スタッフアカウントの管理

導入ガイド

Maroudは複数人で利用することを前提として設計されています。新しくスタッフを追加したり、退職したスタッフのアカウントの取り扱いや、各スタッフの権限について解説しています

スタッフのアカウントを確認する

所属しているスタッフのアカウントを確認するには、メニューから「設定」▶「スタッフの管理」の順にクリックします。

所属しているスタッフを確認する

メニューから「設定」をクリックし、「スタッフの管理」をクリックします

この画面は「管理者」と「マネージャ」の権限を持つスタッフしか表示出来ません。また、各スタッフの状態を操作するには「管理者」の権限が必要です。

スタッフ一覧は「スタッフの名前順」に並んで表示されます。また、スマートフォンのように画面幅の狭いデバイスでは、スタッフ一覧がテーブルスタイルからカードスタイルへ表示形式が切り替わります。

スタッフリストの表示

スタッフリストの表示。スマホとタブレットでは表示形式が異なります

5名までのスタッフが表示されますが、それ以上のスタッフが所属している場合は、ページ送りボタンから切り替えたり、一度に表示するスタッフの数を増やすことですべてのスタッフを同時に表示することも可能です。

スタッフを追加する

始めたばかりのときは、スタッフ一覧に「あなた」のアカウントしかありませんが、Maroudは複数人のスタッフで利用することを想定して設計されています。基本的には1ユーザにつき1アカウントでのご利用を推奨しております。

スタッフを作成することで、新しいアカウントが発行され、作成したアカウントでMaroudにログインできます。

スタッフを追加するには、画面右下にある「スタッフの追加」から行います。

スタッフのアカウントを作成する

スタッフのアカウントを作成する。E-mailは必須です。名前は空欄でもOK

スタッフ作成にはE-mailとスタッフ名の入力ができます。この内、E-mailは入力必須です。

E-mailはログイン時に使用するほか、パスワードの再設定にも使う重要な情報だよ。アカウントを守るためにも正しく受信できるE-mailを指定しよう。詳しくはセキュリティ対策を読んでね

ログインパスワードは自動でセットされます。アカウント作成時にはこのグループで全員同じパスワードとなるので、安全性の観点からは好ましく有りません。ログイン後にパスワードの変更を行うようにして下さい。パスワードの変更については「ユーザアカウントについて」を参照して下さい。

 

スタッフアカウントの作成は「管理者権限」または「マネージャ権限」が必要です。

スタッフを追加すると、Maroud上にアカウントが1つ新規作成されます。Maroud全体を通して同じE-mailのアカウントは2つ存在出来ないため、同じE-mailでアカウントを複数作成することは出来ません

スタッフの権限について

さて、すべてのスタッフが何でも操作出来てしまうのは好ましい状況とは言えません。スタッフを疑うのは心苦しいかもしれませんが、スタッフによって「できること」と「できないこと」を区分けするのは、必要不可欠です。

できること・できないことを割り当てるには、権限の設定を行います。権限は以下の5種類あります。

  • 管理者【一番強い権限】
  • マネージャ【全体的な設定が可能な権限】
  • メンバー【日常業務を卒なくこなせる程度の権限】
  • ライター【かなり強い制限がある権限】
  • ゲスト【ほとんど何も出来ない権限】

上位に書かれている権限ほど、強い権限を持っています。スタッフの権限はスタッフ一覧に記載されています。

スタッフの権限を変更する

スタッフの権限を変更する

それぞれの権限について詳しく見てみましょう。

【管理者権限】組織で1名だけ存在できます。最も強い権限となります

初めてMaroudを利用したときは、自分自身が管理者になっています。管理者はすべての操作が可能です。また、管理者は1名しか存在できません。もし管理者を変更する際は、もともとの管理者は「マネージャ」へ降格し、新しい管理者が設定されます。

管理者しか出来ない操作としては、

などがあります。

【マネージャ権限】管理者を補助できる権限です。テンプレート作成など全体的な影響力があります

マネージャ権限の画面例

マネージャでは全体に影響を与える「設定」が可能です。多くの権限を持ちますが、スタッフの権限変更など一部の機能は制限されています

管理者の次に強い権限をもちます。管理者と違い、マネージャは組織内に複数名指定することができます。組織全体に影響を与える「日報テンプレートの編集」や、「顧客テンプレートの編集」といった操作が可能になります。

