スタッフの日報を集計して営業成績やスタッフの評価を比較できます

売上だけじゃない。ちゃんとスタッフの活動実績を多方面から集計分析してみよう

スタッフの頑張り具合を客観的に分析するのは結構難しいものです。

販売管理システムで単純に「売上高」だけで測れば良い会社もあるかもしれませんが、売上に至るまでの経緯や関与した他のスタッフが居ることも忘れてはいけません。

複数名のスタッフがいれば、各々のスタッフが作成した日報を集計し、スタッフ毎に並べてみることで、他のスタッフと比較しながら相対的な評価基準を設けることができます。例えば「作業時間」や「顧客応対時間」といった時間はわかりやすい基準の1つと言えそうです。

時間だけが基準だとダラダラしちゃいそうなので、「訪問件数」などいくつかの基準があればより良いですね

業界によって仕事の内容は様々で、それに伴う評価基準も様々です。各業種によって必要となる評価基準を少し洗い出して見ましょう。例えば運送業やタクシー業などでは「移動距離」。美容室などではサービス応対した「顧客数」なども基準といえます。

それらの基準を元にした、日報テンプレートを作ってみます

スタッフの頑張りを評価するための日報テンプレート

スタッフの仕事内容や行動量を把握し、適切な評価へつなげる情報の元となる日報です

ここでは車で顧客先を訪問して販売する業務だと仮定しましょう。移動距離や訪問した件数、そして契約件数といった項目をセットしてみました。これらの項目は後述する日報集計で活用できます。

日報をスマホから作成できるのもメリットだね。毎日書くスタッフの負担を少しでも減らそう

このように、日報のテンプレートを会社の業務に沿ったものに最適化し、その中でもスタッフの評価に繋がりそうな項目は「集計が可能な入力フォーム」を利用することが重要です

集計が可能な入力フォームは「経過時間」「数値入力」「選択肢入力-単回答」「選択肢入力-複数回答」「辞書入力」「スライド」「チェックボックス」「レート」があります。
説明の順番が逆になってしまいましたが、日報テンプレートはプログラミングの知識0で、誰でも簡単に作成できるようになっております。

 

日報を書くときの社内ルールなどを決める

スタッフの評価をするためにも日報の提出は必要です。その日報をいつ書くのか?誰が書くのか?1日に何回書くのか?といった明確なルールを決めておきましょう。

1日の終りに今日の振り返りを書くのでは、午前中の作業を忘れてしまうかもしれませんし、いちいちメモを残すのも負担になる業種もあるでしょう。そのようなケースでは、1つの作業毎に1回日報を書くというルールを検討してみるのもおすすめです。

例えば訪問介護サービスのような仕事をイメージしてみましょう。そして訪問の都度日報を書くようなデザインで作ってみました。

作業の都度日報を作成する方式

作業の都度日報を作成する方式であれば、それに沿った日報のテンプレートを作りましょう。

1件の作業毎に日報を書くため、できるだけ効率よく日報を作成できなければなりません。今回の例では選択肢入力フォームやスライド式入力フォームを使うことで、ぱぱっと日報を入力できるような工夫をしました。

タブレットとキーボードは相性悪いので、できるだけタップだけで入力できる日報が望ましいね

Maroudは顧客管理の機能も備えてるので訪問介護の場合では都度日報作成したほうがうまく管理できます。

その都度日報を書いてもらうことで1つの評価基準がまたできましたね。そう、「日報の件数=訪問の件数」なので、日報が多いほど多くの訪問をしたとスタッフを評価できるようになります。

その他にも、「その日の日報はその日のうちに必ず書く」や、「他のスタッフが書いた日報は全員が目を通す」などなど、ルールを決めておきましょう。

システムを導入しただけで、ルールが未整備だと結局使われずに終わるケースが多いです

 

スタッフの日報を集計することでスタッフの「頑張り具合」が見えてきます

スタッフが毎日書いてくれる日報は、社内のスタッフ同士で読むことができるため、社内情報共有として活用できます。情報の共有としても便利ですがこの記事のテーマは「スタッフの評価」です。先ほど例に上げた「その都度日報を作成する」訪問介護の日報を試しに集計してみましょう。

2名のスタッフが、それぞれ2通・4通と日報を作成したと仮定します。では、これらの日報を集計した画面です。

スタッフの実績や業務負担を日報集計から把握する

スタッフがどのくらい頑張ったのかを、売上意外の様々な側面から俯瞰できます

「作業内容」と「屋内画像」以外の項目は全て集計の対象となっています。少し詳しく集計結果を見てみましょう。

香織さんは2件の日報を提出していますので、2回訪問したということがわかります。対する管理者は4回なので香織さんの倍ですね。作業時間を基準に見てみると、香織さんは2件で3時間なのに対し、管理者は4件で約4時間掛かったということがわかります。また香織さんは2回中2回も入浴介助を行っている点など、結構細かくスタッフの活動を把握できます。

1つの作業に付き1つの日報だと、1ヶ月になれば数百件の日報になります。手動でこれらを集計するのは骨の折れる仕事ですが、Maroudなどのシステムを導入すれば一瞬です。

日報集計について詳しくはこちら

この集計はサンプルで、香織さんは実在する人物とは関係ありませんのでご了承下さい

日報をエクセルで開いてグラフ化したり、並べ替えしてより細かくスタッフ分析を行う

さて、Maroudの集計機能は合計したり、並べ替え表示することはできますがそれ以上のことはできません。全体に対する割合を求めたり、スタッフ同士の成績をグラフ化して比較するのは不可能です。

ではどうするのか?エクセルを使いましょう。蓄積した日報をCSVで一括ダウンロードし、簡単な手順で分析ができます。

日報をCSVダウンロードし、スタッフ毎の分析を行う

日報をCSVダウンロードし、スタッフ毎の分析を行う

日報をCSVダウンロードすれば、エクセルから開くことができるので、あとはエクセルの持つ豊富な機能を使い、グラフや並べ替えなど様々なデータ加工を行ってスタッフの成績を分析してみましょう。

CSVエクスポートについて詳しくはこちら

 

集計も便利ですがその日の日報も大切に。承認や通知でスタッフの業務内容を把握しよう

スタッフの評価と聞くと、数値などに目が向いてしまいがちですが、その日の作業などもきちんと情報共有できるような環境が望ましいでしょう。

日報を提出すれば、社内のスタッフや上司にも通知が飛ぶのでリアルタイムにスタッフの報告をチェックできます。

日報という性質上、そこまでリアルタイム性は求められませんので、急ぐ必要は無いです

また、カレンダー共有もできるのでカレンダーからスタッフの予定を確認できます。このカレンダーは日報とも連動しているのでスタッフが日報を書いたかどうかの提出チェックにも活用できます

カレンダーの外観

カレンダーの外観。X軸に日付、Y軸にスタッフが配置された週間カレンダーです

とまぁ、こんなデザインのカレンダーです

スタッフの日報を通じて適切な評価を。無料で始めることができます

ここまで読んでいただきありがとうございます。Maroudは日報+顧客管理システムですが、集計の機能を使うことでスタッフの頑張りを簡単に集計できる機能があります。日報の承認や共有といった様々な側面を持ち、更にスマートフォンやタブレットから手軽に日報が作成できます。

そして無料プランも完備。スタッフが3名までなら日報1000通まで無料です。

今すぐ無料で始めることができるので、興味を持っていただけたらぜひお試しください。

ここまで読んでくれてありがとう
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