エクセルのように顧客の項目を自由に変更できる顧客管理システム

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エクセルのように顧客の項目を自由に設定できます

エクセルを使って顧客管理を行ったことがある方は多いと思います。エクセルによる顧客管理はなんと言ってもカスタマイズ性の高さです。必要な項目を自由に作成し、自社で必要な項目だけで顧客リストを構築できる点はとても優秀です。

エクセルによる顧客リストの例

エクセルによる顧客リストの例。列を自由に追加可能のためカスタマイズ性が高い

一方で顧客管理システムによっては、不要な項目が多く、必要な項目が足りないなどのもどかしさを感じることもあります。Maroudでは様々な業種でご利用いただけるように、エクセルのように顧客の項目を自由にカスタマイズすることができます。

顧客の新規登録画面

顧客の新規登録画面。顧客の項目はエクセルのように自由にカスタマイズできます

エクセルでいうところの「列」は、顧客管理システム上では1つ1つが独立したブロックです。必要なブロックを集めて重ねることで、エクセルのようなオリジナル顧客台帳が作成可能です。ではブロックにはどのようなものがあるのか、いくつかご紹介します。

上の画像にある「性別」と「血液型」は【選択肢入力フォーム】という種類のブロックを使っています。これは予め回答を用意しておき、入力時には回答から選ぶだけで入力ができる便利なフォームです。

「携帯電話」や「メールアドレス」は【1行テキスト入力フォーム】という種類のブロックが使われています。1行テキスト入力フォームの属性を「メール」にすれば、メールリンクとなり、「電話」にすれば電話へのリンクとなります。

ブロックはおよそ10種類ほど用意されております。顧客の管理したい項目に応じて使い分けましょう。このようにして組み合わせて作成された雛形を「顧客テンプレート」と呼びます。

ブロックの種類はエクセルで言う「入力規則」です
エクセルの顧客管理で性別を扱う際は、入力規則などを使い、性別以外のデータが入力できないように制御することができます。Maroudのブロックはその考えに近いです。入力するデータによって適切なブロックを使い分けることで、誤ったデータの入力リスクを最小限に抑えることができます

エクセルによる顧客管理と比べてできることが多い顧客管理システムです

エクセルは表計算ソフトであり顧客管理ソフトではないため、顧客管理として活用するには限界もあります。顧客リスト(顧客名簿)としての管理であればエクセルでも十分ですが、顧客一人一人の応対歴をエクセル上で管理することはできません。メモの列を追加して一言書き込むまでが限界です。

顧客名簿管理ではなく、顧客管理として活用するには顧客管理システムを導入する方がスムーズです。ここではエクセルと比べてメリットのある顧客管理の機能をご紹介します

クラウド型顧客管理システムなのでスマホやタブレットから顧客リストにアクセス可能です

クラウド顧客管理システムなので、場所や時間を問わずに顧客リストを確認することが可能です。スマートフォン・タブレットにも完全対応しています。

専用アプリがあるわけじゃないけど、PWAという技術のおかげで本当のアプリのように見える

外出先から顧客リストにアクセスできるため、業務の利便性が広がります。また、顧客リストから電話番号やメールアドレス、住所などの項目をタップすると関連するアプリケーションへ適切に引き継ぎが行われます。

顧客のE-mailフィールドをタップするとメールソフトが起動します

顧客のE-mailフィールドをタップするとメールソフトが起動します。電話番号では電話アプリが立ち上がります

顧客リストについて詳しく見る

写真や画像、イラスト、ファイルなどのデータも顧客管理で扱えます

先ほどご紹介した「ブロック」の話を思い出してください。ブロックには「写真入力フォーム」や「ファイル入力フォーム」「イラスト入力フォーム」といった種類の入力フォームがあります。

顧客管理で例えば顧客の顔写真も管理したい場合は「写真入力フォーム」を使えば写真が管理できます。言葉で説明するよりイラストのほうが伝わりやすい場合は「イラスト入力フォーム」を使えばイラスト画像の追加も可能です。

顧客リスト

顧客リストに画像が組み込まれている様子が確認できますね

 

