日報のテンプレートを作成する

導入ガイド
日報のテンプレートを作成することで、スタッフはテンプレートに沿った入力が可能になります。ここでは日報テンプレートの作り方を詳しく紹介しています

日報のテンプレートは20種類保存可能。用途によって使い分けます

まず「日報」という表現が実は曖昧なので明確にしておきましょう。ここでいう日報とは、

所定のフォーマットに沿って入力する報告文書
のことを言います。だから顧客とのやり取りも「日報」として扱います。機械設備の点検シートも「日報」として扱います。

例えば顧客との打ち合わせ内容も「日報」として作成します。顧客とのやり取りが残せて、報告もできるんだから一石二鳥です

そんなわけですから、まず業務で何種類くらいの日報テンプレートが必要になるか?少し棚卸ししてみましょう。例えば訪問介護サービスを例に考えてみると

  • 1日の業務を報告する本来の意味での「日報」
  • 患者さんの自宅に訪問した内容などを書く「訪問日報」
  • 患者さんからの電話などの履歴を残す「電話メモ

最低限このくらいの日報テンプレートがあれば良いでしょう。もちろん、業務内容や会社の考え方によって千差万別なので、これは1つの例です。

今回は上記3つのうち、1番上の「日報テンプレート」を作る手順を紹介しながら、日報テンプレートの作成手順について学んでみます

日報テンプレートを作成する

まずは本来の意味での日報を作成してみましょう。日報テンプレートが作成できるのは、「マネージャ権限」以上のスタッフに限られます。

日報テンプレートはスマートフォンからも作成できますが、操作性の観点からできればPC・タブレットで行ってください。
※スマートフォンは画面が小さすぎて操作しにくいため

日報テンプレートを作成するには、メニューから「設定」▶「日報テンプレート」をクリックします

日報テンプレートの作成

日報テンプレートの作成

日報テンプレートの作成画面が表示されました。すでに作成済みの日報テンプレートが一覧で表示されています。新しい日報テンプレートを作成するには「テンプレート追加」ボタンをクリックします。

日報テンプレートを新規作成する

日報テンプレートを新規作成する

「_新規テンプレートxxx(日付)」というテンプレートが追加され、日報テンプレート一覧に表示されました。この追加されたテンプレートをクリックします。日報テンプレートの編集画面へ切り替わります。

日報テンプレートの編集画面

日報テンプレート編集画面は下の画像のようになっています。

日報テンプレートの編集画面

日報テンプレートの編集画面

画面右側にはテンプレートを作成するための様々な入力フォーム部品が並んでいます。

早速基本的な設定を3つ済ませておきましょう。

  • テンプレート名
  • メモ
  • 色分け

です。
「_新規テンプレート」ではわかりにくいため、日報テンプレートの名前を変更しましょう。ここでは「営業日報」としました。メモは日報テンプレートを利用するスタッフが、迷わないようにするための但し書きです。不要であれば空欄でも構いません。分類用色分けはそのテンプレートを使って作成された日報毎に色がつくため、複数種類の日報テンプレートを使い分ける場合は設定しておくと、視認性が向上します。今回は初期値の「青」のままにしています。

作成された日報のテンプレートは「名前の順」に並びます。よく使うテンプレートは名前を工夫することで一番上に持ってくることが可能です。

例えば「0.でんわ問合せ」のように先頭に数字を付けて保存すると順番を操作できます

「提出と同時に編集ロックする」という項目は、日報作成と同時に自動でロックを掛ける機能です。日報は誤編集を防ぐために管理者・マネージャが手動で「ロック」を掛けることができますが、この項目が有効になっている場合は、提出と同時に自動でロックが掛かります。ロックが掛かるとロック解除しない限り修正や削除ができないため、通常はOFFにしておくことを推奨します。

日報テンプレートの本体部分をカスタマイズする

ここからが日報テンプレート編集の肝となる部分です。まず大きく分けて3つの領域に区分けすることができます。

日報テンプレートの編集画面構成

テンプレートの編集エリアは大きく分けて3つのエリアに区分けされます

緑色で囲んだエリアが「入力フォームパーツ群」エリアです。本文用の複数行テキスト選択で入力できる選択肢など、様々な入力フォームのパーツが並んでいます。ここから必要な入力フォームをクリックすると、赤色で囲われた「作業エリア」に追加されます。

赤色で囲んだエリアが「作業エリア」です。主に追加した入力フォームの内容を設定するために使用します。各入力フォームによって設定できる項目は異なります。例えばスライダー入力フォームでは「上限と下限」を設定する必要がありますし、レート入力では星の最大個数を設定します。タイトルや専有幅など、ほとんどの入力フォームパーツで共通に存在する設定項目もあります。

藍色で囲んだエリアが「プレビューエリア」です。作業エリアで設定した内容をリアルタイムで確認出来ます。実際に入力して動作確認することも可能です。なお動作確認で入力した内容は保存されません。