立場上は管理者寄りのため、日報の承認や棄却も行えます。また、スタッフアカウントの新規作成も可能です。

日報テンプレートなどは組織全体で使うので、影響力が大きくなります。そのためマネージャ以上の権限がないといじれない様になっています

管理者側のスタッフに設定することをおすすめします

【メンバー権限】日報の作成や削除、カレンダーの利用など、日常業務を卒なくこなせる権限です

権限がメンバーの画面例

全体に影響を与える設定はできませんが、他のスタッフの日報を読んだり、集計したりと日常業務で必要な機能をもった権限です

一般的なスタッフは通常、この「メンバー権限」にすることを推奨しております。

組織内の情報共有の輪に入るアカウントなので、同僚や上司、部下が書いた日報を全部読めます。「承認前の日報」であれば自分以外の日報であっても修正や削除が可能ですが、承認された日報に対しては読み取り専用となります。

通常の従業員はこの権限がおすすめです

【ライター権限】日報の提出が主な仕事で、他人の日報を読めません

権限が「ライター」の画面

権限がライターだと自分以外の日報を読めないため、日報集計や日報一覧の画面で制限のある旨の通知が表示されます

このあたりから権限がかなり制限されてきます。ライター権限は

といったことができます。重要なのは「自分が書いた日報に対してのみアクセス可能」という点です。他のスタッフが作成した日報を読むことは出来ません。

つまりライターは情報共有の輪に入れないアカウントなのです

ただし、カレンダー上で他のスタッフのスケジュールを閲覧することは可能です(カレンダー上に本来日報も表示されますが、ライターの場合は日報が表示されません)

業務の報告だけすれば良い場合に最適な権限です

【ゲスト権限】日報提出しか出来ません。特殊な用途での利用を想定しています

権限がゲストの画面例

権限がゲストの画面です。メニューには「日報作成」しかありません。最もできることが少ない特殊な権限です

このアカウントの利用目的は少し特殊です。実行可能な作業は「日報の作成」のみです。過去に自分が作成した日報を読み返すことは出来ません。下書きによる保存も不可能です。顧客データには日報作成時に顧客名を文字で検索することが可能のため、一部にはアクセス可能ですが、顧客一覧表は表示出来ません。

用途としてはアンケートに回答してもらう場合や、試験の回答として送ってもらうといったケースが想定されます。その性質上、ゲストは複数人が同じIDとパスワードを使い回すことによって運用される可能性が高いはずです。IDとパスワードの管理をしっかり行い、1ヶ月に1回などルールを設けてパスワードを変更するなどの安全策を講じるようにして下さい。

後述する「利用可能な日報テンプレート」と組み合わせることで、本来、従業員が利用するはずの日報テンプレートを間違って開かれてしまうといった問題も阻止できます。

職場体験などでアンケートを書いてもらう場合や、模試の解答用紙入力用など、特殊な用途になります

各権限のまとめ

より詳しい権限の内容について一覧表にまとめました。

 管理者マネージャメンバーライターゲスト
日報の作成
日報の閲覧自分の日報のみ可不可
日報の削除承認前の日報のみ可自分の日報且つ承認前の日報のみ可不可
日報の承認不可不可不可
日報の修正承認前の日報のみ可自分の日報且つ承認前の日報のみ可不可
日報の下書き不可
日報の集計不可不可
日報のCSV出力不可不可
マイリストの利用不可
通知の表示不可
顧客一覧表示不可
顧客の追加不可不可
顧客の削除不可不可
顧客の検索
顧客の修正不可不可
顧客のCSV出力不可不可不可不可
グループ全体の機能設定不可不可不可
スタッフの追加不可不可不可
スタッフの無効化不可不可不可不可
スタッフの削除不可不可不可不可
スタッフの設定変更不可不可不可不可
スタッフチームタグの編集不可不可不可
顧客テンプレートの編集不可不可不可
日報テンプレートの編集不可不可不可
日報タグの編集不可不可不可
辞書の管理不可不可不可
顧客の一括インポート不可不可不可
一括データ削除(顧客)不可不可不可不可
一括データ削除(予定)不可不可不可不可
一括データ削除(日報)不可不可不可不可
自身のアカウント削除不可
自身のアカウント編集不可
グループの解散不可不可不可不可

