ルームとは、顧客データや報告書データが蓄積される場所のことです。スタッフ同士で日報を読んだり、顧客データを共有できるのはひとえに「同じルームに所属している」ためです。
ルームの利用状況を確認する
ルーム全体の状況を確認するには、メニュー「設定」>「全般」の順にクリックします ルーム全般は大きく分けて
- 利用状況
- 機能の有効/無効設定
- ルームの解散
の3つに区分けされています
ルームの情報を見る【利用状況編】
利用状況は顧客の件数や日報の総数など、これまで蓄積されたデータの全体を確認する領域で、下の画像でいうところの「赤枠」で囲まれたエリアです。
また、有料プランへの切り替えや有料プランの解除もこのエリアから行います。
現在登録されている顧客の総数です。管理者のみ、全顧客のCSVダウンロードが可能です
顧客組織登録件数
現在登録されている顧客組織登録件数の総数です。
顧客データの一括ダウンロードについて
管理者限定の機能ですが、顧客リストに登録されている顧客データをCSVで一括ダウンロードできます。 実際にCSVでダウンロードされた顧客データのフィールド名は、重複を防ぐために「項目名+フィールドID」という形式で出力されます。 実際のダウンロードデータが確認したいかたはこちらからダウンロードできます。
全般を下に少しスクロールすると、「機能の有効/無効設定」という見出しが表示されます。 機能の有効化と無効化について
ここでは利用しない機能を無効化したり、逆に有効化したりできます。無効化された機能はメニューから非表示となるため、見た目がスッキリします
顧客組織登録件数
(デフォルトで無効になっています)
通知を無効化すると、画面右上のベルアイコンが非表示になります
ルームの解散について
全般画面の一番下には、ルーム解散のエリアが表示されます。このエリアが表示されるのは「管理者権限のアカウント」でログインしている時だけです。
とても残念ですが、もしあなたの組織がMaroudの利用を辞めるときが来たら、これまで蓄積してきたたくさんの顧客情報や業務報告書を安全にクラウド上から削除しなければなりません。
ルームの解散を使うことでデータを安全に削除でき、なおかつアカウントもすべて削除できます。
ルームを削除するには、管理者であるあなたのログインパスワードを入力の上、「ルーム削除」ボタンをクリックします。
パスワードの入力が削除意思の確認も兼ねるため、確認メッセージなどは表示されず即実行されます。削除後は次のような画面が表示されます
ルームの削除と、アカウントの削除が同時に行われます。
「このルームはロックされています」のメッセージはルームがロック状態で削除待ちの状態を表しています。
「利用できません」のメッセージはアカウントが削除されたことで、データへのアクセス権限が失効したため表示されるエラー文です。
削除の対象はすべてですが、すぐに消えるものと遅れて消えるものがあります。
即座に消えるデータ
全スタッフのユーザアカウントは即座に削除されます。E-mailが正しくセットされていれば、「退会のご案内」メールも届き、アカウントが削除されたことがわかります
一定期間後に消えるデータ
アカウント以外のデータは一定期間の間保存され、定期的なクリーンアップ時にまとめて削除されます。
削除までには最大で6ヶ月ほどの時間がかかりますが、残されたデータに対するアクセス権はすべて剥奪されているため、データにアクセスできる人は居ないのでご安心ください。
もし即座に削除を希望される場合は、削除したルームのIDを添えてお問い合わせください。ルーム解散済みであることを確認した上で、手動で削除させていただきます。