日報の作成【顧客の応対履歴も兼ねます】

一般操作ガイド

Maroudの最も主要な機能の1つ、日報の作成についてご紹介します。

日報はその日の報告ですが、顧客一人一人とのやり取りもすべて日報で管理します

その日行った業務内容を日報に書くのは一般的であり、最もイメージしやすいでしょう。Maroudでは日報という言葉をもう少し広く解釈しており、その日の報告はもちろんのこと、顧客との打ち合わせや応対した内容など、1つのアクションについてもすべて日報で管理します。

だから1日1回書く日報ではなく、アクションが発生する毎に作成する日報と解釈してください。

ざっくり分けると「顧客に紐付いた日報」と「顧客に紐付かない日報」の2種類があり、前者は顧客との応対履歴に、後者は通常の日報になります。

顧客とのやり取りを残すことがそのまま日報として報告できるんだから一石二鳥でしょう

日報を作成する最もオーソドックスな手順

まず日報のテンプレートがまだ作成していない方は、先に日報テンプレートの作成を行ってください。

日報テンプレートは日報の雛形となるもので、テンプレートは20種類まで保存できます

使用する日報のテンプレートを選ぶ

日報作成画面までの流れは何種類かありますので、ケースバイケースで使い分けてください。まず最もシンプルなやり方は、メニューから「日報作成」をクリックします。
日報作成までの流れ

日報作成までの流れとしては、日報作成をクリックし、使用するテンプレートを選択します

登録されている日報テンプレート一覧が表示されるので、報告内容に合った日報テンプレートを選びましょう。選んだテンプレートに沿った入力フォームが表示されます。

選択した日報の入力フォームが表示される

選択した日報の入力フォームが表示されます。設問に沿って報告内容を入力し、日報を作成します。この営業日報は一例です。日報テンプレートは自由にカスタマイズできるので、会社の業務に即した日報テンプレートを作成してください。

あとは日報テンプレートの設問に従って報告内容を入力していきます。スマートフォンでは縦1列に表示されますが、設問の内容などは一緒です。

日報に紐付ける顧客をセットする(任意)

少し画面を下にスクロールしてみましょう。日報と顧客を紐付けるフォームが確認できます。

日報と顧客を紐付ける

画面左下のボックスから日報と顧客を紐付けることができます。空欄の場合は、顧客に紐付かない日報となります

画面左下のエリアは、日報と顧客を紐付けるエリアです。空欄であれば「顧客に紐付かない日報」となります。顧客名が入っていれば、その日報は「顧客と紐付いた日報」となり、今後の顧客応対履歴確認などで有効に活用できます。

最後に、画面右下にある「登録」ボタンをクリックして日報を保存しましょう。これで日報作成の基本的な流れは完了です。

使用可能なテンプレートが1種類しか無い場合
もし使用可能なテンプレートが1種類に制限されている場合はテンプレートの選択画面が省略され、日報作成をクリックするだけですぐに日報作成画面へ切り替わります

日報テンプレートの選択画面を省略

1種類しか利用できるテンプレートがない場合はテンプレート選択画面が省略される

使用可能なテンプレートはスタッフ毎に制限できるので、不慣れなスタッフは日報テンプレートを1種類を制限することで操作を簡略化してあげることができます

顧客リストから顧客を指定して日報を作成する

顧客リストから日報作成することもできます。この手順では、顧客を先に指定するため、自動で「顧客と紐付いた日報」になるのが特徴です。

流れとしては、「顧客一覧」をクリックし、表示された顧客にある「日報作成」をクリックします。

顧客リストから日報を作成するまでの手順

顧客リストを開き、目的の顧客を見つけたら日報作成をクリックします

日報作成ボタンをクリックすると先ほど同様、日報テンプレートの選択画面へ切り替わります。この時点ですでに顧客と紐付けがが完了しています。

顧客と日報の紐付けが完了した状態でテンプレートを選ぶ

日報テンプレートの選択画面。すでに紐付ける顧客がセットされている様子が確認できる

使用する日報テンプレートを選ぶと、日報作成画面へ切り替わります。顧客と日報を紐付けるエリアではすでに紐付けが完了した状態になっていることが確認できます

顧客に紐付いた日報

これは顧客に紐付いた日報として保存されます。

顧客を先に指定するか、あとから指定するかの違いです。

日報提出する前に設定できることなど

さて無事に、日報テンプレートに沿って日報を書き終えました。顧客の指定もバッチリです。でもちょっとまって。提出前にいくつかの要点をご紹介します

日報の提出日を設定する

作成した日報の提出日時は、初期値では「本日の現在時刻」となっています。(日報作成画面を開いた時点の時刻)

