日報をCSVに変換してエクセルから集計や分析を行う

一般操作ガイド

たくさん溜まった日報をかんたんにCSV化できます

日報はその日の報告書のため、1件1件の報告を読むには適していますが全体的なデータを俯瞰したり、傾向を分析、集計することは出来ません。例えば各日報にある「売上高」や「廃棄数」といったデータを、月単位で集計したり値の大きい順に並べて表示するには、1ヶ月分の日報をCSVに変換し、エクセルなどの表計算ソフトを利用する流れが一般的です。

1件1件の日報をエクセルに手入力するのは時間がかかり、効率的とは言えません。MaroudのCSVエクスポート機能を使うことで集計するための日報CSVデータを、目的の期間分だけ簡単に作成できます。

日報をエクセルに書き写すのは2度手間なので無駄をカットしましょう

日報をCSV出力するまでの手順を見てみましょう

手順といってもとてもシンプルです。

  1. 日報を書く
  2. 日報をCSV出力する

実はたったこれだけ。CSV出力する日報が無いとCSVは空っぽになってしまうので、まずは日報を書いてみましょう。

手順1:日報を書くのです

スマホとタブレットの画面比較

同じ日報作成画面ですが、スマートフォンとタブレットでは表示レイアウトが変わります

今回使用する日報は即席で作ったサービス作業日報というテンプレートにしてみました。もしまだ日報テンプレートの作成がお済みでない場合は、日報テンプレートの作成を御覧ください。デフォルトで用意されているサンプルテンプレートを使ってももちろんOKです。

この日報は訪問介護サービスをイメージしてつくりました。あなたの仕事に沿って日報テンプレートを自由に作れるのでおためしあれ

ではこの日報テンプレートを使って、何件かの日報を書いたとしましょう。日報の書き方については「日報を書く」を御覧ください。

日報テンプレートの「半幅・全幅」はCSV出力時に一切影響しません。ただの見た目の問題です

手順2: CSV出力するのです

日報をCSVに変換してエクスポート

日報集計をクリックし、集計画面を出します。その画面からCSVエクスポートが可能です

手順はシンプルです。メニューから「日報の集計」をクリックしてください。集計画面では日報の自動集計が行われます。今回は自動集計ではなく日報のCSVエクスポートが目的なので、画面下部にある「CSVダウンロード」ボタンをクリックしましょう。

さて実際にダウンロードされたCSVはこんな感じです

日報をCSVエクスポートした結果の画像

A〜G列は日報の状態や日付などのヘッダー情報です。H列以降に日報本体の内容がCSV出力されています。この画像は見やすさを重視し、不要な列の一部を非表示にしています

上の画像ではすべて収まりきらないので、一部をカットしています。完全なCSVのデータを確認したいかたはこちらからCSVファイルをダウンロードできます。

CSVファイルはパソコンから使うのがおすすめです。

CSVファイルのうちA列〜G列まではシステムが利用する情報です

A列-顧客ID
日報が顧客と紐付いている際はその顧客のIDを表示。紐づきが無い場合「report」と表示
B列-顧客名
A列の顧客IDに対応する顧客名を表示。顧客と紐付いていない日報の場合は「顧客未指定」と表示
C列-提出日
日報が提出された日時を表示。提出日時は日報作成者が自由に変更できる点に注意
D列-報告者
日報を作成したスタッフの名前。スタッフ管理で設定された名前がCSVファイルに表示
E列-状態
日報の状態。「承認済」「棄却済」「審査前」の3種類
F列-組織ID
応用機能のため詳細は割愛。詳しくは顧客組織機能を参照
G列-組織名
応用機能のため詳細は割愛。詳しくは顧客組織機能を参照
H列以降
日報テンプレートに沿った内容

さてCSVファイルはエクセルで開けるので、例えばこのデータから、家事や衛生のサービス提供割合をグラフ化したい場合は、そう、簡単ですね。

日報をCSVエクスポートして円グラフをつくる

日報をCSVエクスポートして円グラフをつくってみました。集計行も自動で作成されるので範囲を選んでグラフ挿入するだけで簡単にグラフができます

日報をCSVへ変換する前のオプション設定について

最もオーソドックスなCSVダウンロードは紹介しましたが、もう少し踏み込んでCSVファイルを変形させたダウンロードについて見てみましょう。「日報のCSVファイルを最終的に何に使うのか?」この目的に応じて向き不向きな形式があり、オプションでダウンロード前に変更することができます。また、CSVに出力する日報の期間などの設定もこちらでご紹介します

設定と言ってもON・OFFのスイッチしかないから簡単だよ

CSV変換に含める日報の期間を指定する(初期設定は今月)

何も考えずに日報をCSVファイルに変換すると、そのCSVには「今月の日付」で提出された日報だけがCSVにエクスポートされます。先月・先々月のように過去の日報をCSVにエクスポートするには、「前月ボタン」などを使って期間を変更してください。また、「先月の15日〜今月の15日まで」のような変則で指定したい場合は、手動で「開始〜終了」の期間を入力します。

日報を集計する期間を変更

集計期間が変わると集計結果が変わります。それと同時にCSVに出力される日報の内容も変わります

期間を変更すると、自動集計の内容も同時に変わったことに気づくでしょう。実は日報のCSVエクスポートと日報の自動集計は同じデータを再利用しているのでこのような現象が起きます。

