顧客・日報のデータを一括で削除する

一般操作ガイド

日報のデータや顧客のデータは基本的に蓄積されていくものですが、事情によってまとめて削除したい場合があるかもしれません。この章では不要な日報・顧客のデータを一括で削除する手順について解説しています。

一括削除は大きな影響を与えるため、管理者権限が必要です

誰でも自由にデータを一括削除されるのはまずいので、この操作が行えるのはルームに1名しか存在しない「管理者権限」に限ります。この一括削除では、「顧客データ」「顧客組織のデータ」「日報のデータ」「スケジュールデータ」をまとめて削除できます。

特に無料プランではデータ容量に上限があるため、容量が逼迫してきたときは不要なデータを削除することで空きスペースを確保できます。

一括削除をするには、メニューから「設定」をクリックし、「一括削除」をクリックします。

顧客・日報・予定の一括削除機能について

一括削除はまとめてデータを削除できます。この実行には管理者権限が必要です

一括削除画面が表示されました。主な操作手順は次のとおりです

  1. 削除するカテゴリー(日報・予定・顧客)を選択する
  2. 対象の登録された日付で絞り込み表示が行われる
  3. 削除したいデータにチェックし、削除ボタンを押す

それでは、具体的に見ていきましょう

削除したいカテゴリーを選択する

削除したいカテゴリーをを選んでください。「顧客・予定・日報」から選択できます。
(※顧客組織機能が有効の場合は顧客組織も選択肢に加わります)

削除したい対象のカテゴリーを選択します

削除したい対象のカテゴリーを選択します。顧客・日報・予定から選択してください

上の図は、顧客を一括削除に選んだ例です。顧客を選んだ場合は、顧客名と検索用キーワード、そしてMaroudに登録された日付が表示されます。

一覧表に表示される形式は選ぶカテゴリーによって若干変化します。例えば一括削除のカテゴリーを「予定」にすると次のような表示になります

一括削除のカテゴリを「予定」にする場合

予定では予定のタイトル、予定の日付、そして予定が「完了」したか「未完了」のままなのかが表示されます

削除する期間を選択します

続いて、削除一覧に表示する期間を選択します。

一括削除で表示する期間を選択します

一括削除で表示する期間を選択します。指定された期間内に登録されたデータのみが一覧に表示される仕組みです

表示する期間を選ぶと、そのデータが登録された日を基準に絞り込みます。例えば上の画像の例であれば、2021年1月中に顧客リストに登録された顧客がリストアップされます。2020年の顧客はこの一覧に表示されないため、間違えて消してしまうリスクを最小限に抑えることができます。

その他の効果として、例えば期間を1年以上前に指定すれば少なくとも1年以内の日報を間違えて削除する心配がなくなります。一括削除は機能としてはとても強力なものなので、誤って必要なデータを消さないようにするための安全策とお考えください。

指定範囲のデータは一度に300件までしか表示されません。もし削除対象が300件以上ある場合は、それを超えた分については表示されませんので、何度かに分けて作業する必要があります。

削除したいデータを選び、一括削除をクリックします

+ボタンをクリックすると赤いゴミ箱ボタンに切り替わります。ゴミ箱ボタンのデータは一括削除の対象になるものです。

一括削除したいデータを選択していく

一括削除したいデータを選択していく

ポチポチとクリックして削除するものを選んでください。すべて不要であれば「全選択」ボタンを押すことですべてゴミ箱ボタンに切り替えることもできます。

最後に「選択されたデータを一括削除」ボタンをクリックします。これで選択されたデータは一括で削除されます。

まとめて削除できるのは最大300件までです。それ以上の場合は分けて操作してください

データを削除することによる影響

データが削除されると、紐付いていたデータに一部影響を及ぼすことがありますので留意してください。各データによって影響範囲は異なります。

例えば顧客データを削除した時には、その顧客に紐付いていた日報が集計の対象期間に含まれていた場合で、且つ集計基準が「顧客」担っている時に限りますが、報告書の集計機能において、削除された顧客の名前が取得できなくなり、代わりに削除される前に利用されていた顧客IDが表示されます。

削除された顧客の日報は集計時に影響がある

削除された顧客の日報は集計時に影響がある

顧客が不要になっても半年程度残したあと削除すれば、この現象はおきないよ。多分ね

この問題は顧客組織の削除時にも発生する可能性があります。仕組みも現象も同じため説明は省きます。

また、日報を削除する際も同様に集計機能に影響があります。集計は日報をロードして1件1件の日報を足し算して求めているので、日報が消えると当然ですが集計の結果が変わります

なので日報を削除する前には、日報をCSVエクスポートするなどバックアップをとってから削除することをおすすめします。

その他細かい点ですが、報告書の顛末機能を使って継続した報告書が作成されていた場合、前の報告書を表示する際にエラーが発生します。

日報に添付されていた署名データや写真データも一括削除時に同時に削除されますので注意してください