スタッフのアカウント設定あれこれ

権限もスタッフの設定の1つですが、ボリュームが大きいため分けて書きました。この章では権限以外のスタッフに関する設定を解説しています。

スタッフの名前を設定する

スタッフアカウントの名前を変更するには、変更したいスタッフの名前をクリックします。

スタッフの名前を変更する

スタッフの名前を変更するには、変更したいスタッフの名前をクリックしてください。ポップアップで入力フォームが表示されます

新しい名前を入力の上、「設定」ボタンをクリックすることで名前が保存されます。なおスタッフリストは名前の順に並ぶため、変更後に突然消失したように見えるかもしれませんが、名前の変更に伴う並び替えが発生しただけなので心配いりません。

スタッフの利用可能なテンプレートを制限する

Maroudでは複数種類の日報テンプレートを作成し、自由に切り替えて利用できます。デフォルトでは作成したすべてのテンプレートを全スタッフが利用できる状態ですが、これをスタッフ毎に制限することができます。

利用可能な日報テンプレートの種類を制限する

利用可能なテンプレートを2種類に制限した様子

制限したいスタッフの「日報作成」列をクリックすると、作成済みの日報テンプレートが一覧で表示されます。

未指定(すべてOFFの状態)の場合はすべての日報テンプレートが利用可能です。1つでもONにすると制限が有効になり、ON以外の日報テンプレートが一覧から表示されなくなります。上の画像の例では、「家屋調査・自己診断シート」の2つがONになっており、それ以外の日報を作成することが出来ない状態です。

テンプレートの制限が有効な状態

テンプレートの制限が有効な状態で日報作成を開いた画面。有効なテンプレートのみ表示されているのが確認できる

使用テンプレートを1種類にまで制限すると日報作成時にテンプレート選択画面が表示されないので、もっとスムーズになるよっ

スタッフのチームを設定する

スタッフ数がある程度多い場合、チームによる分類をすると少し便利になります。目安としては10名以上なら分けてもよし。それ以下の場合はチーム機能を利用するメリットはあまりありません。

実際にスタッフを「製造チーム」と「営業チーム」へ分けてみました。説明のためわかりやすく、製造チームは2名だけにしています。

スタッフのチームを編成する

スタッフのチームを編成する

チーム分けをすることで、カレンダー上に「自分のチーム」だけを表示したり、自分と同じチームに対してメッセージを発信したりできます。下の画像は、カレンダーを表示し、「同じチームのメンバーだけを表示」した例です。11名のスタッフのうち、同じチームのメンバーだけがカレンダー上に表示されていることが確認できます。

自分のチームだけをカレンダーに表示する

スタッフが多いと日報の量が増えるため、例えば同じチームの日報だけを表示したいならカレンダーを使うと効率よく日報チェックができます

1名のスタッフが複数のチームに所属することもできます。

スタッフのアカウントを無効化する

退職などの理由によって、スタッフが組織から抜ける場合は、そのアカウントを無効化することで安全性を保って下さい。そのままにしておくと、退職後も社内の日報を読める状態が続いてしまう可能性があります。

スタッフを無効化するには、「状態」のボタンをクリックします。

スタッフのアカウントを無効化する

スタッフのアカウントを無効化する

一度のクリックでスタッフアカウントが無効化されます。もう一度クリックすると有効に戻ります。

無効化されたアカウントでは、「利用できません」という警告が表示されます。データベースへのアクセス権限が遮断されるので、ログアウト以外の一切の操作ができなくなります。

無効化されたアカウントでログインした画面

無効化されたアカウントでログインした画面

無効化されたアカウントは「利用人数」に含まれません。利用人数の制限から除外されるのでご安心を

スタッフのアカウントを削除する

無効化中のアカウントは削除することができるようになります。アカウントを削除するとMaroud上からそのアカウントが削除(退会扱い)されます。アカウントが退会扱いとなり、退会完了のメールが届きます。

一度アカウントを削除後に、再び同じE-mailでアカウントを作成することが出来ますが、アカウントのIDは新しく生成されるため、システム上は同じメールアドレスであっても別人として扱われる点に注意して下さい。

例えばスタッフ単位の日報集計をしても削除前、削除後で別のスタッフとして集計されます

アカウントを削除するには、ID列の隣りにある、「アカウント削除」ボタンをクリックします

無効化されたアカウントを削除する

無効化されたアカウントを削除する