スタッフが作成した日報を読んでみましょう。日報を表示するには「日報一覧」から読む方法と、「カレンダー」から読む方法があります。
日報一覧から日報を読む手順
メニューから「日報一覧」をクリックします。
タブレットやPCでは左にあるメニューから「日報一覧」をクリックします。スマホの場合はメニューが非常になっているため、先にメニューを手動で表示する必要があります
日報は、「提出された順」に並んでいます。日報提出時に指定できる日付は並び順に影響を与えません。
日報の提出日は作成時に指定できるけど、それは無視して提出された順に並ぶからねっ
1つ1つの日報はすべて折りたたまれた状態で表示されていますが、「全部展開」ボタンをクリックするとすべて開いた状態で表示できます。日報一覧では、テンプレートによる絞り込みや、タグによる絞り込み、日付による絞り込みが可能です。
それでは任意の日報を開いてみましょう。表示したい日報をクリックします
管理者・マネージャの権限があるスタッフは日報に対して承認・棄却をすることが可能です
- 承認するボタン
- 日報を承認するとその日報はロックされます。ロックすると「コピー・修正・削除・タグの追加削除・メモの追加削除」ができなくなります。承認できるのは「管理者・マネージャ」のみです。もう一度承認ボタンを押すとロックが解除され、未承認の状態に戻ります
- 棄却するボタン
- 日報に不備がある場合は修正を促すために棄却して下さい。棄却ボタンを押すと、棄却理由を書く欄が表示されます。空欄でも可能ですができるだけわかりやすく不備の理由を書くようにして下さい。棄却の通知は日報作成者に対して発行されますが、日報作成者の権限が「ゲスト」の場合、ゲストは自分の日報も閲覧できないため修正出来ません。
- プリンターアイコン
- 表示中の日報を印刷できます。新しいウインドウが表示され、印刷ボタンをクリックすることで印刷が開始されます。
- 共有ボタン
- 表示中の日報へ直接アクセスできるURLがクリップボードにコピーされます。なお文章の表示にはMaroudへのログインが必須です。社外の人にURLを送っても、アクセス権限が足りないため表示できません。
- 顛末を書く
- 新しい日報の作成画面に切り替わります。そこで作成する日報は現在の日報の「続報」としてマークされ、前の日報へのリンクが自動で埋め込まれます。
- 既読・既読を解除
- すでに読んだ日報を未読にしたり、未読の日報を既読にしたりできます。既読にすると「既読者」に名前が追加されます
- メモ・コメント
- その日報に対してメモやコメントを残すことができます。コメントすると日報のオーナーに通知が発行されます。
- タグ
- 日報にタグを追加できます。タグの種類は設定画面から自由に追加、削除できます。
また、日報画面右上にある「Menu」をクリックすると、以下の３つの項目が表示されます。
日報をコピーしたり、修正するにはメニューを開いて下さい
- 修正
- ロックされていない日報であれば修正できます。修正は日報のオーナー以外でも可能です。自身以外の日報を修正すると、日報オーナーに通知が発行されます
- 削除
- ロックされていない日報であれば削除できます。削除は日報のオーナー以外でも可能です。自身以外の日報を削除すると、日報オーナーに通知が発行されます
- コピーして新規作成
- 日報の内容を複製して新規に作成します。コピーして新規作成は日報のオーナー以外でも可能です。なおコピー新規作成の場合は日報オーナーに通知が発行されません。
- コピーの際、署名パーツのデータは複製されません。
- 注意！写真やファイルもコピーできますが、写真やファイルを再セットしない限り、同じデータを参照するため、コピー元やコピー先の日報を削除すると、もう一方の写真やファイルも一緒に削除されます。
権限が「ライター」と「ゲスト」の場合は日報閲覧に制限があります
これまでご紹介した例はすべてスタッフの権限が「メンバー」「マネージャ」「管理者」の場合です。承認・棄却ボタンはメンバー権限には表示されませんが、それ以外は同じ画面構成です。
スタッフの権限が「ライター」の場合、画面は次のようになり、自分の書いた日報以外は表示されなくなります
ライター権限は自分の日報しか閲覧出来ません。
また、権限が「ゲスト」の場合は、自分の書いた日報にすらアクセス出来ません。
ゲスト権限では日報作成以外ほとんど何も出来ません。日報一覧も表示不可能です
日報を承認する
日報が承認されると、その日報はロックされます。日報をロックすることで、誤った修正や悪意のある改ざん行為をある程度防ぐことができます。しかしその一方で誤字脱字といった修正も行えないため、一定のルールを社内で決めてロック機能を活用する必要があります。実際にロックされた日報は次のように表示されます
日報の編集ロック画面。鍵アイコンが付き、ロック中であることが一覧から確認できます
もう一度承認ボタンをクリックすると解除できるよ
なおロック中でも印刷ボタンや、日報に対する顛末の作成は可能です。また、過去の日報を改ざん目的で修正したとしても、日報一覧の一番上に修正された日報が上がってきますので、悪意のある改ざんは比較的見つけやすくなっています。
日報の並び順は「更新日付順」だから一番上に上がってくるのです
日報の修正を許容しないスタイルであれば、テンプレート設定の「日報作成と同時にロックする」を有効にすることも検討してみましょう。
日報の集計も「承認済のみ」や「棄却済のみ」のような絞り込みが可能です
日報の承認・棄却は集計機能においても少し影響します。集計は
- 「承認済」の日報を集計に含める
- 「棄却済」の日報を集計に含める
- 「審査前」の日報を集計に含める
の３種類を任意に切り替えできます。デフォルトではすべてのチェックがONになっていますが、例えば承認された日報だけを集計したい場合は「棄却済」と「審査前」のチェックを外すことで承認済みの日報だけを集計することが可能です。
承認済みの日報だけ集計する。といったことも設定でかんたんに切り替え可能です
この例だと築年数とかは集計する必要があまりないですね。こういう項目は集計除外することも可能です。
日報集計機能について更に詳しい情報は「日報を集計する」を御覧ください。
カレンダーから日報を読む
日報はカレンダーからも閲覧できます。カレンダーの便利なポイントは、スタッフ毎、日付ごとに日報が表示されるため、未提出のスタッフをいち早く発見出来たり、既読、未読の状況が色違いで表示されるため見落としを防ぐ効果があります。
カレンダーを表示するには、メニューから「共有カレンダー」をクリックします。
日報をカレンダーから確認する
カレンダーが表示されました。横軸にスタッフ名、縦軸に日付のレイアウトをしたカレンダーです。
日報は通常、塗りつぶされたボタンで表示されます。（ボタンの色は日報テンプレートの色と一致します）一度日報をクリックすると自動で既読になります。既読された日報は「白抜きのボタン」として表示されます
自分が書いた日報は提出と同時に自動で「既読」になります。だから自分のカレンダー行は通常、全部白抜き状態になります
読みたい日報をクリックすることで、日報がポップアップで表示されます。日報一覧の場合と少し表示のされ方が違いますね。
カレンダーから日報をタップするとポップアップで日報が表示される