顧客とのやり取りを確認する
顧客とのやりとりは業種によって、程度の差はあれど、必ずひつようになることでしょう。顧客とのやり取りをいかに効率よく残すのかが問題です。
顧客の管理：誰が、いつ、何をしたのか？を効率よく管理しよう
得意先との打ち合わせ、常連のお客さんとのやり取り、訪問介護した際に行ったサービス（役務）の内容など、業種は違いますが顧客とのやり取りは常に発生します。
やり取りの内容を手記に残したり、議事録や日報に残して管理していることでしょう。メールのやりとりであればメールがそのまま履歴にもなります。
例えばMaroudだとこんな感じになります
多くの企業では何かしらの形で顧客とのやり取りをすでに残しているはずです。少し古い「紙による管理」かもしれません。
あるいは、各スタッフに一任してそれこそスタッフの「手記」という形で、担当のスタッフだけが分かれば良い状態で管理されているかもしれません。
属人化を防ぎ、顧客情報の共有と効率的な応対履歴の管理を目指しましょう
属人化を防ぐことは重要です。そのスタッフに完全依存することになり、万が一そのスタッフが怪我をしたり、病気に掛かるとそれだけで顧客とのやり取りが把握できなくなります。
属人化を防ぐのに必要なことは情報の共有です。顧客とのやり取りをすべて見える化し、全スタッフが閲覧できれば情報を広く共有できるようになります。
「顧客とのやり取り＝日報」です。日報を書くことで顧客とのやり取りが蓄積されていきます。
蓄積された日報は社内のスタッフがスマホやタブレットからいつでも見たり、コメントを残したりできます。
顧客との応対履歴を実際に確認してみましょう
日報を作成する際に、対応する顧客をセットして日報を作成すると、日報なのですが顧客と紐付いた形で保存されます。
日報と顧客の紐付け方法にはいくつかやり方があります。「顧客リストから日報を作成する」を参照してください。
履歴確認ボタンをクリックすると、選択した顧客の詳細情報と予定、そして過去の日報（紐付けられているもの）が表示されます。
顧客詳細を開くと、最初は直近20件までの紐付けられた日報が表示されます。これはどれだけ昔の日報であっても、新しい日付順に10件まで表示されます。
「前月」ボタンをクリックすると月表示モードへ切り替わり、表示月の日報がすべて表示されます。
顧客とのやり取りである日報は折り畳まれて表示されます。内容を確認したいときは、日報をクリックしてください。
日報テンプレートの絞り込みをするとグラフ表示が有効になります
顧客の履歴を確認する、デフォルトでは日報テンプレートによる絞り込みは無しで表示されます。
顧客とのやり取りを見落としなくチェックするには、すべての日報テンプレートを表示したほうが確実です。
しかし日報テンプレートを1種類に絞り込むと、過去のデータを元に集計可能な項目は自動でグラフ、データテーブル化されるため、この機能もぜひ活用してみてください。
顧客の詳細表示を閉じる
画面右上の閉じるボタンをクリックすることで、顧客一覧画面へ切り替わります。
閉じると顧客リストの画面に戻りますが、詳細表示ボタンの色が白抜きに変わっていることに気づくと思います。
白抜きは一度開いたことを意味する目印です。なおこの目印は永続的ではなく、一度画面を切り替えたり、アプリを再起動するとクリアされます。
その他の顧客応対履歴を確認する方法
顧客の応対履歴を確認する方法は「顧客一覧」以外のやり方もあります。
顧客一覧はすべての顧客データが登録されるため、顧客数が多いと目的の顧客を探すのが大変です。他のやり方についても確認してみましょう
マイリストから顧客の応対履歴を確認する
マイリストとは、顧客リストから一部の顧客だけを抜き出した顧客リストの補助簿です。
顧客リストの補助簿なので使い方はほとんど同じです。もちろん、マイリストから顧客の履歴を確認することもできます
日報を作成しながら過去の応対履歴を確認する
日報作成時にも過去の応対履歴を確認できます。
この機能は、選択中の日報テンプレートで絞り込まれた状態で履歴を表示する点に注意してください。
どちらかといえば、同じテンプレートで前回何を書いたのかを調べる際に使います。
例えば「サービス作業日報」を作成中に「過去の推移を見る」をクリックすると、「サービス作業日報」で絞り込まれた状態で応対履歴が表示されます
