日報をCSVに変換してエクセルから集計や分析を行う

たくさん溜まった日報をかんたんにCSV化できます

日報はその日の報告書のため、1件1件の報告を読むには適していますが全体的なデータを俯瞰したり、傾向を分析、集計することは出来ません。例えば各日報にある「売上高」や「廃棄数」といったデータを、月単位で集計したり値の大きい順に並べて表示するには、1ヶ月分の日報をCSVに変換し、エクセルなどの表計算ソフトを利用する流れが一般的です。

1件1件の日報をエクセルに手入力するのは時間がかかり、効率的とは言えません。MaroudのCSVエクスポート機能を使うことで集計するための日報CSVデータを、目的の期間分だけ簡単に作成できます。

日報をエクセルに書き写すのは2度手間なので無駄をカットしましょう

日報テンプレートを使って日報をCSV化するまでの具体的な流れをご紹介します

実際に日報をCSVにする流れは簡単です。前準備があり、日報の作成があり、最後にCSV出力という流れです。実際に1つ1つ具体的にみてみます。

前準備:日報のテンプレートを作成する(デフォルトで用意されているテンプレートでも可能です)

まず何はともあれ、日報のテンプレートがなければなりません。日報をCSVに出力すると、CSVのデータは日報のテンプレートに沿うように作成されます。

今回は例として以下のような日報テンプレートを作成しました。

今回はこの日報テンプレートを例にCSV出力までの流れをみてみます

今回はこの日報テンプレートを例にCSV出力までの流れをみてみます

もし日報テンプレートの作成手順が分からない場合は、日報テンプレートの作成をどうぞ

この日報テンプレートは次のような構造で出来ています

この日報をCSVに変換すると、提出者や提出日といった基本情報の他に、上にあげた「内容評価・保険加入状況・使用機材・所要時間・備考」の列を持ったCSVデータが作成されるという寸法です。

日報テンプレートの「半幅・全幅」はCSV出力時に一切影響しません。ただの見た目の問題です

日報テンプレートを元に何件かテストで日報を提出しましょう

日報テンプレートはあくまでも雛形であり、日報本体では有りません。そのため、実際に日報を書き、提出する必要があります。余りたくさん書くのも大変なので、今回は4件(管理者3件・テストスタッフ1件)ほど日報を作成してみました。内容はもちろん適当です。

サンプルとしてダミーの日報を何件か作成し、提出します

サンプルとしてダミーの日報を何件か作成し、提出します

日報の作成はテンプレートに沿って入力したり、一覧から選ぶだけなので簡単ですね。もし日報の提出方法を詳しく知りたい方は、「日報を作成する」のページを御覧ください。

最後に日報集計画面を開き、CSVダウンロードボタンを押します

さて、最後のステップです。メニューから「日報の集計」をクリックし、画面下に表示されている「CSVダウンロード」ボタンをクリックしましょう。

CSVダウンロード

画面は見た目の関係でタブレットとスマホを使っていますが、CSVダウンロードは通常「PC」から行うことが多いと思います。画面はイメージだと思って下さい

はい、お疲れさまでした。以上で4件の日報を1つのCSVファイルにまとめてダウンロードすることが出来ました。

CSVファイルはパソコンから使うのがおすすめです。タブレットは使いにくいからね

最後に、ダウンロードしたCSVファイルをエクセルで開いてみた様子だけ見てみましょう。

ダウンロードした日報CSVをエクセルで開いた例

ダウンロードした日報CSVをエクセルで開いた例

実際のデータもダウンロードできます。興味があればダウンロードしてみて下さい。

CSVサンプルをダウンロード

日報をCSVへ変換する前のオプション設定について

なんの設定も変えずにCSVダウンロードするまでの流れはこれまでご紹介したとおりですが、Maroudでは日報をCSVに変換する前に、いくつかの設定を変更することでCSVのファイル形状を変えることが可能です。設定は「ON」か「OFF」しかないので、簡単です。具体的に見てみましょう。

