スタッフ共有カレンダーで全員の報告書や予定を簡単に把握できます

一般操作ガイド

Maroudには簡易的な共有スケジューラ機能があります。本ページではスケジューラの機能について解説します

スタッフ全員の状況を1つのカレンダーで管理できます

Maroudのカレンダーは日報の提出状況を確認したり、各スタッフの予定を確認できるちょっと特殊なカレンダーです。まずカレンダーの外観は次のような形式をしています。

カレンダーの外観

カレンダーの外観。X軸に日付、Y軸にスタッフが配置された週間カレンダーです

横軸には日付があり、縦軸にはスタッフ名が配置されていることが確認できます。各セルには赤色や青色のアイコン、時計のアイコンなどが配置されています。これらのアイコンはそれぞれ日報や予定を表しています。アイコンについて詳しくは後述します。

また、スマートフォンからカレンダーを表示した場合は、横軸の日付が3日間分しか表示されていません。画面幅に応じて表示される日数は自動で決定しますが、あとから自由に表示日数を変更することも可能です。表示日数は最大14日間まで可能です。

実際に14日分を表示したイメージは次の通り。

カレンダーで表示可能な最大日数で表示した例

カレンダーで表示可能な最大日数で表示した例。スマホ版では1日が狭く潰れてしまう

スマホなら多くても4日が実用上の限界ラインだね

高さ変更について

カレンダー1マス1マスの高さも変更可能です。1日にたくさんの日報が提出される場合は高さを高くすると見やすくなります

カレンダーの高さを変更する

日報が1日にたくさん提出される場合は高さを高くすることで1マスにすっきり収まります

 

カレンダーの各セルに表示されるアイコンの内容について

カレンダーの各セルには大きく分けて

  • 提出された日報(カレンダーから追加出来ません。日報と連動)
  • 予定(カレンダーから追加可能)

の2つが表示されます。日報は左揃えで表示されますが、予定は右揃えで表示されます。また、予定には必ず時計アイコンが付くため、見間違える心配は有りません。

カレンダー上に表示されるのは日報と予定の2種類

カレンダー上に表示されるのは日報と予定の2種類。アイコンで簡単に見分けられます

 

カレンダーに表示される日報を読む

スタッフが提出した日報は、カレンダー上に表示されます。カレンダーに表示されているアイコンからもいろいろなことがわかります。

カレンダー上に表示される日報のアイコンの意味

カレンダー上に表示される日報のアイコンの意味

最も重要なことは「ベタ塗りアイコンは未読なので読みましょう」ということです。最初はそれだけで十分です。表示したい日報のアイコンをクリックすると、ポップアップで日報が表示されます。

カレンダーから日報を表示するとポップアップで表示されます

カレンダーから日報を表示するとポップアップで表示されます

カレンダー上に表示される日付はスタッフが指定する日付を参照しますので、必ずしもその日に提出された日報ではないことには注意してください。

日報の提出日付の指定

日報の日付には「提出日」「システム上記録された保存日」「システム上記録された上書き日」の3種類あります

カレンダー上に表示された予定を表示する

一般的にはカレンダーの用途というと、「予定の管理」になるのかなと思います。Maroudでは日報の管理がメインですが本来のカレンダーの役割である「予定の管理」も使えます。

予定はカレンダー上から追加する方法と、顧客詳細画面から追加する方法があります。予定の追加手順については後述します。

さて、登録された予定はカレンダー上にマッピングされます。

予定をクリックすると、予定がポップアップで表示されます。

カレンダー上に表示された予定の数々

カレンダー上に表示された予定の数々

予定を「完了」・「未完了」にする

すでに完了した予定は「完了」ボタンを押して完了状態にしておくと、管理しやすくなります。完了になった予定は「オレンジ色」で表示されるため、一覧からも識別しやすくなります。後述する「表示項目」から完了予定を非表示にすることも可能です

完了の結果、実際にどうなったのかを残したい場合は、「メモ」を残しましょう。

予定を削除する

予定がなくなった場合はゴミ箱アイコンをクリックし、予定を削除して下さい。複数名で共有している予定の場合、全員同時にその予定が消えます。

自分以外の予定を消すときは相手に一言連絡しましょう。

予定を変更する

登録している予定の内容が変更になった場合は予定を修正します。修正したい予定を表示し、鉛筆ボタンをクリックすることで修正ができます。大幅に内容が変わる場合は、一度その予定を削除して改めて作り直しても良いです。

自分以外の予定を修正すると、当該スタッフに対して通知が発行されます。

予定を追加する

カレンダーの各マスにある「+」ボタンをクリックすると予定登録画面が表示されます。

カレンダー画面から予定を追加する

カレンダー画面から予定を追加する

各マスの「+」ボタンによって、自動で「担当者名」と「予定の日付」がセットされますので、それ以外の項目をかきあげていきましょう。各項目の詳細な解説は次のとおりです

  • 顧客名
    • 顧客に関する予定の場合、顧客を登録することで、予定と顧客がひも付きます。顧客のない予定(社内会議など)の場合は、顧客名を空欄にしておきます
  • 担当者
    • この予定の担当となるスタッフを指定できます。デフォルトでクリックした行のスタッフが登録されます。担当者は複数名指定可能です。複数名指定すると、指定されたスタッフ全員のスケジューラに同じ予定が表示されます。同じ予定なので、後述する「予定を完了にする」や、予定を削除すると担当者全員の予定が連動して変化します
  • 日付と時刻
    • 日付はクリックした列によって自動で登録されます。時刻は00:00がデフォルトで登録されます。同日に予定が複数ある場合は、時刻の順に並びます。
  • タイトル
    • スケジューラ上に表示される予定の見出しです。一覧で確認できるため、明瞭でわかりやすい名前をつけると、管理がしやすくなります。
  • 本文
    • スケジューラ上には表示されません。スケジューラ上の予定を押下したときに初めて表示されます。不要であれば空欄にしておきます

予定の入力が完了したら「登録」ボタンを押してください。

カレンダーからの予定追加の他に、顧客詳細表示画面から予定を追加することもできます。

顧客詳細画面から予定を追加する

顧客詳細画面から予定を追加する

もちろん、顧客詳細画面から追加した予定もカレンダー上に表示されます

 

カレンダーに表示する項目の設定

スケジューラの1つ1つのマス目に表示する項目は次のとおりです

  • 未完了予定
  • 完了済みの予定
  • レポート

これらの表示項目は任意に表示、非表示を切り替えることが可能です。「表示項目」ボタンを押下して設定を変更してください。

表示する項目を設定する

表示する項目を設定する

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