顧客管理の土台となる管理項目を顧客テンプレートとして自由に設計

導入ガイド

顧客の管理したいフィールド情報を自由に設計できます。企業体制に即した柔軟な設計をしましょう

顧客テンプレートは顧客情報の土台となる設計図です

名前・性別・血液型・年齢・体重・住所・電話番号・持病・・・などなど、顧客を管理するには管理したい情報を登録します。

問題は「管理したい項目(フィールド)は会社によって異なる」という点。だからMaroudでは顧客テンプレートを自由に設計できるように作られています。

例えば美容室で使う際「持病」は不要かもしれませんが、訪問介護は「持病」を把握したいかもしれません

顧客テンプレートとは、顧客情報を入力するための枠組みのことです。テンプレートの他にも、雛形やフォーマットなどと呼ばれることもあります。顧客テンプレートを1度作成すれば、あとはテンプレートに沿って顧客のデータを入力したり、一括インポートで顧客データを取り込むことができます。

 

顧客テンプレートのイメージがつかみにくい場合は、次の画像を御覧ください。

顧客データの入力フォームレイアウト

顧客テンプレートの一例。「氏名」「検索キーワード」「担当」「性別」「生年月日」「会員ランク」「備考」で構成されています

スマホとタブレットでは見え方が結構変わるのね

これは顧客データの入力画面です。こんな感じの顧客テンプレートを自由に設計できます。

顧客テンプレートを作成する

顧客テンプレートは「管理者」「マネージャ」のみ編集できます。スマホでも作成可能ですが、操作性の観点からタブレットまたはPCからの操作を推奨します。

メニューから「設定」「顧客テンプレート」の順にクリックします。

顧客テンプレートの編集画面

顧客テンプレートの編集画面

最初からサンプルでいくつかのフィールドが登録されています。サンプルなので不要であればゴミ箱アイコンをクリックして削除できます。

「検索キーワード」だけは絶対に入力が必要です。その他の必須科目はありません

システムで予約されている入力フォームがいくつかあり、これらは削除することが出来ません。その中でも「検索キーワード」は顧客リストでの並び順に使われるため、必須の入力フォームとなっています。

「検索キーワード」以外は不要であれば「非表示」にすることで隠すこともできます。

非表示の設定は「非表示」のチェックをONにすると有効になるよ

担当とメモを非表示にした例

担当とメモを非表示にした例。作業エリアには表示されるが、プレビューには表示されなくなった

 

「名前」「検索キーワード」「担当者」「メモ」は削除できません。各項目の役割は以下の通り

  • 名前
    • 集計時の見出しや、通知機能の見出しとして利用されます。入力は任意です
  • 検索用キーワード【入力必須】
    • 顧客リストの並び順に使われるほか、顧客を検索する際にも利用されます。全文検索に対応
  • 担当者
    • 顧客の担当者です。選択肢(複数回答)方式で入力します。「自分の担当のみ表示」で絞り込み検索が使えるほか、自分が担当の顧客に変化があると担当者に通知が届きます
  • メモ

顧客テンプレートの画面構成を確認する

一度画面を整理してみましょう。

顧客テンプレートの編集画面全体

顧客テンプレートの編集画面全体

大まかに3つのエリアで構成されています。

緑色で囲われた領域が「入力フォーム郡」です。それぞれの入力フォームの説明は「各種入力フォーム」を御覧ください。それぞれに特徴があります。例えば性別や血液型など、ある程度選択範囲が絞れるなら「選択肢入力フォーム」が向いています。

赤色で囲われた領域は「作業エリア」です。入力フォーム郡から追加された項目がここに並びます。見出しや、各種入力フォームの詳細設定を行います。

青色で囲われた領域が「プレビューエリア」になります。作業エリアで設定した内容はプレビューエリアで確認できます。実際に入力操作も可能なので、使い勝手なども確認してください。

作業の基本的な流れはとてもシンプルです。

  1. 入力フォーム郡から必要な入力フォームをクリック
  2. 作業エリアに追加されるので項目の見出しや設定を行う
  3. プレビューエリアで結果を確認する

この手順を何度か繰り返します。

さあ、顧客テンプレートを編集してみましょう

顧客を管理したい項目は会社によって様々です。その中でも恐らく広く使われるであろう「性別」と「年齢」と「電話番号」をここでは追加してみたいと思います。

性別は一般的には「男性」と「女性」のどちらかです。場合によっては「LGBT」なども加わります。回答がある程度絞り込めるため、選択肢(単回答)を使うのが最適です。

性別のフィールドを追加した

性別専用のフィールドがあるわけではないため、「選択肢」で代用します

年齢については「35歳」のように直接数値で入力することもできますが、人は毎年年齢が増えていきます。そのため「生年月日」として入力し、年齢は計算で求めたほうが毎年正しい年齢を求められるためここでは「日付入力フォーム」を使います。
(※登録時点の年齢というのであれば数値入力フォームでも良いですが、そのようなケースはあまりないと思います)