日報の提出日時の調整をする

提出日時は現在が初期値になりますが、必要に応じて変更できます。

この日報の日付や時刻は変更することもできます。忙しくて前日の日報を書く暇がなかった場合に、昨日の日付で提出するといったことが可能です。

Maroudでは1つの日報に対して3種類の日付を保有しています。
【ユーザ指定日付】・・・ここで紹介した日付です。日報作成者が自由に指定できる日付です
【初回保存日付】・・・サーバ上に初めて登録された日付です。指定や変更は不可能です
【最終保存日付】・・・修正保存したときの日付です。修正がまだ無い場合は初回保存日付と同じ日付になります

日報が保有する3種類の日付情報について

1つの日報に付き3つの日付情報をもっています。それぞれの日付は日報閲覧時に確認できます

日報の提出日時を過去や未来の日付にしても日報一覧画面では必ず上位に表示されます

受信日報一覧では、ここで説明したような「ユーザ指定日時順」ではなく、内部的に記録している最終保存日時順に並びます。そのため仮に1年前の日付で日報を書いても、一番上に表示され、見落とされる心配は有りません。

受信日報の並び順について

受信日報一覧では「最終保存日」を基準に並びます。そのため古い日付を指定しても必ず上に上がってくるため見落としのリスクを軽減できます

カレンダー上の表示や、日報集計では自分が指定した日付が使われる
日報の集計機能では日報作成者が指定した日付を基準に集計が行われます。これにより月単位で集計する際などにおいて、同月中に提出ができずに翌月提出となってしまった場合でも、提出日時を先月中の日付に変更することで先月の集計に含めることができます。

まとめると、正しい日付を指定すればうまくいくってことです。

 

日報を下書き状態にして保存する

日報を最後まで書き上げる時間が無いときは、日報を下書き保存にしておきましょう。先ほど紹介した提出日時のすぐ右隣に、「下書き」のチェックボックスがあります。

日報を下書きで保存する

日報を下書きで保存するには、「下書き」にチェックを入れます

この「下書き」にチェックを入れることで、その日報は自分しか読めない隔離された領域に保存されます。下書き保存に関しては個別のページがありますので、詳しくは「下書き保存について」を御覧ください。

日報にタグを付けて提出する

タグは日報に対する1つの目印です。タグを自由に設計し、日報につけることで効率よく日報を管理できます。さてこのタグですが、日報作成の時点でタグを付けることができます。

日報作成中にタグを付けることが出来ます

日報作成中にタグを付けることが出来ます

新しいタグを追加したり、タグの色を変更することもできます。タグについてより詳細な情報は日報につけるタグの管理を御覧ください。

タグはどのように表示される?
日報一覧やカレンダー上の見出しからタグが見えるように表示されます。タグの色も付くので目印として最適です

タグの付いた日報の一例

タグの付いた日報の一例。色分けされているので視覚的にも目立ちます

最後に忘れず日報を提出しましょう

日報を書いただけではまだMaroudに保存されていません。青色の「登録」ボタンを押して、ちゃんと日報を提出しましょう。正しく提出されているかを確認するには、「日報一覧」を開いて自分の日報があることを確認すればOKです。

 

作成した日報はその後どうなるのか?

作成した日報はメンバー権限以上のスタッフであれば全員読める状態で保管されています。この保存された日報に対して承認したり、コメントを付けたりといろいろなことが行なえます。より詳しくは「提出された日報を読む」を御覧ください。

ここでは日報作成に関するマニュアルなので、最も関連性のある「日報の修正」「日報のコピー」「日報の削除」について詳しく見ていきます。

日報の修正について

作成した日報に不備があれば日報を修正します。日報一覧から修正したい日報を見つけましょう。

修正したい日報を開きます

修正したい日報を開き、メニューから「修正」をクリックしてください

修正したい日報を見つけたら、日付の下にある「MENU」ボタンをクリックし、修正をクリックします。その後はこのページで紹介したような日報作成画面に切り替わるので、誤った箇所を修正の上、保存してください。修正した日報は「最終保存日」が更新されるため、日報一覧の一番上に表示されます。