設定:選択肢(単一回答・複数回答)の列を展開してCSV化について

選択肢(単一回答)入力フォームのCSV出力形式を、「展開型」と「通常型」から選ぶことができます。切り替えスイッチはCSVダウンロードボタンのすぐそばにあります。

CSV出力前のオプション設定項目

CSV出力前のオプション設定項目

仮に、次のような「選択肢単一回答フォーム」があったとします。

CSVエクスポートのもとと生るデータの例

CSVエクスポートのもとと生るデータの例

「展開してCSV化」がONの場合は、次のようなCSVファイルが作成されます

選択肢1の各列を展開してCSV化した例

選択肢1の各列を展開してCSV化した例。集計行では各列の○の数を自動で集計します。※不要な列は非表示にしています

展開がONだと集計しやすいメリットがありますが、列数が増えてしまうデメリットもあります

「展開してCSV化」がOFFの場合は次のようなCSVが作成されます

選択肢1の項目を展開しないでCSV出力した例

選択肢1の項目を展開しないでCSV出力した例。※不要な列は非表示にしています

展開がOFFのだと列が少なく見やすいというメリットがありますが、集計には工夫が必要になります。例えばExcelのCountIF関数などを使うなど。

このように、CSV出力時の「列の展開」はメリット、デメリットが相関関係にあるため、目的に応じて使い分けて下さい。

CSVに変換したとき「未定義」と書かれたセルが出てくることがあります。これは「その日報が提出されたあとに追加されたフィールド」を意味しており、スタッフが怠けて空欄にしたわけではないことを予め断っておきます

設定:レートフォームの列を展開してCSV化について

レート入力フォームはショッピングサイトなどでよく見る★★☆☆☆のような星の数で評価する入力フォームです。このレートフォームも同様に、列を展開してCSV化する、または列を展開せずにCSV化することができます。

列を展開してCSVを作成すると、下図のようになります。

レート入力フォームを列を展開してCSV変換した例

レート入力フォームを列を展開してCSV変換した例

今回はレートの最大数が5だから5列追加されたけど、レートの最大数によって変わるよ

一方、列を展開しない場合は次のようなCSVが作成されます

レートフォーム。列を展開しないでCSVを作成する例

レートフォーム。列を展開しないでCSVを作成する例

集計行の結果は、星の総数となります。

設定:チェックボックスフォームの列を展開してCSV化について

チェックボックス入力フォームでは、「ON」か「OFF」のいづれかが入力されます。列の展開をONにすると、次のようなCSVが作成されます

チェックボックスの列を展開してCSV作成した例

チェックボックスの列を展開してCSV作成した例

ONの列とOFFの列に分かれてCSVが作成されている様子がわかります。

一方で、列を展開しない場合は次のようなCSVが出力されます

チェックボックスの列を展開せずにCSV出力

チェックボックスの列を展開せずにCSV出力

この例はたまたますべてONになっていますが、チェックボックスがOFFの場合は、「OFFの」という文字がCSVに出力されます。

設定:範囲入力フォームの列を展開してCSV化について

範囲入力は「0〜5」などのように、最小と最大の2つを入力する入力フォームです。範囲入力フォームは自動集計に対応しておりませんが、CSV出力に置いては「列の展開」を選ぶことが可能です。

列を展開してCSVを作成した例は次のとおりです

範囲入力の列を展開してCSV作成

範囲入力の列を展開してCSV作成

一方、列を展開せずにCSVを作成すると次のようなCSVが作成されます

範囲入力の列を展開せずにCSV出力した例

範囲入力の列を展開せずにCSV出力した例

 

設定:集計行をCSVに出力する

このチェックがONの場合、CSVの最終行に集計した結果が出力されます。集計ができない項目は「集計対象外」と表示されます。

CSV変換に含める期間を指定する

過去の日報全てをCSVに出力するのは結構無駄が多いため、通常は期間を区切ってCSVに変換します。デフォルトでは「今月」が選択されており、何も考えずにCSVダウンロードボタンを押すと今月分の日報がCSVに変換されてダウンロードされます。

CSVに変換する期間を変更する手順は2通りあります。

まず1つ目が、集計期間そのものの変更を行うことです。

日報の集計期間そのものを変えることで、CSVに出力される日報の期間も操作できます

日報の集計期間そのものを変えることで、CSVに出力される日報の期間も操作できます

もちろん「前月」や「次月」ボタンで切り替えてもCSV出力データが変わります

この集計期間を変えることで実際に日報をサーバからダウンロードする処理がバックグラウンドで行われるため、通常より多くの通信量を消費します。また、100日以上の期間を指定することは出来ません。

