業務のチェックシートをスマホで簡単入力!集計やエクセル出力も

具体的な利用例

現地調査や定期点検など、様々な場面でチェックシートは活用されています。チェックシートをアプリ化して、今以上に便利なチェックシートシステムを考えてみましょう

チェックシートは所定のフォームに従って入力する報告書です

チェックシート(チェックリストとも言う)には様々な種類があります。機器のメンテナンス時にはメンテナンスチェックシートが使われますし、病院で書く問診票などもチェックシートの一種と言えます。

例えば次の例は物件チェックシートをイメージして作りました。

チェックシートの例

物件チェックシートのサンプルです。項目は必要に応じて自由にカスタマイズ可能です

チェックシートの役割の1つに「記入漏れや見落としを無くす」があります。チェックシートの通りに作業すれば、誰が行っても一定の品質を保ったデータの収集が可能です。

チェックシートのもう一つの役割が「特定の目的をもってデータを収集する」ことです。当然、収集したデータは何かしらの目的があり、その収集した結果を判断材料として行動を起こすことができます。収集したデータを集計したり、分析したり、蓄積することで活用していきます。

紙によるチェックシートとシステム化したチェックシートの比較

チェックシートと行ったらバインダーを連想する方も多いのでは?

チェックシートのテンプレートをWordやExcelで作成し、紙に印刷することで利用できるため、導入のコストが低く抑えられる上、直感的でわかりやすい点が特徴です。もちろん自分たちでチェックシートを作れるので、カスタマイズ性も高いです。

さて、そんな紙によるチェックシートは導入のしやすさに反比例して管理の面では決して優れているとは言えません。データとして残すにはExcelへ転記するなどの手間も発生することになります。

簡単!お手軽!わかりやすい!でも管理しにくい!それが紙のチェックシートです

では、バインダーをタブレットに持ち替えてみましょう。

チェックシートをタブレットで入力する

チェックシートをタブレットで入力する

ボールペンの代わりにスタイラスペンか指を使ってチェックシートを入力していきます。Maroudではテンプレートの編集が可能なので、紙のチェックシートと同様にカスタマイズ性が高く、自由なチェックシートが作成できます。もし複数種類のチェックシートを使い分ける必要がある場合でも、30種類までのチェックシートテンプレートが保存可能なので問題は有りません。

紙によるチェックシートと違い、「機材導入のコストがかかる」点はデメリットかもしれません。一方でチェックシートは電子化されて保存されるので、その後の管理や集計、蓄積が容易になるというメリットもあります。

タブレット代や回線代が掛かる!でもデータなので管理が容易!それがクラウドチェックシートです

このように紙のチェックシートとシステム化したチェックシートはそれぞれメリット・デメリットがあります。必ずしもシステム化する必要は有りませんが、もしチェックシートの管理や転記に忙殺されているのでしたら、システム化するメリットは十分にあります。

逆にそんなにたくさんチェックシートを作るわけではない。手書きでも十分にやっていけるのであれば現状を変える必要性は低いと言えます。

チェックシートをクラウドシステム化することで得られるメリット。導入費用0円

もしすでに会社にタブレットがあれば、Maroud自体は無料で始めることができるので実質初期コスト0で導入が可能になります。1000件のデータまたはユーザ3名までは無料でご利用になれます。詳しくは無料プランを御覧ください。

さて、費用の面は良いとして手間を掛けてチェックシートをシステム化するメリットとはどのようなものがあるのでしょう?様々なメリットがありますので、よろしければ最後までお付き合いください。一つづつ見てみましょう。

スマートフォン・タブレットからチェックシートが作成可能になります

iOSにPWAアプリをインストールする手順6

iPhoneにMaroudをインストールした例。アイコンが画面に追加されます

クラウドシステムなのでブラウザが動作する環境さえあれば、スマートフォンやタブレットからチェックシートの作成が可能になります。

専用のアプリがあるわけでは有りませんが、PWAという技術の採用で、ブラウザのアプリが本当のアプリであるかのように振る舞う機能があります。この技術を利用することで、AndroidやiOSからストレスなく本当のアプリのように操作が可能になります。

iOSはSafari・AndroidはChormeがこのPWA機能をネイティブにサポートしています

スマートフォンとタブレットでは画面の幅が違いますが、画面幅に最適なチェックシートの入力フォームに自動で切り替わる機能があるため、画面の小さいスマートフォンでもストレスなくチェックシートの作成が可能です。例えば下の画像は同じテンプレートを異なる画面サイズで表示している例です。

スマホとタブレットの画面比較

同じ日報作成画面ですが、スマートフォンとタブレットでは表示レイアウトが変わります

また、スマートフォンやタブレットはタッチパネルに対応しているため、チェックシートののような入力と相性が良い点も大きなポイントです。実際にチェックシートをPCとスマートフォンから入力してみると、意外にもスマートフォンからの入力のほうが楽であることに気づきます。

蓄積されるチェックシートの管理が簡単です。情報共有や紙資源の節約にも効果あり

提出されたチェックシートはクラウドサーバ上にデータとして保存されます。同じ組織のメンバーであればチェックシートを閲覧できます。メンバー同士でお互いのチェックシートを閲覧できるのは、紙によるチェックシートと大きく異なる点ですね。Maroudは社内の情報共有を前提に開発されているので、スタッフ同士の業務情報共有にも活用できます。

提出されたチェックシートを閲覧する

提出されたチェックシートを閲覧する画面の例。作成も閲覧もタブレットでできます

蓄積されるチェックシートのデータは日付や作成したスタッフのアカウントに紐付いてきれいに整頓されて保存されます。探したいときに容易に見つけられるし、整理するための手間も不要になります。

紙の節約にもなるけど、その分電気代がかかるのでどっちもどっちかな?

