提出された日報を読む・承認する

一般操作ガイド

スタッフが作成した日報を読んでみましょう。日報を表示するには「日報一覧」から読む方法と、「カレンダー」から読む方法があります。カレンダーから読む方法はカレンダーの使い方を参照してください。

日報一覧から日報を読む

メニューから「日報一覧」をクリックします。

日報受信ボックスを表示する

タブレットやPCでは左にあるメニューから「日報一覧」をクリックします。スマホの場合はメニューが非常になっているため、先にメニューを手動で表示する必要があります

日報は、「提出された順(最終保存日時)」に並んでいます。日報提出時に指定できる日付では有りません。

1つ1つの日報はすべて折りたたまれた状態で表示されていますが、「全部展開」ボタンをクリックするとすべて開いた状態で表示できます。日報一覧では、テンプレートによる絞り込みや、タグによる絞り込み、日付による絞り込みが可能です。

それでは任意の日報を開いてみましょう。表示したい日報をクリックします

日報の見出しをクリックで展開表示する

日報を1つクリックすると展開され、詳細な内容が確認できます。

このように、日報をクリックすると折り畳まれた日報が展開されて表示され、日報を読むことができます。さて、日報を読んだあとのアクションとして色々あります。日報を承認したり、日報にコメントを付けたり、あるいは印刷したり・・・

それぞれのアクションについて詳しく解説します

日報ステータスの変更【日報の承認と棄却について】

スタッフが作成した日報を承認することで、その日報はロックされます。日報を承認できるのは、「マネージャ権限」以上のスタッフだけです。マネージャが複数人いる場合は、いづれか1名が承認すれば良い仕組みになっています。

さて、日報を表示するとマネージャの画面では「承認」と「棄却」のボタンが確認できます。

承認・棄却ボタンの表示

スタッフの権限がマネージャ以上の場合に限り、日報の承認・棄却が可能になります。

マネージャ以上なので、もちろん管理者も承認が可能です。
逆に、「メンバー」「ライター」「ゲスト」は承認・棄却ボタンが表示されません。そもそもゲストは日報を読むことすらできません。詳しくはスタッフアカウントの管理を御覧ください

日報を承認する

日報が承認されると、その日報はロックされます。日報をロックすることで、誤った修正や悪意のある改ざん行為をある程度防ぐことができます。また、日報作成者に対して「承認された」旨の通知が発行されます。
実際に承認ロックされた日報は次のように表示されます

承認された日報はロックされます

ロックされた日報は「修正」や「削除」ができなくなります。コピーやPDF作成などはロックされても操作可能です。また、コメントの追加も可能です

日報の修正を許容しないスタイルであれば、テンプレート設定の「日報作成と同時にロックする」を有効にすることも検討してみましょう。

もう一度承認ボタンをクリックすると解除できるよ

日報を棄却する

また、日報を棄却する際は「棄却」ボタンをクリックします。棄却時に棄却理由を入力できます。

棄却された日報

棄却された日報はロックされません。修正して提出し直しましょう。修正はオーナー以外でも行うことができますが、その際はオーナーに代理修正された旨の通知が届きます

棄却されたあとの日報はどうするの?
棄却された日報は、日報作成者に通知が発行されるので日報作成者が責任を持って修正しましょう。修正された日報は日報一覧の一番上に上がってきますので、修正後に再度承認・棄却を行うことになります。

日報棄却の通知例

日報棄却の通知例。ボタンをクリックすると棄却された日報がポップアップで表示されます。

なお、日報作成者の権限がゲストの場合、通知も使えない上に自分の書いた日報を読むこともできないので修正できません。この場合は代理でどなたかが修正してあげましょう。

「承認済」や「棄却済」は日報の集計にも影響します

日報の集計機能では「承認を含める」や「棄却を含める」といった集計の絞り込みができるので、日報の状態は日報の集計にも少し影響します。(デフォルトではすべて含むため影響はありませんが)

日報の状態に応じて集計対象を切り替える

承認済みの日報だけ集計する。といったことも設定でかんたんに切り替え可能です

日報集計機能について更に詳しい情報は「日報を集計する」を御覧ください。

日報を既読にする

マネージャ権限以上のスタッフは「承認」と「棄却」ボタンが表示されますが、それ以外のスタッフは承認棄却ボタンの代わりに「既読」ボタンが表示されます。既読とは「読んだよー」のサインです。

