Excel不要!オリジナルチェックシートのフォームを作って集計できます【スマホ対応】

チェックシートをスマートフォン・タブレットから入力する例具体的な利用例
チェックシートをスマートフォン・タブレットから入力する例。左: iPhone 8Plus 右: iPad 9.7インチサイズ

現地調査や定期点検など、様々な場面でチェックシートは活用されています。チェックシートをアプリ化して、今以上に便利なチェックシートシステムを考えてみましょう

チェックシートのもつ役割について

チェックシート(またはチェックリスト)と一言に言っても、本当に多種多様です。例えば機械の点検をするには機械点検チェックシートと呼ぶし、病院に初診で訪問する際に書くことがある問診票も一種のチェックシートと言えます。

チェックシートの大きな役割の1つに「記入漏れや見落としを無くす」があります。チェックシートの通りに作業すれば、誰が行っても一定の品質を保ったデータの収集ができるので、多くの企業で何らかの形で利用されているのではないでしょうか?

チェックシートのもう一つの役割が「特定の目的をもってデータを収集する」ことです。当然、収集したデータは何かしらの目的があり、その収集した結果を判断材料として行動を起こすことができます。

チェックシートは「誰でも簡単に記入できる」点も特徴です。チェックシートの設問に対して「はい・いいえ・不明」といった回答が予め用意されていたり、単純に該当したら四角い箱にレ点をいれることで回答できるようなチェックシートは、あまり文章が得意ではない方でも簡単に記入できます

ただしチェックシートの作り方によっては難しくもなります。チェックシートを作成する際は注意しましょう

チェックシートで収集したデータの活用について

さて、記入されたチェックシートのデータはとても大切な情報です。目的を持って収集されたチェックシートのデータなので、目的に応じてデータを活用することになります。

この目的は多様ですが、例えば集計した結果から傾向やバラツキ等を見つけることで、意思決定のひと押しになることもあります。

会社独自のチェックシートを作り、スマートフォンやタブレットで入力できるようにする

チェックシートをスマートフォン・タブレットから入力する例

チェックシートをスマートフォン・タブレットから入力する例。左: iPhone 8Plus 右: iPad 9.7インチサイズ

チェックシートはとても便利ですが、チェックシートの目的も会社によって変わるため、会社オリジナルのチェックシートを作成する必要があります。WordやExcelでチェックシートを作成することももちろん可能ですが、一歩踏み込んでチェックシートをシステム化してみるというのはどうでしょうか。

例えば上の画像はMaroudを使って作成したチェックシートのサンプルです。チェックシートは10種類以上の様々な入力フォームの部品を自由に組み合わせて、簡単にオリジナルのチェックシートが作成できます。

実は日報なのですが、自由にカスタマイズできるのでチェックシートとしても十分に使えます

チェックシートは目的に応じて使い分ける必要があります。Maroudではチェックシートのテンプレートを最大で20種類まで保存でき、必要に応じていつでも切り替えてチェックシートの作成ができます。

オーダーメイドでチェックシートのシステムを作成するのは費用の面で重い負担になってしまいますが、Maroudは入力フォームを組み合わせてご自身でチェックシートのテンプレートを作成するため、コストをかなり安く抑えることができます。用途によっては無料でもお使いいただけます。

チェックシートをシステム化することで得られるメリット

紙に印刷したチェックシートと比較して、チェックシートをシステム化するほうが良い理由はありますか?わざわざ導入の手間を掛けてまで使い始める理由はあるのでしょうか?

はっきりとした答えを出すことは出来ませんが、システム化することによって得られるメリットをいくつかご紹介いたします。メリットと導入の手間などを総合的に判断して、興味があればぜひ使ってみて下さい。無料で今すぐ始めることができます

スマートフォン・タブレットからチェックシートを入力できる様になる

1つ目のメリットはモバイルデバイスへの対応です。スマートフォンやタブレットからチェックシートを開き、即記入して提出まで出来ます。出先からチェックシートを直接入力できるのは大きなメリットの1つです。

もちろん、紙によるチェックシートもバインダーなどに挟んで外出先から記入が可能ですが、紙のチェックシートとデータのチェックシートでは、その後の集計や管理の面で大きな差が生じます。