生年月日のフィールドを追加する

生年月日専用の入力フォームはないので、「日付入力フォーム」で代用します。年齢計算をONにすれば生年月日から自動で年齢を計算します

最後に電話番号を追加します。電話番号は「1行テキスト入力フォーム」を使います。

電話番号入力フォームを追加する

電話番号入力フォームを追加する。リンク設定で「電話をかけられるようにする」を選ぶと、顧客リストから電話番号をタップすることで電話がかけられます

さて、「性別」と「生年月日」「電話番号」の入力フォームを追加しました。実際にプレビューエリアで確認してみましょう

作成した顧客テンプレートをプレビューで確認します

作成した顧客テンプレートをプレビューで確認します

ここまで3つの入力フォームを追加しました。あとはこの作業を繰り返し、自社で管理したい情報だけを組み合わせたオリジナルの「顧客テンプレート」を作成してください。

入力フォームのコピーと削除と並べ替えについて

誤って追加してしまった入力フォームを削除するには、ゴミ箱アイコンをクリックします

不要なフィールドを削除する

削除時は確認メッセージが表示されないので注意してください

設定も含めて入力フォームをコピーしたい場合は、コピーボタンをクリックします

入力フォームのフィールドをコピーします

入力フォームのフィールドをコピーします

項目の並びを変更するには、「並び替え」ボタンをクリックします

顧客の入力フォームの並び順を変更する

顧客の入力フォームの並び順を変更する

最後に忘れずに保存してください

顧客テンプレートで変更した内容は自動で保存されません。顧客テンプレートの内容が変更されると、過去の顧客データにも影響する可能性があるためです。注意すべき事柄は1つだけです。

既存の顧客の表示も修正された顧客テンプレートに沿う形で表示される

例えばすでに顧客が登録されていたとして、その後に顧客テンプレートに「飲酒歴」という項目が追加されたとします。すでに登録された顧客は登録時に「飲酒歴」という項目はなかったため、その項目は「NO-DATA」として表示されるということです。逆にすでに存在していた「性別」という入力項目を削除すると、過去に登録されていた顧客からも「性別」の内容が表示されなくなります。

では、保存をしましょう。「保存ボタン」をクリックして保存が完了します

顧客テンプレートを保存する

顧客テンプレートを保存する

【補足】管理したい項目に対してどの入力フォームを使うべきか?

様々な入力フォームがあり、それぞれに特徴が異なります。「この項目はどの入力フォームが向いているの?」と悩んでしまうケースもあるでしょう。いくつかのケースを想定してまとめました

【1行テキスト】電話番号・ホームページURL・メールアドレスなど

1行テキストは1行しか入力出来ませんが、リンクタイプを設定できるため、電話番号、ホームページURL・メールアドレスにぴったりです。クリックするだけで電話が発信できたり、メールを送れたり、顧客のホームページへアクセスできます。

住所だけは「住所入力フォーム」として独立した入力フォームがあるので、こちらをご利用ください。郵便番号を入力するだけで住所を補完する機能や、住所をクリックするとGoogle Mapが開く機能などが搭載されています

【選択肢単一回答】血液型・性別・独自のランク分けなど

例題でも出てきた血液型や性別の他、独自のランク付けでも使うことができます。例えば「Aランク」「Bランク」「Cランク」のようなランク付けが必要な場合にも選択肢入力フォームは活用できます。

選択肢による入力の例

選択肢による入力の例。性別や血液型、独自の会員ランクなど、様々な用途でご利用になれます

【チェックボックス】飲酒の有無・喫煙の有無・持病の有無など

はい・いいえで回答できる設問の場合は、「チェックボックス」が最適です。運転免許の有無・自家用車の所有の有無・・・などなど。

チェックボックスを使った顧客テンプレートの設定

免許の有無など、2択で回答が可能な項目に最適です

入力の手間が最も少ないため、スタッフの負担軽減にも繋がります。

楽をするための努力を惜しんではいけません。スタッフの入力を楽にする工夫は必須です

【辞書入力フォーム】好きなお酒の銘柄・好きなコーヒー豆の銘柄など

種類が多く、どんどん増えていくタイプの項目には「辞書」が最適です。例えば愛用するタバコの銘柄や、愛飲するコーヒー豆の銘柄などを管理したい場合にオススメです。

種類が多く、新商品によって種類が増え続けるという時点で「選択肢入力フォーム」は不向きです。なぜなら検索出来ない上に、選択肢の追加が面倒だから。

これらの問題を解決したのが「辞書入力フォーム」となります。より詳しい情報は「辞書入力フォーム」のページを御覧ください

【番外編】作成した顧客テンプレートがどのように利用されるのかを紹介

実際に作成した顧客テンプレートはどのように使われるのでしょうか?かんたんに紹介します。

まず次のような顧客テンプレートを作成し、保存したとしましょう

保存した顧客テンプレート

保存した顧客テンプレート

まず顧客テンプレートは、「顧客の追加」で使われます

顧客データを入力する

先ほど作成した顧客テンプレートに沿って顧客の情報を入力していきます

顧客テンプレートは「顧客リスト」でも使われます。

顧客テンプレートは顧客リストでも使われている

顧客テンプレートは顧客リストでも使われている