なおカレンダーから日報を修正することもできます。カレンダーの使い方をどうぞ

修正ボタンが表示されない?
日報が「承認」されるとその日報はロック状態となり、修正や削除といった操作ができなくなります。

承認済みの日報

承認済みの日報は修正や削除ができなくなります。やむを得ず修正する際は一度承認を解除してください

日報を承認できるのは「マネージャ権限」以上のスタッフです。日報の承認や承認の解除について詳しくは「日報の承認」を御覧ください

他のスタッフが作成した日報を代理で修正する

自分以外の提出した日報を変わりに修正することも可能です。なお代理修正が可能なのは「メンバー権限」以上のスタッフ限定です。なぜならメンバー権限より下の権限は他人の日報をそもそも読むことができないからです。

他のスタッフが作成した日報を代理で修正する

他のスタッフが作成した日報を代理で修正する際は、代理であることを示すアラートが表示されます

他のスタッフが作成した日報を修正するので、当事者とのトラブルにならないよう注意して修正を行ってください。また、修正を受けた日報提出者には修正された旨の通知が届きます。

代理修正された旨の通知が届く

代理修正された旨の通知が届くため、日報作成者は修正されたことを知ることができます

不要な日報を削除する

不要になった日報は承認前であれば、削除することができます。

日報を削除する

不要な日報は承認前であれば削除可能です

日報の修正と仕組みはほとんど同じで、承認されると削除はできなくなります。また自分以外のスタッフが作成した日報を削除することも可能です。削除した際、日報作成者に対して通知が発行される点も同様です。

一度承認された日報を消せるのはマネージャ以上の権限が必要です。

日報の顛末を書く【日報のスレッド化】

1つ1つの日報は独立したバラバラの状態ですが、時系列で日報を書きたいときがあります。

1月に打ち合わせした内容を「打ち合わせ日報」(日報Aとする)として書きました。2月になり2度めの打ち合わせがありました。日報Aの続きとして2月打ち合わせ日報(日報Bとする)を作成することができます。

ここで日報Aと日報Bは繋がりを持つことができ、日報Bから日報Aの内容へかんたんにアクセスできるようになります。このような機能を「日報の顛末」機能といいます。

顛末とは「その後どうなった?」という意味です

日報Aの顛末として日報Bを作成するには、日報Aを開き、「顛末を書く」をクリックします

日報の続きとして書く機能を顛末という

日報の続きとして書く機能を顛末といいます。顛末を書くをクリックしてください

日報のテンプレート選択画面へ切り替わります。顛末といっても同じ日報テンプレートを使わなければならない理由はないので、使用したいテンプレートを選択してください

使用するテンプレートを選択する画面(顛末から)

使用するテンプレートを選択する画面。顛末として作成するので日報の紐づきが発生する旨のメッセージが表示されます

日報テンプレートを選択したら日報を書きます。流れとしては普通の日報作成と全く一緒ですね。

日報の作成画面(顛末版)

日報の作成画面(顛末版)顛末の旨のメッセージが表示されている点を除けば普通の日報作成と同じ画面です

これで日報の顛末として日報Bが作成されました。日報一覧から日報Bを表示してみると、日報Aへのつながりが確認できます。

前の日報へのリンク【顛末】

顛末として書かれた日報では、前の日報へのリンクボタンが表示され、クリックすると前の日報がポップアップで表示されます

このように日報をスレッド化することができました。

日報Aから日報Bへたどることはできません。
日報の顛末は「前の日報へのリンク」を残す機能なので、新しい日報(日報B)から古い日報(日報A)へは飛ぶことができますが、その逆は現在できませんので注意してください

【補足】日報作成中にフリーズした!?そんなときも安心の自動バックアップ機能について

日報作成中にフリーズしてしまうことはそう滅多にあることでは有りませんが、可能性が0とは言えません。フリーズしなくともうっかりウインドウを閉じてしまったり(タブをたくさん開いていると筆者はたまにやらかします)、間違えてブラウザバックをしてしまうといった苦い経験をしたことがあるでしょう。

Maroudでは日報作成時に自動で端末内に一時的なバックアップを保存します。万が一、日報作成画面を維持できなくなったときは一旦アプリを落とし、再び日報作成画面を開いてください。画面上部に紫色でバックアップが残っていることを示すメッセージが表示されます。

日報作成中に応答しなくなっても書きかけの内容を復元できます

一部復元できない項目もあるため、復元後は必ず目視で確認を行ってください。

下書き保存と自動バックアップの違い
下書き保存はサーバ上に保存されますが、自動バックアップはご利用の端末上に一時的な情報として仮保存されるだけです。永続的な保存とは言えません。また、日報提出と同時に自動バックアップデータは初期化されます。