紙のチェックシートをExcelへ転記している場合は、そもそもこの転記の作業をそっくり省略できる点も見逃せないポイントです。

タブレットから直接チェックシートを作るので、最初からデータ化されてるから、転記がいらないのです

チェックシートの内容を自動で集計できます。選ばれた項目の回数も集計OK

チェックシートをシステム化するメリット2つ目は、チェックシートの集計が簡単に行えるという点です。実際にチェックシートを集計した画面イメージをごらんください。

チェックシートの項目を集計する

チェックシートの項目を集計した様子。単語は選ばれた回数、数値は合計を自動で計算して表示します

チェックシートの設問項目と同じものが集計画面に表示されているのが確認できます。オリジナルのチェックシートがそのまま簡単に集計できています。

上に載せたチェックシートをもとに集計してます。忘れてしまった方はここからご確認ください

もちろん、集計出来ない入力フォームもあります。例えば文章写真などは集計の対象外となります。(※選択肢は集計できます。選択肢は文章ではなく「単語」だからです)

 

チェックシートのデータを集計したい場合、紙のチェックシートではExcelなどのソフトへ必要な情報を書き写す必要がありますが、チェックシート自体をシステム化することでこの負担をまるっと省略できます。

チェックシートの集計基準は「スタッフ単位」と「顧客単位」で選択できます。顧客?と疑問に思うかもしれませんが、Maroudは顧客管理+日報管理システムであり、チェックシートはどちらかというと応用的な使い方となります。

ですが日報もチェックシートも「テンプレートに沿って記入する」という点では全く同じ性質のものなので、チェックシートとして十分に活用できます。

チェックシートのデータをCSVにエクスポートしてExcelで詳細な分析ができます

Maroudの集計機能は基本的にシンプルな集計です。用途によってはチェックシートの内容を更に細かく収集、分析したいというニーズもでてくるでしょう。

そんなときはチェックシートのデータをCSVでエクスポートして下さい。

チェックシートのデータをCSVダウンロードし、エクセルで開いた例

チェックシートのデータをCSVダウンロードし、エクセルで開いた例

CSVデータはエクセルでそのまま開くことができます。合計やデータの大小で並べ替えを行うことも、エクセルの豊富な機能を使えば簡単に行えます。

「結局、Excelを使うなら今までと変わらないのでは?」と思うかもしれません。しかしこのデータはワンクリックで簡単に用意できるという点は大きなメリットです。

紙のチェックシートをExcelに書き写す単純作業から開放され、しかも転記ミスの心配もなし!

10月のCSVと11月のCSVをくっつけて1つにまとめたい場合は、マウス操作だけで複数のCSVファイルを1つのCSVファイルに連結できるCSVSCがおすすめです。

チェックシートの未提出をすぐに見つけられる便利なカレンダーが使えます

カレンダーからチェックシートの提出・未提出状況を瞬時に把握可能

カレンダーからチェックシートの提出・未提出状況を瞬時に把握可能

今日は10枚のチェックシートが提出されるはずなのに、なぜか9枚しか有りませんでした。

つまり誰かがチェックシートの提出をし忘れているということです。紙のチェックシートでも、システム化されたチェックシートであっても、使うのは人間なのでうっかり提出忘れはつきものです。

システム化されたチェックシートでは、未提出のスタッフを割と簡単に見つけることができるので、これもシステム化のメリットとして挙げさせていただきます。

Maroudのカレンダー機能は縦軸にスタッフ、横軸に日付の格子状カレンダーです。各格子の中には該当するチェックシートが表示されます。格子の中が空っぽであれば、すなわち未提出であることがわかります。格子の中に2項目あれば1日に2回提出されていることになるので、こういった重複ミスもすぐに見つけることが出来ます。

このカレンダーはPCからの利用を想定していますが、もちろんスマートフォンやタブレットからもカレンダーを表示できます。ご存知の通りスマートフォンは幅が狭いので、表示可能な列数は自動で3列に減りますが、手動で増やすことも可能です。

スマホやタブレットからカレンダーを表示する

スマホやタブレットからカレンダーを表示することも可能です。

たくさんのメリットがあるチェックシートのシステム化が無料で始められます

ここまでご覧いただきありがとうございます。チェックシートのシステム化について少しでも興味を持ってもらえたら幸いです。チェックシートのシステム化は製品によって値段がバラバラですが、Maroudに関していえば無料で利用が可能です。

データ数1000件まで!スタッフは3名までに押さえればずっと無料です

もし4名以上で使いたい場合や、チェックシートのデータを1000件以上保存しておきたい場合は有料のGOLD PLANをご検討ください。1名1ヶ月600円で、最低3名からお申し込みが可能です。

最小設定なら毎月1,800円で使えるってことです。値段なりの価値を見出してもらえれたら嬉しいです

料金プランについて詳しく