。と言ってもエクセルは開かなくて大丈夫です。もちろん、そろばん・電卓も不要です。たったのワンクリックで集計できますよ。超簡単です。手作業で操作していた方から見ればまるで魔法のようです。

 

それではいきます。ワン・ツー・スリー(ポチッ)

日報の集計をした例

日報の集計をした例

画面から見切れていますが、「報告書の集計」ボタンを押しただけで、当月中の日報を自動で集計します。

少し内容を見てみましょう。

この例は「顧客を基準に集計」した結果となっています。4人のお客様の、11月中における内容が表示されているのが確認出来ます。

「件数」は日報の件数で、必ず表示されますが、それ以外の「衛生面」や「健康面」「消費ポイント」などの項目はオリジナル日報の項目を参照して集計されています。また「体温」のような集計に不向きな項目は表示されていません。もちろん、画像や本文など集計がそもそも出来ない項目も表示されません。

数値」として入力される値は期間の合計を表示します
単語」として入力される値は単語の選ばれた回数をカウントして表示します

 

項目が多いと手動で集計するのはとっても大変そうですが、日報をシステム化することで、一瞬で集計が出来てしまいました。

おめでとう。集計に浪費した30分、確認に浪費した30分をそっくり節約出来ました。

 

たくさんの日報を自動集計する【スタッフを基準に集計する場合】

顧客ごとではなく、日報を作成したスタッフを基準に集計したいこともあるでしょう。スタッフ毎の売上成績を把握するには、スタッフを基準に集計しなければなりませんが、とても簡単に切替可能です。集計対象を「スタッフ」に切り替えるだけです。

日報の集計対象を「スタッフ毎」に切り替える

日報の集計対象を「スタッフ毎」に切り替える

 

集計された日報を更に細かく分析する

これまでのご紹介は「一定期間」の集計でしたが、1日1日の日報の合計を表示したい場合は、ページを下に少しだけスクロールしてみましょう。

よほど小さい画面でない限り、スクロールしなくても実は画面に表示されています

日毎の集計

日を基準に詳細な集計が確認できます

また、各日報集計行に表示されている「詳細」ボタンをクリックすると、推移グラフと集計のもととなった日報を確認することが出来ます

日報を集計した結果の推移をグラフ化します

日報のデータ推移を目で確認しやすいグラフ化して表示します

グラフ化されるのは「数値だけ」です。単語はグラフ化しても意味ないので表示無しです

ポップアップで画面が切り替わりますが、元の集計画面に戻るには画面右上のバツボタンをクリックして下さい。(ブラウザ自体を閉じないように注意)

複数の日報テンプレートを切り替えて集計できます

日報のテンプレートをカスタマイズできるのはこれまでお伝えしました。実は日報のテンプレートは複数個作成して自由に切り替えて使うことができます。

あなたの職場に、「日報」の他に「週報」や「月報」がありませんか?あるいは「トラブル報告書」や「旅費宿泊費申請書」でもいいです。

報告書とか申請書とか、呼び方は変わりますがどれも共通しているのは「所定のテンプレートがあって必要事項を記入する」ということ。つまり日報も旅費宿泊費申請書も根底の部分では同じものだと私は考えています。

業務に必要な報告書(日報や面談シートなど)を予め作成しておけば、それぞれのテンプレートで同じような集計が簡単にできます。

報告書のテンプレートを切り替える

集計する報告書テンプレートをボタン1つで切替できます

こう考えると、日報の集計というよりもう少し広く捉えて「社内書類集計」と呼べるかもしれませんね。

 

でも繊細な内容のものはシステム化しないほうが良いよ。
例えば退職届までシステム化されたらなんか寂しいものね

日報のデータをCSV化して独自の分析をする

このように日報の集計が簡単に行えるような作りになっていますが、どうしても一歩踏み込んだ日報の集計や分析がしたい場合があるかもしれません。

例えばピボットテーブル化して多方面からデータを確認したい場合、ここで初めてエクセルの出番です。

蓄積された日報を一括でCSVにダウンロードできます。

日報のデータをCSVでダウンロード

CSVでダウンロード後にエクセルやアクセスからデータの編集が行えます

 

結局エクセル頼みなの? って思うかもしれませんが、まず「日報をエクセルに転記する」作業が大幅にカットできる点が重要です。下ごしらえは完了しているので、あとは魔法の数式を入れるだけで、あっという間に日報のデータ分析が出来上がります。

 

CSVのメリットはこれだけでは有りません。ちょっと難しい話になりますが、Maroudは蓄積した日報を楯にサービスの継続を強要しないことの証明となります。CSVで日報をダウンロードできるのだから、日報データを楯に継続しなければならないという心配は無用です。

来る者拒まず去る者は追わず。でも長く使ってくれると嬉しいのです。
お役に立てるよう日々改善していくよー

最後に

いかがでしたか?日報の集計機能についてまとめてみました。

Maroudは日報顧客管理システムですが、自社開発したクラウド日報Nipoをベースに開発されたため、日報としての機能が結構充実しています。

顧客に対する日報として使うのも良しですが、「日報の入力と集計」だけとして使うのも1つの手です。

冒頭でサラッとお伝えしましたが3名でデータ総数1000件までは一切お金がかかりません。完全無料です。1000件を超えそうになったら、古い日報をCSVでローカルに保存しておき、古い日報を一括削除することで無料で使い続けられます。

もし有料プランに切り替えたいと思ったときも値段は業務系システムにしてはとてもお安く、1名1ヶ月600円です。

気に入ってくれたら有料プランに入ってくれると嬉しいです

E-mailがあれば今すぐ無料で始めることができますので、ぜひ手にとって体験してみて下さい。