顧客に対する報告書を作成する

一般操作ガイド

日々の仕事の中で顧客とのやり取りは絶えず発生していきます。顧客とのやり取りを残すことは大切なことですが、手間や時間が掛かる上に書き手によって報告書の内容はばらつきが生じます。

Maroudを使うことで顧客とのやり取りをスマートフォンやタブレットから簡単に作成し、時系列に整列して残すことができます。報告書のテンプレートも自由にカスタマイズできるので、テンプレートに沿って記述すれば記入漏れの心配もありません

スマホに限らず、もちろんPCからも報告書を作成したり、読んだりできます

報告内容によってテンプレートを使い分ける

電話対応や定期訪問、または来店など顧客対応の状況によって報告書のテンプレートを切り替えて利用できます。テンプレートは色分けもできるため、一覧で表示したときに一つの目安として活用できます。

テンプレートを選ぶにはメニューから「報告書作成」をタップします。

テンプレートの選択

顧客との対応内容に応じてテンプレートを使い分けることができます

テンプレートが1種類しか無いときこの画面は省略されて報告書作成画面へ切り替わります

報告したい内容に沿ったテンプレートを選んでください。選択したテンプレートを元にした報告書作成画面へ切り替わります。

顧客一覧から「報告書作成」を選択することも可能です

顧客リストから報告書を作成する

顧客リストから報告書を作成することも可能です。対象を選んで報告書作成ボタンをクリックします

この手順では、「対象顧客」がすでに指定されているため、テンプレート選択画面の上部に「顧客名」が表示されています

報告書テンプレートの選択画面

報告書テンプレートの選択画面。画面上部に対象となる顧客名が表示されていることが確認できる

報告書テンプレートに沿って内容を記述する

さて、選択したテンプレートの入力フォームが表示されました。

顧客の対応内容を報告書として書く

文字やチェックボックス、スライダーなど様々なパーツを自由に組み合わせ可能です

このサンプルでは「訪問介護」をイメージしましたが、美容室、塾、商談など自由にカスタムできます

報告書の作成は、テンプレートの形に沿って入力していくことになります。1つ1つの項目が枠になっているため見やすく、各項目ごとに入力必須の指定も可能なので記入漏れといったリスクも軽減可能です。何よりもテンプレートがあることで、顧客対応履歴の報告書が一定の水準を保てるのが、Maroudの特徴です。(うっかり「時間を書き忘れた」といったミスが減ります)

もしテンプレート自体の作成がまだお済みでない場合は、先に報告書テンプレートの作成を済ませておきましょう。

 

報告書のヘッダー情報(日付や対象顧客)を入力する

報告書には、利用者が自由にカスタマイズできる「テンプレート部分」の他に、Maroudシステムで利用される「ヘッダー部分」があります。ヘッダー部分とは例えば報告書の提出日付や、報告の対象とする顧客名、タグ、コメントといったものがあります。

「報告者」もヘッダー情報ですが、報告者は自動で「あなた」がセットされ、変更不可です

報告書にヘッダー情報を入力する

例えばタグや提出日時はヘッダー情報となります

 

タグ
タグは報告書に対する目印としてつけることができます。タグの内容は自由に編集可能です。またタグは報告書作成後に誰でもつけたり外したりできます。(編集ロックされた報告書はタグの追加、削除不可)また、タグによる絞り込みの検索も可能です
対象顧客
報告書の対象となる顧客を指定できます。ふりがなで検索できる他、顧客一覧から報告書の作成を行った場合は自動で対象顧客がセットされています。顧客を指定すると対象顧客の対応履歴として時系列に報告書が並び、あとから順序立てて見返しやすくなります。
顧客の指定は任意のため、例えば1日のまとめ報告として顧客なしの全体報告として利用することも可能です。この場合はどの顧客とも紐付かず、報告書一覧やスタッフ集計から確認が可能です。
提出日時
デフォルトでは報告書作成日時が自動でセットされますが、自由に変更が可能です。

日付情報について補足:報告書は内部で3つの日付情報を持っており、それぞれ役割が異なります

■提出日付■
報告するスタッフが任意に指定できる日付です。カレンダー上の報告書表示と、報告書の集計ではこの「提出日付」が基準となります。例えば1月中の集計をしたとき、提出が遅れてしまい実際には2月1日に提出された報告書でも、提出日付が1月31日となっていれば1月で集計が可能です。カレンダー上でも1月31日の列に表示されます

■保存日付■
編集不可。Maroudのデータベース上に報告書が作成された日付を記録しています。

■最終更新日付■
編集不可。Maroudのデータベース上に上書き保存された日付を記録します。新規作成時は作成日時が最終更新日付として記録されます。報告書一覧表示では、この「最終更新日付」を基準に報告書が並びます。

 

この他にも様々なヘッダー情報がありますが、報告書作成時に指定できるヘッダー情報は上記の3項目のみとなります。

対象顧客が無くてもいいなら普通の業務日報としても使えそうだね

最後に忘れず報告書を提出しましょう

報告書を書いただけではまだMaroudに保存されていません。青色の「登録」ボタンを押して、ちゃんと報告書を提出しましょう。

正しく提出されているかを確認するには、「報告書一覧」を開いて自分の報告書があることを確認すればOKです。

 

バックアップ機能について

報告書作成時にフリーズしてしてしまうことが無いとは限りません。執筆中の文章を守るため、Maroudには「下書き」機能と「自動保存」機能が搭載されています。どちらも一時的な保存機能ですが、その役割と仕組みは大きく異なります。

【自動保存機能】万が一のフリーズでも安心してデータを復元できる機能です

自動バックアップ機能

自動バックアップ機能によって入力途中のデータを安全に復元できます

Maroudはブラウザで動作するプログラムです。データ入力途中にページを切り替えると入力中のデータが失われてしまいます。

会員登録ページで間違えて「戻る」ボタンを押したときのあの悲しみ・・・嫌ですよね

フリーズはもちろんのこと、誤操作でページを切り替えてしまったときでも入力途中のデータを自動でバックアップしておく機能があります。この機能によって万が一入力中のデータが消えてしまっても復元することができます。(タグや日付など、ヘッダー情報は復元できませんので再入力してください)

この自動保存はご利用中の端末内のブラウザに自動で保存され、報告書が提出完了すると同時に削除される一時的なバックアップです。長期間の保存は前提としておりません。例えばキャッシュクリアなどを行うと一時的なバックアップデータも削除されてしまう可能性がありますので、簡易的な安全装置とお考えください。

【下書き】Maroudのデータベース上に保存される長期保存可能なデータ

レポートを最後まで書き上げることができない場合、「下書き」として保存して後から仕上げることができます。下書きとして保存したレポートはあなたしか見れない、隔離された領域上のクラウドサーバに保存されます。(自動バックアップは端末内なのでここが大きな違いです)