もう1つのやり方が、「集計期間のフィルター」を使うやり方です。

集計期間を手軽に変えることができます。この手順では新たな通信も発生しないため高速です

集計期間を手軽に変えることができます。この手順では新たな通信も発生しないため高速です

「期間で見る」のチェックをONにすると、スライダーが表示されます。この機能は実際に通信を行いません。すでにダウンロード済みの日報に対して、期間で絞り込みを行うため、高速な集計が可能です。スライダーで指定した期間に合致する日報だけがCSV変換の対象となります。

1日単位で見たいなら、「各日で見る」のチェックをONにしてみましょう

例えば承認済みの日報だけをCSVに出力することも可能です

日報が正式に認められ、承認されたものだけを集計したい場合も簡単です。「承認済」を含めるにチェックを入れ、それ以外の項目のチェックを外すだけです。

日報の状態によって集計・CSV出力したいに含めるかどうかを選択します

日報の状態によって集計・CSV出力したいに含めるかどうかを選択します。デフォルトではすべてONになっています

このように、日報の状態によってCSV出力に含めるかどうかを設定で切り替え可能です。また、CSV出力の中にも、その日報が「承認済み」なのか、「棄却」されたのか、それとも「審査前」なのかがわかるような列があるので、すべてCSV出力してエクセルのフィルター機能を使って切り分けるのも良いでしょう。

日報の承認状況などはCSV出力してからも確認できます

日報の承認状況などはCSV出力してからも確認できます

 

CSVに変換した日報の内容を確認する

CSVに変換した日報は日付の新しい順に並びます。Maroudでは1つの日報に付き3種類の日付データを持っていますが、CSVに変換する際に利用される日付は「スタッフが日報作成時に自由に変更できる日付」が利用されます。

さて、これまでは説明簡略のためCSVデータの一部を削除して表示していましたが、実際に一切加工をしないCSVのデータを見てみましょう

A〜G列までは日報のヘッダー情報。H列以降に日報本文が入ります

A〜G列までは日報のヘッダー情報。H列以降に日報本文が入ります

A列〜G列まではシステムが利用する情報です。

A列-顧客ID
日報が顧客と紐付いている際に、紐付いている顧客のIDを表示します。顧客と紐付いていない日報の場合は、「report」と表示されます
B列-顧客名
日報が顧客と紐付いている際に、紐付いている顧客の名前を表示します。顧客と紐付いていない日報の場合は「顧客未指定」と表示されます
C列-提出日
その日報が提出された日が表示されます。表示形式は「YYYY/MM/DD hh:mm」です。提出日や時間は日報作成者が自由に修正できるため、必ずしも本当の日時であるとは限りません。改変不可能な日付は日報詳細画面で確認できますが、CSVには出力されません
D列-報告者
その日報を作成したスタッフの名前が表示されます。名前は日報作成時に利用されているアカウントと紐づきます。同じアカウントで複数名が使い回すと同じスタッフ名しか表示されないため1ユーザ1アカウントの利用を推奨しています
E列-状態
日報の状態を表します。状態は「承認済」「棄却済」「審査前」の3種類あります
F列-組織ID
顧客組織機能(応用機能)を使い、日報と顧客組織が紐付いている際、紐付いている顧客組織IDをを表示します。応用的機能なのであまり深くは掘り下げませんが、とりあえずE列は無視しちゃっていいです
G列-組織名
E列同様、応用的な機能です。F列は無視しちゃっていいです
H列以降
ここから先は日報テンプレートのデザインに沿った内容が出力されます

CSVに出力できない入力フォームについて

一部の入力フォームはCSV変換に対応しておりません。具体的には次の入力フォームはCSV出力出来ません。

これらのデータはCSVに変換する際、「CSV出力不可」という文字に置き換えられてCSV出力されます

ダウンロードしたCSVデータを分析に活用して下さい

MaroudからダウンロードしたCSVファイルはMaroudの手を離れ、1つの独立したファイルとなりますので、自由に編集ができます。並べ替えやフィルター、Excelの関数を埋め込んだり、グラフ化、ピポットテーブル化することも自由です。

もしデータを間違えて喪失してしまった場合でも、またMaroudから再ダウンロードすることで元に戻せます。