顧客管理システムは顧客を管理するシステムです。しかし一言に「顧客の管理」といっても、顧客の何を管理したいのかは企業や業種、また目的によって変わります。一般的な顧客名や住所は当然のこととして、担当者名や血液型、もしかしたら好みのタバコやお酒の銘柄を管理したいかもしれません。
Maroudは顧客のテンプレートを作成することで、管理したい項目を自由に取捨選択できるような設計になっています。
顧客のテンプレートとは
顧客のデータを入力するための枠組みのことです。テンプレートの他にも、雛形やフォーマットなどと呼ばれることもあります。Maroudを使い始めて最初に行うのは、顧客のテンプレートを作ることです。
テンプレートを作れば、あとはテンプレートに沿って顧客のデータを入力したり、一括インポートでデータを取り込むことができます。
あなたの理想的な顧客テンプレートを作ってみましょう
顧客テンプレートは「管理者」「マネージャ」のみ編集できます。「メンバー」は残念ながら編集できません。
顧客テンプレートを作ってみよう
画面左のメニューから「設定」＞「顧客テンプレート」をクリックします。
真ん中のエリアが現在の顧客テンプレートです。右側には項目リストが表示されています。基本的な流れはとてもシンプルです。
- 右側の項目リストから必要なものをクリック
- 追加された項目の見出しや設定を行う
これの繰り返しです。
Maroudには10種類を超える項目リストがあり、自由に組み合わせて使うことができます。それぞれの項目には特徴があり、これらの特徴をある程度理解していただいた上で作成することをおすすめします。
必須項目について
「名前」「かな」「担当者」「メモ」の4種類は顧客テンプレートに必須の項目で、これらの項目は削除できません。
これらの項目が必須なのは、Maroudのシステム上で利用されるためです。それぞれの具体的な意味と用途は次のとおりです
- 名前
- 集計時の見出しや、通知機能の見出しとして利用されます。入力は任意ですが項目として存在する必要があります
- かな
- 顧客を探すときに利用される文字です。「かな」は検索システムの都合上、2文字以上必ず入力しなければなりません。全文検索に対応しています
- 担当者
- 顧客の担当者です。不要であれば未指定でも構いません。スタッフ一覧から選ぶ形で入力します。１つの顧客に対して複数の担当者を指定できます。「自分の担当のみ表示」で絞り込み検索が使えるほか、自分が担当の顧客に変化があると担当者に通知が届きます
- メモ
- 顧客一覧表示の際、目立つ赤字で表示されます。絶対に見落としてはならない情報などを社内で共有する際に利用します。入力は任意です
各項目リストのもつ特徴について
項目リストから必要なものを選んで追加するだけとお伝えしましたが、それぞれの特徴とはどのようなものでしょう？具体的な例を元にいくつか例示してみます。より詳しい項目の説明は項目のページを御覧ください
「血液型」のように選択肢が決まっており、数も少ないなら「選択肢1」がおすすめ
血液型はA・B・O・ABの4種類あれば通常事足ります。S型やZ型のような存在しない血液型を入力されては困ります。このように選択肢が決まっている場合は、「選択肢1」を追加するのが最も最適です。
何でも入力できる「1行テキスト」だとZ型のような、明らかに不正な値の入力を許してしまいますし、「A」「A型」「a型」のように同じA型でも入力するスタッフによって書き方が微妙に変化してしまう可能性があるため、おすすめしません。
「選択肢1」は予め回答を用意しておき、入力担当者は一覧から1つを選ぶだけで入力できます。もちろん、誤字や表記ゆれの心配はありません。また入力必須の指定をONにすることで未入力という事態も防ぐことができます
お酒を飲むか飲まないか? 「Yes/No」で回答できる項目なら「チェックボックス」がおすすめ
はい・いいえで回答できる設問の場合は、「チェックボックス」を使いましょう。チェックボックスには説明文も付与できるので、例えば
- 「お酒を飲むならチェック」
- 「車を持っているならチェック」
のように書くことで、スタッフの混乱や入力の負担を軽減できます。
「好みのコーヒー豆」のように品数が多い項目には「辞書」または「1行テキスト」がおすすめ
種類が多く、どんどん増えていくタイプの項目には「辞書」が最適です。ここで例示した「コーヒー豆」のほか、例えばお酒の銘柄、タバコの銘柄、自社製品名など、種類が多い項目だと前述の「選択肢1」は使いにくくなります。
「辞書」は文字で検索ができ、かつ選択肢がない場合に都度都度選択肢を追加できるパーツです。今回のコーヒー豆は辞書がおすすめですが、1行テキストでも問題ありません。
- 辞書は3種類まで作成でき、1つの辞書は最大1000単語まで保存できます。
- 1行テキストは自由に文字を入力できます。
品名が頻繁に入れ替わる場合は1行テキストのほうが適しています。状況に応じて使い分けてください
各項目ごとに細かい設定をする
各項目を追加すると、項目1つ1つに対して様々な設定ができます。
入力項目の詳細な設定
詳細設定で表示される内容は、設定する項目によって異なります。例えば選択肢であれば選択肢を登録するエリアが表示されます。詳しくは各項目の解説ページを参照してください。
出来上がった顧客テンプレートをプレビューで確認しましょう
顧客テンプレートの作成画面では、実際にどのようなデザインの顧客テンプレートができたのかわかりにくいですね。ページを下の方へスクロールすると、実際に動作する顧客テンプレートのプレビューが表示されていますので、ぜひ活用してみてください。
テンプレートのプレビュー画面で実際の入力イメージなどが確認できます
最後に忘れずに保存してください
編集中の内容は自動で保存されません。完了後は忘れずに保存を行ってください。
もし保存せずに他のページへ移動すると、保存するかを確認するメッセージが表示されます。ここで保存しなかった場合は、編集内容が失われますので注意してください。
その他の注意事項
- 顧客テンプレートを修正すると、既存の顧客の表示も修正された顧客テンプレートに沿う形で表示が変わります。
- 項目を追加した際、すでに登録済み顧客のデータは自動で登録されず、「データ未登録」となります
- 項目を削除した場合、すでに登録済みの顧客のデータから削除した項目のデータが表示されなくなります