Maroudは顧客管理+日報管理システムです。顧客に対して毎期継続的にチェックシートを作成することで顧客の推移を把握するといった使い方も可能です。具体的には美容室や介護施設、独立支援施設などで活用いただけます。

チェックシートと顧客を組み合わせる

チェックシートと顧客を組み合わせることで、継続的な支援や調査が可能になります

詳しくは「顧客と日報を紐付ける」を御覧ください。

チェックシートを自動で集計可能です

チェックシートに選ばれた項目の回数や、数値の合計を自動で集計できます。この機能は紙のチェックシートには真似することができない、システム化の大きなメリットと言えます。スタッフ基準の集計を例にどんな感じで集計されるのかを見てみましょう。

チェックシートをスタッフ基準で集計した例

チェックシートをスタッフ基準で集計した例

スタッフ毎の集計では、スタッフが作成したチェックシートをスタッフ単位で集計します。上の例では、「上田さん」は3件のチェックシートを書いたのに、「香織さん」は1件しか書いていないことが集計の結果からわかります。

スタッフのしごとの頑張り具合を俯瞰する上でも活用できそうな機能ですね。

Maroudの集計は大きく分けて2種類の集計方式(単語の集計・数値の集計)があります。

単語の集計」とは「防火シャッター」や「書店」のような、計算することができない選択肢の集計です。単語は計算できませんが、単語が選ばれた回数を合計することができます。例えば選択肢入力フォーム辞書入力フォームなどで使われます。今回のチェックシートで言えば、「安全面」や「周辺環境」といった項目がそれに該当します。

数値の集計」とは1や50のような、計算が可能な数値です。これらの項目は自動で合計された結果が表示されます。例えば数値入力フォームスライド式入力フォームなどで使われます。

単語と数値」が組み合わさる項目としてはレート入力フォームがあります。★★★☆☆のような入力では、星の数を数値として見ることもできますし、★3という1つの単語として見ることも可能です。

チェックシートの自動集計といっても、集計ができない項目ももちろんあります。例えば文章画像ファイルなどは集計ができません。(文章は集計不可ですが、単語は集計可能ですので混同しないように注意してください)

集計機能について更に詳しく見る

チェックシートのデータをCSVにエクスポートしてExcelで詳細な分析ができます

作成されたチェックシートをCSVに変換してダウンロードしてみましょう。CSVファイルはそのままエクセルなどの表計算ソフトで開くことが可能です。これはつまりエクセルの持つ豊富な機能を使って、チェックシートのデータを加工、分析可能ということです。試しに円グラフを作ってみました。

チェックシートのデータをCSV出力し、エクセルで加工

チェックシートのデータをCSV出力し、エクセルで加工した様子。円グラフくらいであればほとんど加工無しで作成可能です

今回のチェックシートのサンプルは、4件しか出力していないのでデータ量が少ないですが、イメージは掴んでもらえたかなと思います。今回の例で出力したCSVの実際のデータを見てみたい方はこちらからダウンロードできます。

「結局、Excelを使うなら今までと変わらないのでは?」と思うかもしれません。しかしこのデータはワンクリックで簡単に用意できるという点は大きなメリットです。

紙のチェックシートをExcelに書き写す単純作業から開放され、しかも転記ミスの心配もなし!

また、CSV出力の際は集計行を出力するか?レート入力フォームであれば列を展開するか?といった細かい設定も可能です。出力形式によって加工の必要性や労力が変わってきますので、できるだけ加工が必要ない形でCSV出力してみましょう。

なおこの例で利用したCSV出力の設定は、「デフォルト設定」の状態です。

CSVエクスポートについて更に詳しく見る

10月のCSVと11月のCSVをくっつけて1つにまとめたい場合は、マウス操作だけで複数のCSVファイルを1つのCSVファイルに連結できるCSVSCがおすすめです。

チェックシートの未提出をすぐに見つけられる便利なカレンダーが使えます

紙のチェックシートでも、システム化されたチェックシートであっても、使うのは人間なのでうっかり提出忘れはつきものです。

チェックシートの提出状況が知りたいときは、カレンダーが便利です。カレンダーを使えば誰がチェックシート提出したのかがひと目で分かります。

スマホやタブレットからカレンダーを表示する

スマホやタブレットからカレンダーを表示することも可能です。

Maroudのカレンダー機能は縦軸にスタッフ、横軸に日付の格子状カレンダーです。格子の中が空っぽであれば、その日そのスタッフはチェックシートを提出していない一つの目安になります。

逆に複数個ある場合はその日にたくさんのチェックシートを書いたという意味だよ

無料で始めよう。チェックシートをクラウドシステム化

ここまでご覧いただきありがとうございます。チェックシートのシステム化について少しでも興味を持ってもらえたら幸いです。前述しましたとおり、条件内であれば無料で使い始めることが可能です。

条件を超えて有料プランを検討いただく際も、Maroudは手の届きやすい料金設定です。

1名1ヶ月600円で3名から=月1,800円から利用可能
高いか安いかは感じ方人それぞれだと思います。
これまで手動でチェックシートを集計に掛かった時間が月換算で2時間以上であれば、時給を払うより安くなると思います。

料金プランについて詳しく

ここまで読んでくれてありがとう
今すぐ無料で始められます
E-mailやパスワード不要の仮アカウントですぐに体験できます。 ※継続的な利用の際は正規アカウントへ変換も可能です
具体的な利用例
クラウド顧客日報管理 無料あり!