未読の日報を既読に変更する

未読の日報を既読に変更するには、「既読にする」ボタンをクリックします。また、カレンダーからポップアップで日報を表示すると既読は自動で付きます

「既読にする」ボタンを押してみましょう。次のような変化が起こります

日報を既読にすると起こる変化について

既読にすると、既読リストに名前が追加され、既読ボタンが非表示になります。日報見出しにもチェックマークが入ります

まだ読んでいない日報は「既読」ボタンが表示されていますので、既読ボタンを押します。するとその日報は「既読」となります。

既読は自動で付くこともあります
自分が書いた日報は無条件で「既読状態」になります。また承認や棄却をしたスタッフも自動で既読扱いとなります。カレンダーから日報を表示する際はポップアップで表示されるので、カレンダーから開いたときも自動で既読が付きます。既読を解除するには「細かい情報」をクリックし、その中にある「既読を解除」ボタンをクリックしてください。

日報に対してコメントを書き込む

承認と棄却はマネージャ権限が必要でしたが、日報に対してコメントを残すことは日報を読める権限があれば誰でも自由に書き込みできます。

日報閲覧画面にある「コメント」ボタンをクリックしてコメントを書き込みましょう。

日報に対してコメントを書き込みます

コメントは日報がロックされていても作成できます。コメントは日報オーナーに対して通知が届きます

コメントを書くと日報画面にコメントが表示されます。コメントを書いたスタッフの名前、コメントを書き込んだ時刻も合わせて記載されます。また、日報作成者に対してコメントが作成された旨の通知が発行されます。

日報に対してタグをセットする

タグとは日報につけることができる目印のようなものです。「重要」や「要確認」「印刷済み」など、タグは自由に作成し自由に日報へつけることができます。

日報にタグを付けて管理する

日報にタグを付けることができます。見出しにもタグが表示されるため、目印として活用する他、タグによる検索なども可能となります

タグは折り畳まれた状態の日報からも確認できるので、目立ちます。またタグによる絞り込み検索も可能です。

タグは色の変更や内容の変更、削除が自由に行なえます。詳しくは「タグの管理」を御覧ください。

日報が承認ロックされたらタグを新たに付けたり、外したりできないよ

 

日報に対するその他のアクションについて

この他にも日報に対して様々なアクションを行うことができます。詳しく見てみましょう

日報を削除する

日報の削除

日報の削除は日報が承認される前に行う必要があります。承認後は日報の削除ができなくなります。

誤って作成した日報は削除ボタンから削除することができます。日報の削除は権限によって制限があります。

管理者マネージャ
承認されていても承認の解除ができるため、事実上自由に削除が可能
メンバー権限
自分以外の日報も承認前である場合は削除が可能
ライター権限
自分の日報で承認前のみ削除が可能(自分以外の日報がそもそも読めない)
ゲスト権限
日報提出専用のアカウントのため、そもそも削除不可

また、自分以外の日報を削除した場合、削除された日報のオーナーに対して通知が発行されます

 

日報を必要に応じて、PDFに変換することができます。PDFに出力した日報はE-mailに添付したり、印刷したりと様々な利用が可能となります。

日報をPDFに変換してダウンロードする

表示中の日報をPDFに変換できます。

実際にPDF化された日報はこんなイメージです

日報をPDFに変換したデータイメージ

日報をPDFに変換したデータイメージ。写真やイラストもPDFに含めることが可能ですが、ファイルに関してはPDFに含めることができません。

MaroudからPDF出力されたデータはこちらからダウンロードして確認できます。

日報の顛末を書く【日報のスレッド化】

表示中の日報に対する続きの報告が書きたい場合があるかもしれません。日報は1通1通が独立していますが、日報と日報を紐付けて時系列に日報を追えるようにするには、「日報の顛末」機能を使います。

