BtoBの顧客管理「顧客組織」機能を使う

顧客管理と一言に言っても、美容室のようないわゆる「BtoC」による管理が必要なケースもあれば、対企業に対する管理「BtoB」の顧客管理もあります。

Maroudは基本的に「BtoC」を前提とした設計となっておりますが、「BtoB」に近い機能も搭載しています

顧客をグループ化してまとめたものが「顧客組織」

BtoBとはいっても、企業を動かしているのが人であることに変わりは有りません。顧客相手企業の窓口が1つであれば、「BtoC」のような、美容室顧客管理でも十分管理できるはずです。

話が少し複雑になるのは、顧客相手企業の窓口が複数あり、担当者も窓口ごとに違うといったケースです。

解決法はシンプルで、「窓口1つにつき1つの顧客」と捉えれば良いのです。同じ会社でも窓口が異なれば別個体ですし、事実そのように管理するほうがスムーズです。

しかし窓口が違うだけで同じ相手先企業なら、相関関係をわかるようにしておきたいと思うこともあるでしょう。Maroudではこれに対する回答として「顧客組織」という機能を用意しました

 

顧客組織は顧客を入れる「収納ボックス」と捉えることができます。

同じ組織に属した顧客は、顧客管理上は独立していますが、「顧客組織」から見ると過去の応対履歴などをすべてまとめて表示することができます。

 

A社の「販売部」とA社の「企画部」という窓口があったとして、販売部と企画部のやり取りを同時に時系列で見れるってことです。情報共有が捗りますね

顧客組織を使ってみる

顧客組織機能はデフォルトで無効化されています。有効にするには「設定」>「全般」>「機能」にある「顧客組織」をONにして下さい。

顧客組織を有効化する

顧客組織を有効化する

ONにするとメニューに「顧客組織」という項目が追加されます

メニューに「顧客組織」が追加されます

メニューに「顧客組織」が追加されることを確認します。

 

また、その他にも

といった変化が生じます

顧客と顧客組織では異なるテンプレートが利用されます

顧客と顧客組織では利用されるテンプレートが違います。テンプレートの作成手順は同じですが、顧客組織用にテンプレートを作成する必要があります。

顧客組織もキーワードによる検索ができるので、検索用キーワードが入力必須なのも同じです。

顧客組織を追加してみましょう

顧客組織を追加するには、1件づつ追加する「顧客組織登録」と、CSVデータから一括で登録できる「顧客組織インポート」機能があります。ここでは1件づつ登録するやり方で、顧客組織を追加してみます

メニューから「顧客組織追加」をクリックします

顧客組織を追加する

顧客組織を追加する

顧客組織用のテンプレートを元にした入力フォームが表示されました。必要な情報を入力し、最後に「登録」ボタンをクリックします。

見た目は「顧客追加」とほとんど同じなので見間違いに注意してね。

登録が完了したら、「顧客組織一覧」をクリックし、顧客組織が保存されていることを確認できます

顧客組織をリスト表示する

先程追加した「合同会社サンドボックス」という顧客組織が表示されています

 

顧客組織に顧客を登録する

「顧客組織」が有効になると、顧客登録画面に「所属組織」を選択する項目が追加されます。新しい顧客を作成し、先程作った「顧客組織」へ登録する手順を見てみましょう。

顧客追加をクリックし、顧客情報を入力します。画面下に「所属組織」という項目があるので、こちらをクリックし、所属先の組織を選択します

顧客の所属する組織を選ぶ

顧客の所属する組織を選びます。

組織が多い場合はキーワード検索で探します
最後に「登録」ボタンをクリックして組織に所属した顧客が登録完了します。

既存の顧客に対しても「編集」から同様の手順で組織に所属させることもできます

顧客一覧に戻り、確認してみましょう

顧客一覧から所属組織を確認する

顧客一覧から所属組織を確認する。この例では3名が組織に所属した

顧客一覧の「所属組織」列を見ると、所属先の組織名が表示されています。上図の例では、「会田さん」「青木さん」「明石さん」の3名が合同会社サンドボックスという顧客組織に所属している様子がわかります

組織名の左に表示されているボタンをクリックすることで組織詳細を確認できます。

顧客組織の詳細情報を表示

詳細情報はポップアップで開きます。組織に所属している顧客が確認できます

組織名や所属メンバはデフォルトで折りたたまれているため、「組織内メンバ」のバーをクリックして展開表示されます。

 

顧客に対する対応履歴や予定が顧客組織からも確認できます

サンプルで登録した「会田さん」「青木さん」「明石さん」はそれぞれ独立した顧客ですが、同じ顧客組織に所属しています。

「顧客組織」という言葉がイメージしにくいときは、「会社」と置き換えて下さい

各顧客に対して報告書を作成した場合、通常はその顧客に紐付いて報告書が連なっていきますが、組織に所属している顧客の場合、「顧客個人に対する報告書」であると同時に、「所属している組織に対する報告書」としても扱われます。少し言葉ではイメージしにくいので、具体例を見ながら動きを確認してみましょう

例1:顧客個人の報告書を作成する

例として先程作成した「会田さん」との商談記録を残してみましょう。

「合同会社サンドボックス」に対してではなく、個人の「会田さん」に対して作成します

顧客との商談記録を報告書に書く

顧客との商談記録を報告書に書く

顧客には「会田さん」がセットされています。商談額は50千円の報告書を書き、このまま保存しました。

同様に「青木さん」の報告書を書いてみます。青木さんは違う報告書テンプレートを使ってみました。

来社履歴の応対履歴を報告書として残す

来社履歴の応対履歴を報告書として残す

これで「会田さん」の対応履歴と、「青木さん」の対応履歴が作成された状態となりました。

報告書一覧から見るとそれぞれの報告書は独立して表示されます。

作成した報告書の一覧表示

作成した報告書の一覧表示

例2:顧客組織の詳細を表示する

「会田さん」と「青木さん」の報告書は顧客組織の詳細画面から時系列で確認が可能です。お互い独立した顧客ですが、ここで初めて「組織」として繋がりが確認できます。

顧客組織の詳細を表示してみましょう。「顧客組織一覧」を開き、目的の顧客組織の詳細表示ボタンをクリックします

顧客組織の詳細を表示する

顧客組織の詳細を表示する

詳細表示ボタンを押すと、ポップアップで顧客組織の履歴が確認できます

顧客組織の詳細表示

顧客組織の詳細表示。会田さんと青木さんに関する報告書が表示される

詳細画面では、「会田さん」と「青木さん」の報告書が表示されていることが確認できました。「明石さん」はこの組織に所属していますが、報告書を書いていないため表示されません。

このように、顧客個人に対して作成した報告書でも、組織に所属している場合は「顧客個人」と同時に「顧客組織」としても報告書がまとめられるようになっています。

補足: 顧客個人の詳細を表示してみる

上の例では「合同会社サンドボックス」という顧客組織の詳細を見てみましたが、「会田さん」個人の詳細はどのように見えるのかを見ておきます。

「会田さん」は個人のため、「顧客一覧」から会田さんの詳細表示ボタンを押すことで確認できます

報告書の顧客名などからも詳細確認できますが、それはまた別の機会にお話します

顧客一覧から詳細表示したい顧客を選択

顧客一覧から詳細表示したい顧客を選択

ポップアップで顧客個人の詳細が表示されます

顧客個人の詳細履歴を表示

顧客個人の詳細履歴を表示。組織と違い個人に対する履歴しか表示されません

なんとなく想像がつくと思いますが、もちろん「青木さん」に対する報告書はここに表示されません。「会田さん」の詳細表示では「会田さん」のデータだけがまとまって表示されます。