言い方を変えれば「日報集計」の元のデータをCSVに出力しているということです

期間を替えたらまた「日報CSVダウンロード」ボタンをクリックすれば、指定した期間内の日報が取得できていることでしょう。

集計期間は100日以内にする必要があります。
期間フィルターを使って集計、CSVファイルをサブセット化する
補助機能の一つとして、期間を細かく絞り込んでその期間の日報だけを集計、CSV出力できる機能があります

期間でサブセット化する

サブセットは新たな通信が発生しないため高速で日報の集計ができる機能です

この機能の最大の特徴は「新たな通信が発生しないため処理が爆速である」という点です。使い方はシンプルで、「期間で見る」をONにし、サブセット化したい期間をスライダーで指定するだけです。ツマミを動かすたびに集計結果がリアルタイムで変わります。

期間でなく1日単位でみたいなら「各日で見る」を使ってみましょう

CSV変換に含める日報の状態を指定する(初期設定は全て)

日報の状態は「承認済み」と「棄却済み」と「審査前」の3種類あります。初期状態ではこれら3つ全ての状態を自動集計、及びCSVエクスポートの対象となっていますが、自由に変更することができます。

日報の状態による絞り込み機能

日報の状態による絞り込みが可能。例えば棄却の日報だけをCSVに出力したい時は、「棄却」にのみチェックを入れてください

日付の指定と同様で、日報の状態による絞り込みを使うと自動集計の結果も変わります。それと同時にCSVにエクスポートされる日報の種類も変わります。

実際はエクセルのフィルターを使えばこの機能はあえて使わなくてもどうにでもできるよ

設定:選択肢(単一回答・複数回答)の列を展開してCSV化について

選択肢(単一回答)入力フォームのCSV出力形式を、「展開型」と「通常型」から選ぶことができます。切り替えスイッチはCSVダウンロードボタンのすぐそばにあります。

CSV出力前のオプション設定項目

CSV出力前のオプション設定項目

仮に、次のような「選択肢単一回答フォーム」があったとします。

CSVエクスポートのもとと生るデータの例

CSVエクスポートのもとと生るデータの例

「展開してCSV化」がONの場合は、次のようなCSVファイルが作成されます

選択肢1の各列を展開してCSV化した例

選択肢1の各列を展開してCSV化した例。集計行では各列の○の数を自動で集計します。※不要な列は非表示にしています

展開がONだと集計しやすいメリットがありますが、列数が増えてしまうデメリットもあります

「展開してCSV化」がOFFの場合は次のようなCSVが作成されます

選択肢1の項目を展開しないでCSV出力した例

選択肢1の項目を展開しないでCSV出力した例。※不要な列は非表示にしています

展開がOFFのだと列が少なく見やすいというメリットがありますが、集計にはCountIF関数などを使う必要あり

このように、CSV出力時の「列の展開」はメリット、デメリットが相関関係にあるため、目的に応じて使い分けて下さい。

CSVに変換したとき「未定義」と書かれたセルが出てくることがあります。これは「その日報が提出されたあとに追加されたフィールド」を意味しており、スタッフが怠けて空欄にしたわけではないことを予め断っておきます

設定:レートフォームの列を展開してCSV化について

レート入力フォームはショッピングサイトなどでよく見る★★☆☆☆のような星の数で評価する入力フォームです。このレートフォームも同様に、列を展開してCSV化する、または列を展開せずにCSV化することができます。

列を展開してCSVを作成すると、下図のようになります。

レート入力フォームを列を展開してCSV変換した例

レート入力フォームを列を展開してCSV変換した例

今回はレートの最大数が5だから5列追加されたけど、レートの最大数によって変わるよ

一方、列を展開しない場合は次のようなCSVが作成されます

レートフォーム。列を展開しないでCSVを作成する例

レートフォーム。列を展開しないでCSVを作成する例

集計行の結果は、星の総数となります。

設定:チェックボックスフォームの列を展開してCSV化について

チェックボックス入力フォームでは、「ON」か「OFF」のいづれかが入力されます。列の展開をONにすると、次のようなCSVが作成されます

チェックボックスの列を展開してCSV作成した例

チェックボックスの列を展開してCSV作成した例

ONの列とOFFの列に分かれてCSVが作成されている様子がわかります。

一方で、列を展開しない場合は次のようなCSVが出力されます

チェックボックスの列を展開せずにCSV出力

チェックボックスの列を展開せずにCSV出力

この例はたまたますべてONになっていますが、チェックボックスがOFFの場合は、「OFFの」という文字がCSVに出力されます。

設定:範囲入力フォームの列を展開してCSV化について

範囲入力フォームは「0〜5」などのように、最小と最大の2つを入力する入力フォームです。範囲入力フォームは自動集計に対応しておりませんが、CSV出力に置いては「列の展開」を選ぶことが可能です。

列を展開してCSVを作成した例は次のとおりです

範囲入力の列を展開してCSV作成

範囲入力の列を展開してCSV作成

一方、列を展開せずにCSVを作成すると次のようなCSVが作成されます

範囲入力の列を展開せずにCSV出力した例

範囲入力の列を展開せずにCSV出力した例

 

設定:集計行をCSVに出力する

このチェックがONの場合、CSVの最終行に集計した結果が出力されます。集計ができない項目は「集計対象外」と表示されます。

 

CSVに出力できない入力フォームについて

一部の入力フォームはCSV変換に対応しておりません。具体的には次の入力フォームはCSV出力出来ません。

これらのデータはCSVに変換する際、「CSV出力不可」という文字に置き換えられてCSV出力されます