日報の顛末を書く機能

顛末はその日報の続きのことです。顛末から新たに日報を作成することで、新旧の日報に繋がりが作成されます

「顛末を書く」をクリックすると、日報の新規作成画面(テンプレート選択)へ切り替わります。

日報の顛末を作成する-2

顛末となる日報のテンプレートを選択します。

顛末に使用する日報テンプレートを選択し、通常の手順で日報を作成すると、その作成された日報は顛末として、顛末元の日報に対するリンクを持った状態で作成されることになります。

日報の顛末を書く機能

顛末として作成された日報は、顛末の元となった日報へのリンクボタンが表示されます。このリンクをたどることで時系列に報告を把握できるようになります

顛末についての詳しい説明は日報作成のページにて解説しておりますので、詳しくは「日報作成【顛末を書く】」を御覧ください。

日報を修正する

承認される前の日報であれば修正することができます。あるいは「棄却された日報」の場合も日報を修正する必要があります。修正するには修正したい日報を開き「修正」ボタンをクリックします。

日報を修正する

承認される前の日報であれば内容を修正することが可能です。修正後は日報リストの一番上に上がってきます

その後は日報作成画面(修正モード)へ切り替わるので、必要な修正事項を修正の上、再提出します。日報の修正については「日報作成【日報を修正する】」で詳しく解説しています。また、日報の削除についても同様に「日報作成【不要な日報を削除】」に記載がありますのでそちらを参照してください。

代理修正について
承認前の日報であれば、自分が書いた日報以外も修正できます。しかし自分以外の日報を修正する行為はトラブルの原因にもなりかねないので、極力利用を控えるようにしてください。代理修正されたオーナーには通知が発行されますので、自分の日報が書き換えられたことがわかるようになっています。

日報をコピーして新規作成する

同じ内容で日報を新規作成する際は、コピー新規作成を使います。

日報のコピー新規作成機能

コピー新規作成はその名の通り、日報をコピーして新しい日報を作成する機能です。

コピー新規作成を押すと、表示中の日報と同じ内容がコピーされた状態で新規作成画面に切り替わります。

日報のコピーは制限がなく、承認されていても、自分以外の日報であっても、自由にコピー新規作成が可能です。

また、コピーの際、提出日だけはコピーされず、コピーした現在時刻になります。

権限が「ライター」と「ゲスト」の場合は日報閲覧に制限があります

これまでご紹介した例はすべてスタッフの権限が「メンバー」「マネージャ」「管理者」の場合です。承認・棄却ボタンはメンバー権限には表示されませんが、それ以外は同じ画面構成です。

スタッフの権限が「ライター」の場合、画面は次のようになり、自分の書いた日報以外は表示されなくなります

スタッフの権限が「ライター」の場合

ライター権限は自分の日報しか閲覧出来ません。

また、権限が「ゲスト」の場合は、自分の書いた日報にすらアクセス出来ません。

権限がゲストの画面例

ゲスト権限では日報作成以外ほとんど何も出来ません。日報一覧も表示不可能です

カレンダーから日報を読む

日報はカレンダーからも閲覧できます。カレンダーの便利なポイントは、スタッフ毎、日付ごとに日報が表示されるため、未提出のスタッフをいち早く発見出来たり、既読、未読の状況が色違いで表示されるため見落としを防ぐ効果があります。

カレンダーを表示するには、メニューから「共有カレンダー」をクリックします。

日報をカレンダーから確認する

日報をカレンダーから確認する

カレンダーが表示されました。横軸にスタッフ名、縦軸に日付のレイアウトをしたカレンダーです。

日報は通常、塗りつぶされたボタンで表示されます。(ボタンの色は日報テンプレートの色と一致します)一度日報をクリックすると自動で既読になります。既読された日報は「白抜きのボタン」として表示されます

自分が書いた日報は提出と同時に自動で「既読」になります。だから自分のカレンダー行は通常、全部白抜き状態になります

読みたい日報をクリックすることで、日報がポップアップで表示されます。日報一覧の場合と少し表示のされ方が違いますね。

カレンダーから日報をタップするとポップアップで日報が表示される

カレンダーから日報をタップするとポップアップで日報が表示される

カレンダーから日報を表示すると、自動で「既読」サインが発行されるため、日報一覧のように手動で既読ボタンを押す必要が有りません。
また、カレンダーではこの他にも簡易集計機能や、予定管理などの機能もあります。詳しくはカレンダーの説明ページを参照して下さい。