日報の下書き機能について
日報を一度に書き上げられないときは、一旦下書き保存しておき、あとから清書できます。
日報を最後まで書き上げる時間がないときは下書きで一時保存できます
日報を一度に書き上げる必要はありません。時間的な余裕がないときや、急の仕事が入った際は書きかけの日報を「下書き」の状態で保存しておき、あとから書き上げることができます。
日報を下書きで保存するには、日報作成画面で「下書き」にチェックを入れて保存ボタンをクリックします。
これで日報が「下書き」の状態で保存されました。
日報作成中は自動保存が機能しますが、自動保存は「端末上に一時的に保存する」もので、他の端末から続きを書くことは出来ません。
自動保存はフリーズなど不慮のアクシデントが発生したときの一種の安全装置と捉えてください
一方で「下書き」はサーバ上に保存されるため、他の端末などからログインして続きを引き継ぐことが可能です
もちろん、集計結果にも下書きの内容は反映されません。
下書きの日報を書き上げて提出する
下書きで保存された日報は、メニュー「下書き管理」から確認することができます。
下書き保存した順に下書きの日報が折り畳まれて表示されています。折り畳まれた日報をクリックすると展開され、下書き中の日報を詳細に確認できます。
展開した日報の中にある「書き上げる」ボタンをクリックしてください。日報作成画面へ切り替わります。
書きかけの日報を仕上げて、最後に画面右下の「登録」ボタンをクリックしましょう。これで日報が下書きから清書の状態になりました。
下書きの日報から清書された日報へなることで起こるいろいろな変化
晴れて下書きが正式な日報として提出されました。下書きではなくなった日報は、他のスタッフも読むことができるようになります。主な変化としては
- 下書き管理から先ほどの日報が消える
- 日報一覧画面の一番上に表示される
- カレンダー上に日報のアイコンが追加される
- 日報の集計機能で集計の対象となる
- 日報のCSVエクスポートで出力の対象となる
といったことがおきます。
下書き中の日報を削除したりコピーしたりできます
下書きの日報がそもそも不要になることもあります。不要になった下書きの日報は、削除したい日報の「メニュー」を開き、「削除」をクリックしてください。
下書きの日報を自分専用の日報テンプレートとして使う
下書きの日報をベースに新規で日報を作成することもできます。わかりやすく表現すれば「下書き日報のコピー」です。
現在の下書きの日報をそのまま残しつつ、内容をコピーして新規に提出したい際に便利な機能です。
このやり方を使えば、下書き管理から下書きの日報が消えず、それでいて１通の日報を新規作成できます。
毎回１から入力するのが大変な場合は、下書きの日報をコピーして使い回す事もできるので是非活用してみてください。
【番外編】一度提出した日報を下書きにする
一度提出した日報を下書きに変更することはできるのでしょうか？日報が「承認される前」であれば下書きに切り替えることができます。
修正ボタンをクリックすると、日報の編集画面へ移りますので、そこで「下書き」にチェックを入れた上で、保存をします。
これで提出した日報が下書きへ変わりました。提出済みの日報は削除され、下書きが新規作成されます。
下書きにすることでデータベース上からその日報が消えるため、「承認」や「コメント」をしても「データが見つかりません」というエラーが発生します。
無用な混乱を避けるためにも、一度提出した日報を下書きにするのは必要最小限に留めてください。
日報の修正は権限が「カレンダー」以上であれば、他人の日報に対しても修正が可能です。しかし自分以外が書いた日報を下書きにすることは出来ません。
