顧客1人の応対履歴を確認する

 

「最後の接客はいつだっけ?」「前回の担当者はだれだっけ?」「以前提案した内容の反応はどうだったっけ?」

こんな事にならないように、顧客の応対履歴を残していく必要があります。応対履歴の残し方は「報告書の作成」を御覧ください。

本ページではこれまで蓄積してきた「顧客とのやりとり」を時系列で確認する手順についてまとめています。

訪問見回りサービスを例に解説します

顧客との応対履歴を残すのは継続性がある業務に向いています。そのため、顧客との応対履歴をここでは「訪問見回りサービス」を例としていますが、美容室やネイルサロンはもちろん、一般的なビジネス社会でも利用できるので、「自社の場合」にイメージを置き換えて見て下さい

顧客リストから1名の顧客を詳細表示する

顧客リストを表示する

顧客リストを表示し、詳細表示ボタンをクリックすると顧客の詳しい情報を確認出来ます

メニューから「顧客一覧」をクリックすると、現在登録されている顧客が一覧で表示されます。たくさんある場合は目的の顧客を探すのが大変ですので、顧客の検索機能や、マイリスト機能を活用して下さい。

マイリスト機能は顧客ごとに担当者が決まっている場合に便利です。自分だけの顧客補助簿をつくれるのでぜひご活用下さい

表示したい顧客の「詳細表示ボタン」(グラフアイコン)をクリックすると、顧客の応対履歴が一覧で表示されます

顧客の応対履歴を詳細表示する

顧客の応対履歴の他、予定情報も同時に表示されます

左側には「予定」右側には「応対履歴」が表示されています。上図の例では、予定が1件と、「訪問介護記録」の応対履歴が1件、「家族対応」の応対履歴が2件確認出来ます。

応対履歴の並び順は「提出日付順(報告者が指定した日付)」となります。報告書一覧表示では「最終更新日付順」なので、基準となる日付が異なる点は少し注意が必要です。

デフォルトでは提出日付を基準に直近20件の応対履歴が表示されます。更に古い応対履歴を表示する際は、画面左上の「前月」ボタンをクリックして下さい。

前月ボタンを押すと「日付絞り込みモード」に切り替わり、月単位で報告書が表示されるようになります

 

応対履歴を展開表示する

デフォルトでは応対履歴が折りたたまれた状態で表示されています。応対履歴をクリックすると展開表示されます。また「すべて展開」ボタンをクリックするとすべての応対履歴が展開表示されます。

折りたたまれた報告書を展開表示する

折りたたまれた報告書を展開表示した様子。詳細な報告内容が確認できる

テンプレートによる絞り込みと応対履歴のグラフ化

テンプレートによる絞り込み

テンプレートによる絞り込みをすると、自動でグラフ化、データテーブル化が行われます。集計項目がない場合は表示されません

テンプレートによる絞り込みを行うと、当該テンプレートに含まれる集対象項目を抽出し、自動でグラフとデータテーブルが作成されます。

上図では、「家族対応」というテンプレートを選択し、「打ち合わせ時間」と「相談ポイント」の2つが集計対象としてグラフ化・テーブル化されている様子がわかります。

集計の対象とそれ以外の対象

文字や画像は集計されません。数値として扱えるものは集計の対象になります。

顧客単位でこのようなデータの推移を確認できます。グラフとデータテーブルは左側ほど古く、右に行くに連れて最新のデータになります。顧客ごとにポイント計算をするときでも、専用の機器を導入することなくポイント管理ができます。

応対履歴を残しつつ、ポイント管理が出来たら一石二鳥ですねっ

合計を出す場合は・・・

集計項目のデータ推移を表示することはできますが、集計項目の「合計値」はここから表示されません。集計の合計を表示したい場合は、「報告書の集計」という専門の機能があるのでそちらをご利用下さい。

集計機能をつかって合計値を出す

顧客詳細ではなく、「報告書集計」という集計専用機能があります。

 

更に過去の応対履歴を見る

デフォルトでは直近20件の報告書が表示されるのは前述のとおりですが、更に古い報告書を表示する際は画面左上の「前月」ボタンをクリックして下さい。1度押すと「月絞り込みモード」となり、1ヶ月単位で表示されるようになります

ページネーションで過去の応対履歴を確認する

ページネーションで過去の応対履歴を確認する

 

顧客一覧画面へ戻る

画面右上の閉じるボタンをクリックすることで、顧客一覧画面へ切り替わります。

顧客一覧画面へ戻る

顧客一覧画面へ戻る

顧客詳細を表示した顧客は、ボタンの色が白色に変化します。これは一度表示したことを示す目印として活用してください。

白色ボタンは画面を切り替えるとリセットされます。ずっと白色になるわけではありません。

 

その他の顧客応対履歴を確認する方法

顧客の応対履歴を確認する方法は「顧客一覧」以外のやり方もあります。顧客一覧はすべての顧客データが登録されるため、顧客数が多いと目的の顧客を探すのが大変です。他のやり方についても確認してみましょう

マイリストから顧客応対履歴を確認する

マイリストを使えば自分がよく利用する顧客だけを集めて顧客補助簿が作成できます。マイリストに登録された顧客から、応対履歴を確認するにはマイリストを開き、詳細ボタンをクリックします

マイリストから応対履歴を確認する

マイリストから応対履歴を確認する

報告書を作成しながら過去の応対履歴を確認する

今回の応対報告書を作成中に前回の応対内容を調べたいときは、顧客名の下にある「過去の推移を見る」ボタンをクリックします。

報告書の作成中に過去の応対履歴を確認する

顧客が選択されていればこのボタンが表示されます

「過去の推移を見る」ボタンは対象顧客が選択されているときにのみ表示されます。顧客未指定の場合はこのボタンが出てきませんので注意して下さい。