チェックボックス式入力フォーム

テンプレートを構成する入力フォーム

Yes/Noのように2択で回答できる設問に最適で、最も手軽に入力できるフォームです

チェックボックス入力の最大の特徴はその「シンプルさ」です。恐らく説明を受けなくとも、多くのスタッフが入力操作できるフォームの1つと言えます。実際の入力例を見てください。

チェックボックス入力を使った日報作成画面の例

チェックボックス入力を使った日報作成画面の例。スマホやタブレットと相性が良い入力方式です

チェックボックスとは四角い箱の形をした入力フォームです。設問に該当する場合はチェックボックスにレ点を書き、該当しない場合は空欄にしておくことで入力を行うことができます。

いわゆる「チェックシート(チェックリスト)」などで多く用いられる入力方式であり、直感的でわかりやすく、日報作成者にとって入力の負担も少なくすることが可能です。PCはもちろん、スマートフォンやタブレットとの相性も抜群です。

タップするだけで簡単に入力できるので日報入力が少し楽だね

とても便利な入力方式のチェックボックスを、日報のテンプレートに組み込むことが可能です。もちろんプログラミングの知識は一切不要です。

チェックボックスではONかOFFの2種類の状態しか入力出来ません。もし3種類以上の回答を必要とする場合は、選択肢入力フォームをご検討下さい。また、ネットショップなどでよく見る★★☆☆☆のような入力方式が必要であれば、レート式入力フォームも併せてご確認ください。

日報作成者がチェックボックスの意味を理解できるように説明を付して下さい

チェックボックスはシンプルですが、どのようなときにチェックをいれるのか?がはっきりわからないと意味が有りません。会社のスタッフが日報作成時に迷ってしまうことがないように、チェックボックスには説明を記入できる「ヒント」項目があります。

チェックボックスのヒントは右側に表示されます

チェックボックスのヒントは右側に表示されます

タイトル項目でもチェックボックスに対する説明は書くことができますが、タイトルエリアの表示幅は狭いため、タイトルエリアに長い説明を書くことは不向きです。ヒントエリアではチェックボックスのすぐ右側に説明文が流れ込むため、チェックボックスに対する説明に向いています。

ヒントに入力した文字はチェックボックスの右隣に表示されます

ヒントに入力した文字はチェックボックスの右隣に表示されます

他の多くの入力フォームでは、ヒントの表示は下部になりますが、チェックボックスは右隣になります。後述する集計やCSV出力ではHintの内容は表示されません。

チェックボックスに入力された値は【日報集計】から集計が可能です

チェックボックス入力フォームが含まれた日報を提出した際は、チェックボックスの状態をそれぞれ集計することができます。チェックボックスの状態は以下の3種類あります

  • ON(チェックボックスにレ点が入った状態)
  • OFF(チェックボックスが空欄の状態)
  • 未定義(データが存在しない場合)

通常は、ONまたはOFFだけが日報集計画面に表示されることになりますが、稀に「未定義」が集計に加算されることがあります。未定義とは「日報を提出後に、日報テンプレートが修正されてチェックボックスの設問が追加されたとき」のことです。

未定義はあまり出てこないので、よくわからなければスルーしてください

では実際にチェックボックスの含まれている日報を集計するまでの手順を見ていきましょう。今回は、次のような日報テンプレートを前提に解説します

チェックボックスだけで構成された日報。これを集計する

チェックボックスだけで構成された日報。これを集計する

集計するために何件か適当な日報を書いて保存しておきました。メニューから「日報集計」をクリックして集計した結果を見てみましょう

チェックボックスを含んだ日報を集計した結果

チェックボックスを含んだ日報を集計した結果。ONの数とOFFの数をそれぞれ集計しています

今回はサンプルで5通の日報を作成しました。オートロックから宅配ボックスの項目まで、全てONとOFFに分けて集計されている様子が上の画像からも確認できます。ONとOFFの数は日報総数に一致しますので、それぞれの項目の合計は5になっています。

集計手順は簡単ですが、より詳しく集計の手順を知りたい方は「日報を集計する」を御覧ください。

チェックボックスはCSVエクスポートに対応しています

日報をCSVにエクスポートする際には、日報内に含まれているチェックボックスもCSVに出力されます。チェックボックスがCSVに出よくされる際は、出力形式が2種類あることに注意してください。これはCSV出力時に簡単に切り替えることができます。

チェックボックスの値をCSV出力時に切り替えることが可能

チェックボックスの値をCSV出力時に切り替えることが可能

出力形式その1: チェックボックスの列を展開して出力する

まず先に「チェックボックスの列を展開して出力する」方から見ていきましょう。列を展開とは、ONの列とOFFの列に分けて出力するということです。実例を見たほうが早いかもしれません。

チェックボックスの列展開をした状態でCSV出力した結果

チェックボックスの列展開をした状態でCSV出力した結果

1つの日報フィールドに対し、2つのフィールドでCSV出力されているのが確認出来ます。この形式によるCSVのメリットとしては、一覧表となるのでエクセルと相性が良く、並べ替えやフィルターを駆使した解析がしやすいという点です。デメリットとしては列数が余分に増えるので、横にスクロールする手間がかかるという点です。

エクセルで扱いやすいので、例えばオートロックのON・OFFの比率をグラフ化したいときなんかも簡単にできます。

CSV出力したデータを元に円グラフを作ってみる

CSV出力したデータを元に円グラフを作ってみる例。日報をエクセルに転記する手間がごっそり省けるので効率よく集計や分析ができます

 

7行目の合計はCSV出力オプションの「集計行をCSVに出力する」がONの場合出力されます

実際のCSVファイルを確認したい方はここをクリックしてウンロード出来ます。

出力形式その2: チェックボックスの列を展開しない

もう一方のCSV出力形式は、1つのチェックボックスフィールドに対し、CSVを1列しか使わずに出力する形式です。一般的にはこちらの形式が主流です。実際にCSV出力した結果をエクセルで開いた画面は次のようになります

チェックボックスの列展開をしない状態でCSV出力した結果

チェックボックスの列展開をしない状態でCSV出力した結果

今回の解説で使用したCSVファイルはこちらからダウンロードできます。

この形式ではCSVの集計機能は使えない点に注意してください。1つの設問に対して1つの列しか使わないので、CSVファイルの見た目がスッキリし、列数も少なく抑えることができます。その代わり、ONやOFFの数を数えたい時、少し工夫が必要になります。

例えばオートロックのON・OFFの比率を円グラフで出したい場合、まず最初にONの数と、OFFの数を数えなければなりません。

countif関数でCSV出力したデータの数をカウントする

countif関数でCSV出力したデータの数をカウントする

この上でグラフ化をするので、非常に面倒です。

CSV出力形式による、それぞれの長所、短所を理解し、目的に合わせた形でCSV出力してください。また、CSV出力の詳細なガイドは「CSV出力」のページを御覧ください