イラストはタブレットなどのタッチパネル対応機器がおすすめだよ

顧客との多様なやり取りを日報に紐づけて管理できます

顧客管理システムの肝である「顧客とのやり取りを残す」機能です。打ち合わせした内容や、来店、施術、電話、販売、診断など顧客との様々なやり取りを細かく管理できます。

顧客とのやり取りは全て「日報」という形で作成されます。日報のテンプレートも顧客の管理項目と同様、自由にカスタマイズが可能です。また日報のテンプレートは30種類まで保存でき、顧客とのやり取りに応じて使い分けることができます。

例えば下の画像はネイルサロンの施術日報をイメージして作成したサンプルです。

ネイルサロンの日報テンプレート

ネイルサロンの日報テンプレート例。必要な項目は自由に増やして運営できます。

サロン系ではタブレットが便利です。写真も撮れるしお客さんと前回の施術を見ながら相談できます

日報テンプレートという枠組みがあるおかげで、記入漏れなどのリスクを軽減できます。またテンプレートというガイドラインに沿って入力することで、スタッフ個人による入力のバラツキを抑え、一定の品質を保つことができます。

少し整理してみましょう。
顧客個人を管理するのが「顧客テンプレート」で、顧客とのやり取りを管理するのが「日報テンプレート」です。
エクセルでは「顧客テンプレート」の管理しかできません。これが顧客管理とエクセルの大きな違いの1つです
また、日報はスタッフ全員が共有できるので、社内の情報共有としても有効に活用できます。

顧客とのやり取り履歴を簡単に集計できます

日報テンプレートには集計可能な項目が何種類かあります。先ほどと違う日報テンプレートを作ってみました。この例は訪問介護サービスの日報をイメージして作成しました。

訪問介護の日報雛形。集計項目について

訪問介護の日報雛形。全7つの入力フォームの打ち、5種類は集計に対応しています

「作業内容」といった本文や、写真は集計できませんが、それ以外の多くの入力フォームのデータは集計に対応しています。

集計方式には2種類あります
【数値集計】1や5のように数値として入力された値は集計時に合計されます
【単語集計】買物代行のように単語として選択された値は選択された回数を集計します
特殊な例では、レート入力フォームは【数値集計】と【単語集計】の両方の側面をもっています

たくさん蓄積した顧客とのやり取りを集計してみましょう。

訪問介護の日報を顧客ごとに集計する

訪問介護の日報を顧客ごとに集計した結果の画面イメージ

このように、集計が可能な入力項目は自動で集計の対象となります。金銭的な集計は販売管理システムなどですでに行われていると思いますが、顧客管理システムでは「売上以外の細かい情報」を数値化できます。顧客との良好な関係を築く上で、お金以外の情報もしっかり掌握することが必要です。

 

スタッフの評価としても使えます
この集計機能は集計の基準を「スタッフ」に変更することで、日報作成者を基準とした集計に切り替え可能です。各々のスタッフがどのくらい作業したのかといったスタッフの評価にも役立ちそうですね。

スタッフを基準とした集計

スタッフを基準とした集計で、作業時間の多い順に並べ替えた例。スタッフ毎の頑張り具合が数値化できる

スタッフの「上田」さんは4件訪問し、合計約4時間の作業をし、「香織」さんは2件訪問し、合計3時間作業したということが日報の集計から解析できます。

集計機能について詳しく見る

エクセル顧客管理からのステップアップに最適です。導入費用も運用費用も0円で始めよう

MaroudはExcelのような柔軟性を持ちつつも、顧客管理に必要な機能を盛り込んだクラウド型顧客管理システムです。顧客管理システムは導入のハードルが高く感じるかもしれませんが、Maroudは導入のハードルを極限まで低くしました。

導入費用0円です。アカウントを作成すればすぐに利用することができます。実際に手で触れて、操作性を体感してみてください。

体感していただいた結果、継続してご利用いただける際も3ユーザ・1000件データまではずっと無料で全ての機能がご利用になれます。不要なデータを定期的に削除すれば長期的な運用も可能です。

その代わり気に入ってくれたら宣伝してほしいな

もし4名以上でご利用になる場合でも顧客管理システムとしてはかなりリーズナブルな価格に抑えました。1名1ヶ月あたり600円(税込み)です。

ご利用料金と無料プランについて

大手企業のようなAI分析や販売自動化といったハイテクな機能は有りませんが、顧客とのやり取りを残し、社内で情報を共有するという「顧客管理の根幹部分」はしっかりサポートしています。