ざっくりと大まかな流れを箇条書きにすると

  1. 入力フォームパーツ群エリアから必要な入力フォームをクリックする
  2. 作業エリアに追加された入力パーツのタイトルや詳細設定を修正します
  3. プレビューエリアからイメージを確認する(実際に動かして動作確認する)

といった流れになります。

作業手順で言う2番目、作業エリアから入力フォームの内容を修正する様子は次のようなイメージです

スライド式入力フォームの設定を行う様子

スライド式入力フォームの設定を行う様子。各入力フォームで設定項目が異なります。

各入力フォームで設定項目が異なるため、詳しくは各入力フォーム毎の操作ガイドを御覧ください。Maroudアプリの画面に表示されている青色のクエスチョン(?)ボタンをクリックすると、詳細な説明のページへ飛ぶのでぜひ活用してください。

さて、スライダーを「訪問件数」に書き換えたあとでプレビューエリアで結果を確認してみましょう。

編集した日報テンプレートのプレビューを確認する

編集した日報テンプレートのプレビューを確認。実際に操作することもできる

あとはこの繰り返しです。きっと御社にとって必要な入力項目と、私にとって必要な項目は全然違うはずです。業務を改めて見つめ直し、どんな報告を受けたいのかを明確化させ、それを日報テンプレートに落とし込んで行きましょう。

入力フォームのコピー・並べ替え・削除について

もし同じような入力フォームが複数個必要な場合は、入力フォームパーツ群エリアから2回クリックして同じ入力フォームを作るのも良いですが、コピー機能を活用してみましょう。設定が面倒な入力フォームで特に効果的です。

入力フォームをコピーする

タイトルや設定内容もすべて含めてコピーされます

逆に不要になった入力フォームはゴミ箱アイコンをクリックして削除できます

不要になった入力フォームを削除する

不要になった入力フォームを削除できます

確認メッセージは出ず即削除されます。これは「テンプレートの保存」をするまで編集の内容は仮状態だからです。間違って消したら保存せず終了すれば良いわけです

各入力フォームの並び順を変えるには、「並べかえ」ボタンをクリックします。ドラッグ操作で直感的に並べ替えができます。

入力フォームの並び順を変更する

ドラッグ操作で並べ替えが可能です

入力項目の占有幅は「全幅」と「半幅」から選択できます

1行の入力フォーム全部を使う「全幅」と、1行の入力フォームを2つに分けて使う「半幅」の設定が、すべての入力フォームで指定できます。なお、入力フォームパーツを追加すると最初はすべて「半幅」となります。必要に応じて全幅へ切り替えてください。専有幅の設定はこちらを参考にしてください。

専有幅の設定

半幅は1行に2つまで、全幅は1行に1つまでの入力フォームがセットできます。スマホ版ではこれらの設定は無視されます

専有幅の設定は日報作成時はもちろん、作成された日報を読む際にも適用されます。そのため長文が入力されるような入力フォームでは全幅設定にすることで視認性を向上できます。

正直なところケースバイケースなので、色々試行錯誤して見てください

無事に日報のテンプレートが完成しました。忘れずに保存してください

業務に必要な入力フォームをブロックのように組み合わせて、ついに日報テンプレートができました。日報テンプレートは自動保存されませんので、最後に忘れず保存ボタンをクリックしてください

完成した日報テンプレートを保存する

完成した日報テンプレートを保存する

移動に使用した車両に戦車ってなんなのよ?

冗談も交えたほうがマニュアルに華が咲くってもんですよ

以上で日報テンプレートが1つ作成出来ました。何種類か日報テンプレートが必要な場合は、同じ手順で日報テンプレートが作成出来ます。たくさんあると作るのに少し手間ですが、この作業は基本的に導入時に1回行うだけなので、頑張ってくださいっ

【番外編】作成した日報テンプレートを使って実際に日報を書く流れの紹介

せっかく作った日報テンプレートなので、この日報テンプレートを使って実際に日報を書くまでの流れを軽く紹介します。より詳しいガイドは「日報を書く」を御覧ください。

作成した日報テンプレートを使って日報を書く

作成した日報テンプレートを使って日報を書く

先ほど作り上げた日報テンプレートがそのまま具現化されています。あなただけでなく、他のスタッフも同じように利用できるので報告のフォーマットを共通化できるという点でテンプレートはとても優秀です。

日報を適当に書きあげ、保存しました。実際に提出された日報を読むときはこんな風に表示されています。

提出された日報を読む場面。承認や印刷といった機能も使えます

提出された日報を読む場面。承認や印刷といった機能も使えます

書いた日報がスマホやPCから読めるのは嬉しいですね。提出された日報の閲覧についてより詳しいガイドは「提出された日報を読む」を御覧ください。

この日報を集計すると、「トラブル有無」「訪問件数」「自己評価」「移動に使用した車両」のデータは集計が可能です

作成した日報テンプレートを元に集計を行う

集計機能では集計対象の入力フォームを元に集計が行われます

といっても1通しか日報を作成していないので、集計の意味はあまりないのですが、機能としてご紹介のため表示しています。日報の集計機能についてより詳しいガイドは「日報を集計する」を御覧ください